Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere interne Abläufe und unterstütze das Team bei verschiedenen administrativen Aufgaben.
- Unternehmen: KIT - ein innovatives Forschungsinstitut mit einem freundlichen Arbeitsumfeld.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub und zahlreiche Weiterbildungsangebote.
- Weitere Informationen: Dynamisches Umfeld mit tollen Karrierechancen und individueller Förderung.
- Warum dieser Job: Trage zur Spitzenforschung bei und mache einen echten Unterschied für die Gesellschaft.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung in Verwaltung oder vergleichbare Qualifikation erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 35000 - 45000 € pro Jahr.
Jobstandort: Eggenstein-Leopoldshafen (und Karlsruhe)
Verantwortlichkeiten:
- Organisieren der internen Post
- Unterstützung der Mitarbeiter bei Beschaffungsprozessen (Reiseanträge, Versandbenachrichtigungen, Catering-Bestellungen)
- Unterstützung der Mitarbeiter bei der Nutzung des ESS-Systems (z.B. für Urlaubsanträge)
- Beantwortung von Telefonanrufen, Screening von Anrufen, Beantwortung von Anfragen und Vorbereitung von Geschäftsanliegen für die zuständige Kontaktperson
- Planung und Nachverfolgung von Reisen für den stellvertretenden Direktor des Instituts
- Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen wie Workshops und Seminaren
- Vertretung im Sekretariat des Instituts: zentrale Anlaufstelle, Terminplanung und Reiseorganisation
- Vertretung im Sekretariat der Abteilung: Koordination und Überwachung von Zeitplänen für Vorlesungen, Seminare und Prüfungen
Qualifikationen:
- Abgeschlossene Berufsausbildung in der Verwaltung oder im kaufmännischen Bereich (z.B. Büromanagement-Spezialist (m/w/d)) oder eine vergleichbare Qualifikation
- Fundierte Kenntnisse in der Computeranwendung und MS Office
- Erfahrung mit digitalen Kommunikationsmitteln
- Erfahrung mit den am KIT verwendeten Verwaltungssystemen (z.B. SAP)
- Sehr gute schriftliche und mündliche Deutsch- und Englischkenntnisse
- Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
- Zuverlässigkeit, Gewissenhaftigkeit, Vertraulichkeit und ein freundliches Auftreten
Vorteile:
- Sinnvolle Beiträge: Ihre Arbeit schafft die Voraussetzungen für Spitzenforschung und trägt dazu bei, dass Wissenschaft einen greifbaren Unterschied für die Gesellschaft und die Zukunft macht.
- Flexible Arbeitszeiten: Nutzen Sie flexible Arbeitszeitmodelle, Homeoffice-Optionen und einen Anspruch auf 30 Tage Jahresurlaub, um eine optimale Work-Life-Balance zu erreichen.
- Familienfreundlichkeit: Das Programm „KIT-Familie+“ unterstützt Sie dabei, Beruf und Familie zu vereinbaren, indem es Kinderbetreuungsangebote, Ferienaktivitäten, ein Eltern-Kind-Büro und Unterstützung bei der Pflege von Angehörigen bietet.
- Karriere- und Entwicklungsmöglichkeiten: Wir bieten Ihnen ein strukturiertes Einarbeitungsprogramm, ein breites Spektrum an Weiterbildungsmöglichkeiten und individuelle Unterstützung, um Ihr persönliches Wachstum zu fördern.
- Gesund bleiben: Unter dem Motto „Fit am KIT – Körper, Geist und Seele“ fördern wir Ihr Wohlbefinden durch Fitnesskurse, Programme zur psychischen Gesundheit und regelmäßige Vorsorgeuntersuchungen.
- Individuelle Zusatzleistungen: Genießen Sie eine betriebliche Altersvorsorge (VBL), einen monatlichen Zuschuss von 25 € zum JobTicketBW sowie ein breites Angebot an kulturellen und Freizeitprogrammen.
Vertrag: Unbefristet
Gehalt: Gehaltsgruppe 6 TV-L; die Einstufung erfolgt nach persönlichen und fachlichen Qualifikationen.
Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeiter; unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe bereichern unsere Arbeit. Bewerbungen von anerkannten schwerbehinderten Personen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.
Secretary (f/m/d) Arbeitgeber: Karlsruhe Institute of Technology (KIT)
Das KIT bietet eine herausragende Forschungsumgebung mit modernster Infrastruktur und Zugang zu interdisziplinären Projekten, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Karriere im Bereich der Forschung Software Engineering voranzutreiben. Die transparente Karriereentwicklung, individuelle Coaching-Möglichkeiten und familienfreundliche Angebote wie flexible Arbeitszeiten und Betreuungsangebote machen das KIT zu einem attraktiven Arbeitgeber. Zudem fördern wir internationale Netzwerke und bieten Unterstützung bei der Einarbeitung, um Ihnen den Einstieg in Forschung und Lehre zu erleichtern.
Kontaktdaten:
Karlsruhe Institute of Technology (KIT) Recruiting-Team
