Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Institutsleitung bei administrativen und finanziellen Belangen für Forschungsprojekte.
- Unternehmen: KIT – eine Exzellenzuniversität, die Lösungen für große gesellschaftliche Herausforderungen entwickelt.
- Vorteile: Familienfreundlichkeit, Gesundheitsförderung, betriebliche Altersvorsorge und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Dynamisches Arbeitsumfeld mit exzellenten Karrierechancen und der Möglichkeit, einen echten Unterschied zu machen.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft mit deiner Arbeit in einem innovativen und internationalen Team.
- Qualifikationen: Abgeschlossenes Hochschulstudium oder vergleichbare Ausbildung mit Erfahrung in Controlling und Finanzen.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 49500 - 60500 € pro Jahr.
Das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) – Die Universität in der Helmholtz-Gemeinschaft entwickelt Lösungen für große Herausforderungen – von Klimawandel, Energiewende und nachhaltigem Umgang mit natürlichen Ressourcen bis hin zu Künstlicher Intelligenz, technologischer Souveränität und demografischem Wandel. Als Exzellenzuniversität bietet das KIT seinen mehr als 10.000 Mitarbeitenden sowie seinen 22.800 Studierenden herausragende Möglichkeiten, eine nachhaltige und resiliente Zukunft zu gestalten.
Ihre Aufgaben:
- Unterstützung der Institutsleitung in administrativen und finanziellen Belangen zur reibungslosen Durchführung von Forschungsarbeiten.
- Administrative Abwicklung und Controlling von Drittmittelprojekten in enger Abstimmung mit der Institutsleitung und den Fachabteilungen des KIT.
- Operative Beschaffung – von der Bestellung über den Wareneingang bis zur Zahlungsabwicklung im SAP-System.
- Planen, Steuern und Verwalten von Projektbudgets unterschiedlicher Drittmittelgeber.
- Schnittstelle zwischen Geldgebern, Kooperationspartnern, KIT-internen Serviceabteilungen sowie dem Institut in projektbezogenen administrativen Belangen.
- Erstellung von Förderanträgen und Projektberichten (administrativer Teil) sowie von Abrechnungen gegenüber den Fördermittelgebern.
- Mitwirkung bei der Erstellung von Konsortialverträgen.
- Interaktion mit externen Projektpartnern sowie Koordination und Organisation von Projekttreffen und projektbezogenen Veranstaltungen.
- Erstellung und Überwachung interner Budget- und Personaleinsatzplanungen.
- Klärung und Bearbeitung von Budgetanfragen von Mitarbeitenden.
- Verwaltung und Überprüfung von Verwendungsnachweisen.
- Gelegentliche Übernahme von Aufgaben im allgemeinen administrativen Institutsbetrieb.
Ihr Profil:
- Abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor) der Betriebswirtschaftslehre oder einer vergleichbaren Fachrichtung oder alternativ eine abgeschlossene vergleichbare Ausbildung mit langjähriger einschlägiger Berufserfahrung.
- Mehrjährige Berufserfahrung in den Bereichen Controlling und Finanzen, vorzugsweise im industriellen Umfeld.
- Sicherer Umgang mit MS-Office.
- Idealerweise SAP-/SRM-Kenntnisse.
- Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Selbständige, ziel- und teamorientierte Arbeitsweise, ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, sehr gute Kommunikationsfähigkeiten sowie ein hohes Maß an Zuverlässigkeit.
Wir bieten:
- Familienfreundlichkeit durch das Programm "KIT-Family +" mit Kinderbetreuung, Ferienangeboten, einem Eltern-Kind-Büro und Hilfe bei der Angehörigenpflege.
- Gesundheitsförderung mit Sportkursen, Angeboten zur psychischen Gesundheit und regelmäßigen Vorsorgeuntersuchungen.
- Betriebliche Altersvorsorge (VBL), monatlicher Zuschuss von 25 Euro zum Jobticket BW sowie vielfältige Angebote rund um Kultur und Freizeit.
- Strukturierte Einarbeitung, vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten und individuelle Förderung.
- Sinnstiftende Arbeit, die die Voraussetzungen für Spitzenforschung schafft.
Kontakt und weitere Informationen:
- Arbeitsort: Karlsruhe (und Eggenstein-Leopoldshafen).
- Eingruppierung: EG 10 TV-L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen.
- Vertragsdauer: unbefristet.
- Fachliche Auskünfte: Prof. Dr. Christian Koos, christian.koos@kit.edu, +49 721 608-42491.
- Allgemeine Fragen zur Bewerbung: Patrick Dolzinski, Personalservice (PSE), patrick.dolzinski@kit.edu, +49 721 608-25030.
Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden - unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe sind eine Bereicherung für unsere Arbeit. Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Bewerbungsfrist: 23.08.2026
Ausschreibungsnummer: 278/2026
Referentin / Referent Projektfinanzen und -administration (w/m/d) Arbeitgeber: Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Campus Nord
Das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitenden nicht nur eine unbefristete Anstellung im Bereich Strahlenschutz bietet, sondern auch ein inspirierendes Arbeitsumfeld, das von wissenschaftlicher Exzellenz und interdisziplinärer Zusammenarbeit geprägt ist. Mit einem klaren Fokus auf nachhaltige Lösungen und einer starken Verbindung zur Gesellschaft fördert das KIT die persönliche und berufliche Weiterentwicklung seiner über 10.000 Mitarbeitenden und bietet zahlreiche Möglichkeiten zur Mitgestaltung einer resilienten Zukunft. Zudem profitieren die Mitarbeitenden von attraktiven Gehältern und einem wertschätzenden Arbeitsklima in einer der innovativsten Regionen Deutschlands.
