Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere interne Abläufe und unterstütze das Team bei administrativen Aufgaben.
- Unternehmen: KIT - ein innovatives Forschungsinstitut mit einem freundlichen Arbeitsumfeld.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub und zahlreiche Weiterbildungsangebote.
- Weitere Informationen: Familienfreundliche Programme und individuelle Zusatzleistungen für dein Wohlbefinden.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Wissenschaft und trage zu bedeutenden Projekten bei.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung in Verwaltung oder vergleichbare Qualifikation erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 35000 - 45000 € pro Jahr.
Jobstandort: Eggenstein-Leopoldshafen (und Karlsruhe)
Verantwortlichkeiten
- Organisieren der internen Post
- Unterstützung der Mitarbeiter bei Beschaffungsprozessen (Reiseanträge, Versandbenachrichtigungen, Catering-Bestellungen)
- Unterstützung der Mitarbeiter bei der Nutzung des ESS-Systems (z.B. für Urlaubsanträge)
- Beantwortung von Telefonanrufen, Screening von Anrufen, Beantwortung von Anfragen und Vorbereitung von Geschäftsanliegen für die zuständige Kontaktperson
- Planung und Nachverfolgung von Reisen für den stellvertretenden Direktor des Instituts
- Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen wie Workshops und Seminaren
- Vertretung im Sekretariat des Instituts: zentrale Anlaufstelle, Terminplanung und Reiseorganisation
- Vertretung im Sekretariat der Abteilung: Koordination und Überwachung der Zeitpläne für Vorlesungen, Seminare und Prüfungen
Qualifikationen
- Abgeschlossene Berufsausbildung in der Verwaltung oder im kaufmännischen Bereich (z.B. Büromanagement-Spezialist (m/w/d)) oder eine vergleichbare Qualifikation
- Tiefgehende Kenntnisse in der Computeranwendung und MS Office
- Erfahrung mit digitalen Kommunikationsmitteln
- Erfahrung mit den am KIT verwendeten Verwaltungssystemen (z.B. SAP)
- Sehr gute schriftliche und mündliche Deutsch- und Englischkenntnisse
- Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
- Zuverlässigkeit, Gewissenhaftigkeit, Vertraulichkeit und ein freundliches Auftreten
Vorteile
- Zweckvolle Beiträge: Ihre Arbeit schafft die Voraussetzungen für Spitzenforschung und trägt dazu bei, dass Wissenschaft einen greifbaren Unterschied für die Gesellschaft und die Zukunft macht.
- Flexible Arbeitszeiten: Nutzen Sie flexible Arbeitszeitmodelle, Homeoffice-Optionen und einen Anspruch auf 30 Tage Jahresurlaub, um eine optimale Work-Life-Balance zu erreichen.
- Familienfreundlichkeit: Das Programm „KIT-Familie+“ unterstützt Sie dabei, Beruf und Familie zu vereinbaren, indem es Kinderbetreuung, Ferienaktivitäten, einen Eltern-Kind-Bürobereich und Unterstützung bei der Pflege von Angehörigen anbietet.
- Karriereförderung und Entwicklungsmöglichkeiten: Wir bieten Ihnen ein strukturiertes Einarbeitungsprogramm, ein breites Spektrum an Weiterbildungsmöglichkeiten und individuelle Unterstützung, um Ihr persönliches Wachstum zu fördern.
- Gesund bleiben: Unter dem Motto „Fit am KIT – Körper, Geist und Seele“ fördern wir Ihr Wohlbefinden durch Fitnesskurse, Programme zur psychischen Gesundheit und regelmäßige Vorsorgeuntersuchungen.
- Individuelle Zusatzleistungen: Genießen Sie eine betriebliche Altersvorsorge (VBL), einen monatlichen Beitrag von 25 € zum JobTicketBW sowie ein breites Angebot an kulturellen und Freizeitprogrammen.
Vertrag
Dauerhaft
Gehalt
Entgeltgruppe 6 TV-L; die Einstufung erfolgt nach persönlichen und fachlichen Qualifikationen. Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeiter; unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe bereichern unsere Arbeit. Bewerbungen von anerkannten schwerbehinderten Personen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.
Secretary (f/m/d) Arbeitgeber: Karlsruhe Institute of Technology (KIT)
Das KIT bietet eine herausragende Forschungsumgebung mit modernster Infrastruktur und Zugang zu interdisziplinären Projekten, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Karriere im Bereich der Forschung Software Engineering voranzutreiben. Die transparente Karriereentwicklung, individuelle Coaching-Möglichkeiten und familienfreundliche Angebote wie flexible Arbeitszeiten und Betreuungsangebote machen das KIT zu einem attraktiven Arbeitgeber. Zudem fördern wir internationale Netzwerke und bieten Unterstützung bei der Einarbeitung, um Ihnen den Einstieg in Forschung und Lehre zu erleichtern.
