Mitarbeiterin/Mitarbeiter in der Verwaltung (w/m/d) 50%

# Mitarbeiterin/Mitarbeiter in der Verwaltung (w/m/d) ## Teilzeit 50 % ### Ihre Aufgaben Das Aufgabengebiet umfasst allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben **am Institut** **für Hochfrequenztechnik und Elektronik** im Team mit zwei weiteren Mitarbeiter\*innen. Dazu zählen: - **Büroorganisation: **Terminverwaltung, Kontaktzentrale, Postbearbeitung und Dokumentation - **Kommunikation**: Korrespondenz in Deutsch und Englisch (mit Mitarbeitenden, Studierenden, Gastwissenschaftlern und externen Partnern). - **Reisemanagement:** Beratung der Mitarbeitenden des Instituts bei der Planung und Buchung und formgerechte Abrechnung von Dienstreisen. - **Veranstaltungsmanagement**: Organisation von Veranstaltungen des Instituts (Meetings, Seminare, Workshops), mit Vor- und Nachbereitung sowie Betreuung der Teilnehmer, Pflege von Kontaktdaten - **Instituts-Homepage**: Pflege des Internetauftritts des Instituts - **Verwaltung von Drittmittelprojekten: **Betreuung von Projekten in Zusammenarbeit mit der Institutsleitung und den wissenschaftlichen Mitarbeitenden mit Planung des Personaleinsatzes, Finanzcontrolling und Überwachung der Berichtspflicht - **Beschaffungswesen:** Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen mit Anlage der Bestellungen über das KIT-Bestellsystem, Wareneingangsbuchung und Rechnungsprüfung. - **Institutsorganisation**: Berichtswesen**, **Personalverwaltung, Organisation von Lehre/Prüfungen ### Ihr Profil Sie bringen mit: - eine abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation - Berufserfahrung im Verwaltungsbereich sind von Vorteil - sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift - einen routinierten Umgang mit gängiger Bürosoftware (z.B. Word, Excel, Outlook). - eine sichere und zielgerichtete Kommunikation mit internen und externen Ansprechpersonen - idealerweise Erfahrung mit den am KIT eingesetzten Verwaltungssystemen (SAP, easyBANF, CAMPUS) oder die Bereitschaft, sich in diese einzuarbeiten - ausgeprägte Organisationsfähigkeit, eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit zur konstruktiven Zusammenarbeit im Team **Arbeitsort ** Karlsruhe (und Eggenstein-Leopoldshafen) **Vertragsdauer** unbefristet **Eingruppierung** EG 6 TV-L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen. **Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne** Frau Gorré sekretariat@ihe.kit.edu Frau Jentzsch sekretariat@ihe.kit.edu **Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung wenden Sie sich bitte an** Kimberley Bender Personalservice (PSE) kimberley.bender@kit.edu +49 721 608-45411 **Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden - unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe sind eine Bereicherung für unsere Arbeit. Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.** **Bewerbungsfrist: **02.09.2026 **Ausschreibungsnummer:** 1205/2026