Kontaktdaten:
Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Campus Nord Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Referentin / Referent Projektfinanzen und -administration (w/m/d) erhalten könntest
✨Tip Number 1: Verknüpfungen nutzen
Nutze gezielt Netzwerke wie XING oder LinkedIn, um Kontakte in der Unternehmensberatung zu knüpfen. Oft gibt es spezielle Gruppen und Foren, wo du mit Beratern in Kontakt treten kannst und Insider-Tipps für Teilzeitstellen erhalten kannst.
✨Tip Number 2: Praktika und Junior-Programme
Schau nach Praktika oder Junior-Programmen, die speziell für Studierende oder Teilzeitkräfte angeboten werden. Viele Unternehmen in der Unternehmensberatung bieten solche Gelegenheiten an, um talentierte Nachwuchskräfte zu fördern. Das ist eine super Möglichkeit, um Fuß in die Tür zu bekommen.
✨Tip Number 3: Event-Teilnahmen
Besuche Hochschulmessen oder Karrieretage, die auf Unternehmensberatung spezialisiert sind. Dort kannst du direkt mit Ansprechpartnern von Firmen wie Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Campus Nord sprechen und einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Oft gibt's auch Workshops, die dir helfen, deine Skills zu verbessern.
✨Tip Number 4: Initiativbewerbungen nicht vergessen
Zögere nicht, bei Unternehmen wie Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Campus Nord direkt eine Initiativbewerbung für eine Teilzeitstelle zu schicken. Zeig, dass du proaktiv bist und Interesse an aktuellen Projekten hast. Das kann dich von anderen Bewerbern abheben!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Referentin / Referent Projektfinanzen und -administration (w/m/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeige deine analytischen Fähigkeiten:In der Unternehmensberatung dreht sich alles um Problemlösung und analytisches Denken. Stelle sicher, dass du in deinem Lebenslauf und Anschreiben konkrete Beispiele für Projekte oder Erfahrungen einfügst, wo du diese Fähigkeiten unter Beweis gestellt hast. Das könnte ein Hochschulprojekt oder eine Fallstudie sein, die deinen analytischen Ansatz und deine Lösungsfindung demonstriert.
Hebe deine soziale Kompetenz hervor:Da du in der Unternehmensberatung oft in Teams arbeitest und mit Klienten kommunizierst, ist es wichtig, deine zwischenmenschlichen Fähigkeiten zu betonen. Erwähne Erfahrungen aus Gruppenprojekten oder Engagements, wo du deine Kommunikationsfähigkeiten und Teamarbeit unter Beweis stellen konntest. Lass die Personaler spüren, dass du ein Teamplayer bist!
Motivation für Teilzeitarbeit:In deinem Anschreiben solltest du auch klar machen, warum die Teilzeitstelle für dich interessant ist. Welche Flexibilität suchst du und wie passt dieses Modell in deine aktuelle Situation? Hebe hervor, dass du die zusätzliche Zeit effektiv nutzen möchtest, um dein Wissen zu vertiefen und gleichzeitig praktische Erfahrungen in der Beratung zu sammeln.
Beziehe dich auf unsere Dienstleistungen:Mach dir die Mühe, dich ein bisschen über Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Campus Nord zu informieren und den Bezug zu unseren Dienstleistungen oder Projekten in deinem Anschreiben herzustellen. Wenn du zeigen kannst, dass du ein gutes Verständnis für unsere Werte und Methoden hast, stichst du auf jeden Fall aus der Menge heraus. Also, nutz dazu unsere Webseite, um dich vorzubereiten und punkte mit deinem Wissen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Campus Nord vorbereitet
✨Verstehe die Beratungswelt
In der Unternehmensberatung ist es wichtig, die aktuellen Trends und Herausforderungen der Branche zu kennen. Setz dich mit typischen Projekten und Fallstudien auseinander, die dein Verständnis für betriebliche Abläufe zeigen – das hilft uns, in der Diskussion mit den Interviewern glänzen zu können.
✨Bereite deine Fallstudie vor
Fallstudien sind ein großer Teil von Interviews in der Unternehmensberatung. Übe, Probleme zu analysieren und Lösungen zu entwickeln. Du wirst vielleicht nach deiner Vorgehensweise gefragt oder musst eine Lösung präsentieren – sei also bereit, eure Denkweise klar und strukturiert darzulegen.
✨Zeige deine Lernbereitschaft
Als Teilzeitkraft wird von dir erwartet, dass du schnell lernst und dich an neue Situationen anpasst. Zeige deine Motivation, in einem dynamischen Umfeld zu wachsen. Bereite ein paar Beispiele vor, die verdeutlichen, wie du in der Vergangenheit Herausforderungen gemeistert hast – das hilft uns zu zeigen, dass du ein wertvoller Teil des Teams werden kannst.
✨Netzwerken ist dein Freund
In Teilzeitpositionen ist oft das Networking entscheidend. Bereite dich darauf vor, Anknüpfungspunkte zu finden und zeige echtes Interesse an dem Team und der Unternehmenskultur bei Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Campus Nord. Stell Fragen, die nicht nur deine Neugier zeigen, sondern auch dein Interesse an einer langfristigen Zusammenarbeit unterstreichen.