Kontaktdaten:
Karlsruhe Institute of Technology (KIT) Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Secretary (f/m/d) erhalten könntest
✨Lokale Branchenveranstaltungen nutzen
Mach dich auf die Suche nach Messen und Branchenevents in der Einkaufs- und Beschaffungsbranche. Diese Veranstaltungen sind super, um mit potenziellen Arbeitgebern ins Gespräch zu kommen und Kontakte zu knüpfen. Wir von StudySmarter empfehlen, auch bei den Vorträgen und Workshops aktiv teilzunehmen – so bleibst du im Gedächtnis!
✨Netzwerk mit Gleichgesinnten
Tritt regionalen Netzwerkgruppen oder Online-Communities für Einkauf und Beschaffung bei. Hier kannst du nicht nur von anderen lernen, sondern auch Stellenangebote und interessante Jobmöglichkeiten entdecken. Vielleicht hört jemand von einer offenen Stelle, bevor sie offiziell veröffentlicht wird!
✨Sei aktiv auf sozialen Medien
Nutze Plattformen wie LinkedIn, um dich in der Einkaufs-Community sichtbar zu machen – teile Artikel, kommentiere Beiträge oder veröffentliche eigene Inhalte. Viele Unternehmen schauen sich die Social-Media-Präsenz ihrer potenziellen Mitarbeiter an. Zeig, dass du ein echter Einkaufsexperte bist!
✨Bewirb dich direkt über unsere Website
Vergiss nicht, die Karriereseite von Karlsruhe Institute of Technology (KIT) zu besuchen und dort direkt zu bewerben. Oft finden sich dort Stellenanzeigen, die nicht über andere Kanäle verbreitet werden. Wir von StudySmarter stehen dir gerne zur Seite, wenn du Fragen hast – sprich uns an!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Secretary (f/m/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Hebe deine Einkaufskompetenzen hervor!:Im Bereich Einkauf und Beschaffung ist es wichtig, deine Verhandlungsgeschick und Kenntnisse in der Lieferantenanalyse zu betonen. Zeige in deinem Lebenslauf konkrete Beispiele, wie du Kosten gesenkt oder Prozesse optimiert hast, um uns von deinem Talent zu überzeugen.
Zeige deine Teamfähigkeit!:Da die Arbeit im Einkauf oft kooperative Projekte mit anderen Abteilungen erfordert, ist es wichtig, Beispiele für erfolgreiche Teamarbeit in deinem Anschreiben zu nennen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit mit anderen zusammengearbeitet hast, um gemeinsame Ziele zu erreichen.
Informiere dich über den Markt!:Füge aktuelle Informationen über Markttrends oder relevante Entwicklungen in dein Anschreiben ein. Das zeigt uns, dass du dich nicht nur für die Stelle, sondern auch für die Branche interessierst und dich proaktiv mit Trends auseinandersetzt.
Gehe auf unsere Unternehmenswerte ein!:Wenn du dich bei Karlsruhe Institute of Technology (KIT) bewirbst, schau dir unsere Werte und Ziele an. Betone in deiner Bewerbung, wie deine persönlichen Überzeugungen und Erfahrungen zu unserer Unternehmensphilosophie passen. Das macht einen großen Unterschied und zeigt, dass du wirklich zu uns passen möchtest!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Karlsruhe Institute of Technology (KIT) vorbereitet
✨Forschung zu Lieferanten und Märkten
Im Einkauf ist es entscheidend, dass wir über aktuelle Markttrends und potenzielle Lieferanten Bescheid wissen. Verschaffe dir einen Überblick über die Hauptanbieter in deinem Bereich und über deren Preisstrategien. So kannst du im Interview gezielt zeigen, dass du proaktiv grundlegende Kenntnisse zur Branche hast.
✨Kenne deine Verhandlungstechniken
In einer Vollzeitstelle im Einkauf wirst du oft verhandeln müssen. Bereite dich darauf vor, Beispiele dafür zu nennen, wie du erfolgreich Preise oder Vertragskonditionen optimiert hast. Seien es Einsparungen oder Qualitätsverbesserungen – solche Geschichten nutzen wir, um unsere Verhandlungsfähigkeiten zu unterstreichen.
✨Portfolio mit Erfolgen
Obwohl der Einkauf oft weniger greifbare Ergebnisse bietet, kannst du Erfolge durch konkrete KPIs oder Projekte präsentieren. Hast du Einsparungen in der Vergangenheit erzielt oder Lieferanten gewechselt, um die Effizienz zu steigern? Stelle sicher, dass dein Lebenslauf diese Punkte klar hervorhebt.
✨Verstehe die Tools im Einkauf
Wir sollten uns auch mit den Tools und Softwareanwendungen, die im Einkauf verwendet werden, vertraut machen. Systeme wie SAP oder andere Beschaffungssoftwares könnten Teil des Gesprächs sein. Bereite dich darauf vor, zu erklären, wie du diese Tools in der Vergangenheit genutzt hast oder bereit bist zu lernen.
