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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Prüfungssekretariat und sorge für einen reibungslosen Ablauf.
- Arbeitgeber: Das KIT ist eine führende Forschungsuniversität in Deutschland mit Fokus auf Energie, Mobilität und Information.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, Homeoffice, Sportangebote und ein Jobticket-Zuschuss.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines internationalen Teams an einer Exzellenzuniversität mit tollen Entwicklungsmöglichkeiten.
- Gewünschte Qualifikationen: Du solltest eine Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Kenntnisse haben.
- Andere Informationen: Wir fördern Vielfalt und bevorzugen schwerbehinderte Menschen bei gleicher Eignung.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 30000 - 42000 € pro Jahr.
Als „Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ schafft und vermittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 10.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen.
Wir suchen für die KIT-Fakultät für Wirtschaftswissenschaften eine motivierte und engagierte Person für unsere Team-Assistenz (w/m/d). Sie leisten einen wertvollen Beitrag, um den reibungslosen administrativen Ablauf in der KIT-Fakultät für Wirtschaftswissenschaften und insbesondere im Prüfungssekretariat sicherzustellen.
Ihre Aufgaben sind insbesondere:
- Unterstützung des Services für Studierende unserer Fakultät:
- Bearbeitung von Anträgen, Mitwirkung bei der Ausstellung von Bescheinigungen und Zeugnissen
- Auskunft an Studierende, Weiterleitung von Fragen an verantwortliche Stellen der Dekanatsadministration
- Vorbegutachtung eingereichter Unterlagen
- Eingaben im Campus-Management-System
- Terminplanung und -koordination
- Bearbeiten von Korrespondenz
- Allgemeine Unterstützung der Verwaltungsprozesse
- Sachverhaltsklärung und Prozessabstimmung mit anderen Organisationseinheiten
- Einweisung studentischer Hilfskräfte
Sie verfügen über eine Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r (w/m/d), Kauffrau/-mann (w/m/d) für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation / Kenntnisse. Sie sind sicher in der Anwendung von MS Office (insbesondere Word, Excel, Outlook). Arbeiten im Team und in direktem Kontakt mit Studierenden sind für Sie wichtig. Sie arbeiten strukturiert, zuverlässig und haben eine schnelle Auffassungsgabe sowie eine gute Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift (gerne auch auf Englisch). Wenn Sie zudem ein freundliches und gewinnendes Auftreten mitbringen, sind Sie bei uns genau richtig!
Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen. Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.
Sekretärin / Sekretär (w/m/d) für das Prüfungssekretariat der KIT-Fakultät für Wirtschaftswissenschaften Arbeitgeber: Karlsruher Institut für Technologie (KIT)
Kontaktperson:
Karlsruher Institut für Technologie (KIT) HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sekretärin / Sekretär (w/m/d) für das Prüfungssekretariat der KIT-Fakultät für Wirtschaftswissenschaften
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Abläufe und Anforderungen im Prüfungssekretariat der KIT-Fakultät für Wirtschaftswissenschaften. Ein gutes Verständnis der administrativen Prozesse kann dir helfen, in einem Vorstellungsgespräch gezielt zu zeigen, wie du zur Effizienz des Teams beitragen kannst.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk, um Informationen über die Arbeitskultur und das Team am KIT zu sammeln. Vielleicht kennst du jemanden, der dort arbeitet oder gearbeitet hat. Solche Insights können dir helfen, dich besser auf das Gespräch vorzubereiten und deine Motivation zu unterstreichen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Da der Kontakt mit Studierenden ein wichtiger Teil der Rolle ist, solltest du Beispiele parat haben, wie du in der Vergangenheit erfolgreich kommuniziert hast, um Probleme zu lösen oder Informationen zu vermitteln.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Flexibilität und Bereitschaft zur Weiterbildung. Das KIT bietet zahlreiche Möglichkeiten zur beruflichen Entwicklung. Erwähne in deinem Gespräch, wie wichtig dir persönliche und berufliche Weiterentwicklung ist und welche spezifischen Bereiche dich interessieren.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sekretärin / Sekretär (w/m/d) für das Prüfungssekretariat der KIT-Fakultät für Wirtschaftswissenschaften
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Motivation klar: Beginne dein Bewerbungsschreiben mit einer klaren und überzeugenden Darstellung deiner Motivation für die Stelle als Sekretärin/Sekretär im Prüfungssekretariat. Erkläre, warum du dich für das KIT und diese spezifische Position interessierst.
Hebe relevante Erfahrungen hervor: Betone in deinem Lebenslauf und Anschreiben deine relevanten Erfahrungen, insbesondere in der Büroorganisation und im Umgang mit Studierenden. Nenne konkrete Beispiele, wie du ähnliche Aufgaben in der Vergangenheit erfolgreich gemeistert hast.
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten: Da die Kommunikation mit Studierenden und anderen Organisationseinheiten wichtig ist, solltest du in deinem Anschreiben betonen, dass du über gute Kommunikationsfähigkeiten verfügst. Füge eventuell auch Beispiele hinzu, wie du diese Fähigkeiten in der Praxis eingesetzt hast.
Prüfe auf Vollständigkeit und Fehler: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und achte darauf, dass keine Rechtschreib- oder Grammatikfehler vorhanden sind. Eine fehlerfreie Bewerbung hinterlässt einen professionellen Eindruck.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Karlsruher Institut für Technologie (KIT) vorbereitest
✨Bereite dich auf häufige Fragen vor
Überlege dir Antworten auf typische Interviewfragen, wie z.B. deine Motivation für die Stelle oder deine Erfahrungen im Büro-Management. Das zeigt, dass du gut vorbereitet bist und Interesse an der Position hast.
✨Kenntnisse über das KIT und die Fakultät
Informiere dich über das Karlsruher Institut für Technologie und speziell über die Fakultät für Wirtschaftswissenschaften. Zeige im Interview, dass du die Mission und die Werte der Institution verstehst und schätzt.
✨Präsentation deiner Fähigkeiten
Hebe deine Fähigkeiten in MS Office und deine organisatorischen Talente hervor. Bereite konkrete Beispiele vor, wie du diese Fähigkeiten in der Vergangenheit erfolgreich eingesetzt hast, um administrative Abläufe zu optimieren.
✨Freundliches Auftreten
Achte darauf, während des Interviews freundlich und offen zu sein. Ein gewinnendes Auftreten kann einen positiven Eindruck hinterlassen und zeigt, dass du gut ins Team passen würdest.
