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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Prüfungssekretariat und sorge für einen reibungslosen Ablauf.
- Arbeitgeber: Das KIT ist eine führende Forschungsuniversität in Deutschland mit Fokus auf Energie, Mobilität und Information.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, Homeoffice, Sportangebote und ein Jobticket-Zuschuss.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams an einer Exzellenzuniversität mit internationalen Perspektiven.
- Gewünschte Qualifikationen: Du solltest eine Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Kenntnisse haben.
- Andere Informationen: Wir fördern die berufliche Entwicklung durch gezielte Einarbeitung und Weiterbildungsmöglichkeiten.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 30000 - 42000 € pro Jahr.
Als „Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ schafft und vermittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 10.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen.
Wir suchen für die KIT-Fakultät für Wirtschaftswissenschaften eine motivierte und engagierte Person für unsere Team-Assistenz (w/m/d). Sie leisten einen wertvollen Beitrag, um den reibungslosen administrativen Ablauf in der KIT-Fakultät für Wirtschaftswissenschaften und insbesondere im Prüfungssekretariat sicherzustellen.
Ihre Aufgaben sind insbesondere:
- Unterstützung des Services für Studierende unserer Fakultät:
- Bearbeitung von Anträgen, Mitwirkung bei der Ausstellung von Bescheinigungen und Zeugnissen
- Auskunft an Studierende, Weiterleitung von Fragen an verantwortliche Stellen der Dekanatsadministration
- Vorbegutachtung eingereichter Unterlagen
- Eingaben im Campus-Management-System
- Terminplanung und -koordination
- Bearbeiten von Korrespondenz
- Allgemeine Unterstützung der Verwaltungsprozesse
- Sachverhaltsklärung und Prozessabstimmung mit anderen Organisationseinheiten
- Einweisung studentischer Hilfskräfte
Sie verfügen über eine Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r (w/m/d), Kauffrau/-mann (w/m/d) für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation / Kenntnisse. Sie sind sicher in der Anwendung von MS Office (insbesondere Word, Excel, Outlook). Arbeiten im Team und in direktem Kontakt mit Studierenden sind für Sie wichtig. Sie arbeiten strukturiert, zuverlässig und haben eine schnelle Auffassungsgabe sowie eine gute Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift (gerne auch auf Englisch). Wenn Sie zudem ein freundliches und gewinnendes Auftreten mitbringen, sind Sie bei uns genau richtig!
Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen. Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.
Kontaktperson:
Karlsruher Institut für Technologie (KIT) HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sekretärin / Sekretär (w/m/d) für das Prüfungssekretariat der KIT-Fakultät für Wirtschaftswissenschaften
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen und Aufgaben des Prüfungssekretariats. Zeige in deinem Gespräch, dass du die Abläufe und Herausforderungen verstehst und bereit bist, diese aktiv zu unterstützen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern der KIT-Fakultät für Wirtschaftswissenschaften, um Einblicke in die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle zu erhalten.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf typische Fragen im Vorstellungsgespräch vor, insbesondere zu deiner Erfahrung in der Büroorganisation und im Umgang mit Studierenden. Überlege dir konkrete Beispiele, die deine Fähigkeiten unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Begeisterung für die Arbeit im akademischen Umfeld. Betone, wie wichtig dir die Unterstützung von Studierenden ist und wie du zur positiven Atmosphäre an der Fakultät beitragen möchtest.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sekretärin / Sekretär (w/m/d) für das Prüfungssekretariat der KIT-Fakultät für Wirtschaftswissenschaften
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Motivation klar: Beginne dein Bewerbungsschreiben mit einer klaren und überzeugenden Darstellung deiner Motivation für die Stelle als Sekretärin/Sekretär im Prüfungssekretariat. Erkläre, warum du dich für das KIT und diese spezifische Position interessierst.
Hebe relevante Erfahrungen hervor: Betone in deinem Lebenslauf und Anschreiben relevante Erfahrungen, die du in der Büroorganisation oder im Umgang mit Studierenden gesammelt hast. Zeige auf, wie deine Fähigkeiten in MS Office und deine Kommunikationsfähigkeiten dir helfen werden, die Aufgaben erfolgreich zu bewältigen.
Verwende klare und präzise Sprache: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und präzise formuliert ist. Vermeide lange und komplizierte Sätze. Verwende eine professionelle Sprache, die dennoch freundlich und einladend wirkt.
Schließe mit einem starken Abschluss: Beende dein Bewerbungsschreiben mit einem starken Schluss, in dem du dein Interesse an einem persönlichen Gespräch bekundest. Bedanke dich für die Berücksichtigung deiner Bewerbung und zeige dich offen für Rückfragen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Karlsruher Institut für Technologie (KIT) vorbereitest
✨Bereite dich auf häufige Fragen vor
Überlege dir Antworten auf typische Interviewfragen, wie z.B. deine Motivation für die Stelle oder deine Erfahrungen im Büro-Management. Das zeigt, dass du gut vorbereitet bist und Interesse an der Position hast.
✨Kenntnisse über das KIT und die Fakultät
Informiere dich über das Karlsruher Institut für Technologie und speziell über die Fakultät für Wirtschaftswissenschaften. Zeige im Interview, dass du die Mission und die Werte der Institution verstehst und schätzt.
✨Präsentation deiner Fähigkeiten
Hebe deine Fähigkeiten in der Büroorganisation und im Umgang mit MS Office hervor. Bereite konkrete Beispiele vor, die deine Erfahrungen und Erfolge in diesen Bereichen verdeutlichen.
✨Freundliches Auftreten
Achte darauf, während des Interviews freundlich und offen zu sein. Ein gewinnendes Auftreten kann einen positiven Eindruck hinterlassen und zeigt, dass du gut ins Team passt.
