Persönliche Referentin / Persönlicher Referent (w/m/d) des Präsidenten des KIT

Als „Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ schafft und vermittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 10.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen.

Wir suchen für unser Präsidium zum nächstmöglichen Zeitpunkt befristet auf 2 Jahre eine/einen Persönliche Referentin / Persönlichen Referenten (w/m/d) des Präsidenten des KIT in Vollzeit.

In dieser verantwortungsvollen Position unterstützen Sie zusammen mit dem Sekretariat den Präsidenten aktiv bei der Umsetzung seiner vielseitigen Aufgaben. Ihr Schwerpunkt liegt auf der selbstständigen koordinativen und inhaltlichen Unterstützung eines breiten Spektrums an Themen aus seinem Verantwortungsbereich:

• Organisation, Koordination und Steuerung: Sie managen den reibungslosen Ablauf des operativen Tagesgeschäftes. Dabei treiben Sie vielfältige Themen und Prozesse mit Sorgfalt und Eigeninitiative voran, während Sie den Überblick über deren Fortschritt selbstständig behalten. Hierbei gewährleisten Sie eine reibungslose Organisation der Abläufe, verteilen gezielt Informationen und fördern eine effektive Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Teams – insbesondere an Schnittstellen. Aus Sitzungen und Gesprächen filtern Sie die wesentlichen To-dos heraus und adressieren diese bei den zuständigen Ansprechpartnern.
• Eigenständige Bearbeitung und Nachverfolgung: Sie bereiten die Termine des Präsidenten inhaltlich vor, übernehmen eigenverantwortlich ausgewählte Aufgaben, etwa im Zusammenhang mit Präsidiumssitzungen, Veranstaltungen oder spezifischen Projekten und begleiten hochschulpolitische Entwicklungen.
• Kommunikation und Gremienarbeit: Sie bereiten ebenfalls Sitzungen des Präsidiums und anderer Gremien inhaltlich vor und nach. Zudem koordinieren Sie die Nachverfolgung der dort beschlossenen Maßnahmen. Der Informationsaustausch mit internen und externen Stakeholdern wird durch Ihre vorausschauende Kommunikation sichergestellt.
• Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsvorlagen: Sie recherchieren eigenständig, entwickeln fundierte Konzeptpapiere und erstellen professionelle Präsentationen sowie entscheidungsreife Vorlagen. Dabei arbeiten Sie eng mit relevanten Beteiligten zusammen, um eine umfassende und präzise Vorbereitung zu gewährleisten.

Ihre Qualifikation

• Akademische Qualifikation: Sie haben ein abgeschlossenes wissenschaftliches Hochschulstudium (Master) absolviert und bringen ein ausgeprägtes Interesse an den hauptsächlich natur- und ingenieurwissenschaftlich ausgerichteten Forschungsthemen des KIT und hochschulpolitischen Themenstellungen mit.
• Berufserfahrung und Kenntnisse: Sie verfügen über eine mindestens dreijährige Berufserfahrung im Wissenschaftsmanagement, an einer Hochschule, einer Forschungseinrichtung oder im hochschulnahen Umfeld. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie ein sicherer Umgang mit MS Office sowie gängigen IT-Tools runden Ihr Profil ab.
• Fachliche und methodische Kompetenz: Ihre schnelle Auffassungsgabe erlaubt es Ihnen, komplexe Sachverhalte systematisch zu durchdringen und zu analysieren. Ihre konzeptionellen Fähigkeiten und Ihr strategisches Denken setzen Sie gezielt ein, um komplexe Prozesse effizient zu steuern und Prioritäten klar zu definieren.
• Interaktionskompetenz: Sie agieren kooperativ, bauen effektive Schnittstellen zu verschiedenen Akteuren auf und lösen Konflikte souverän und konstruktiv. Mit Ihrer klaren Ausdrucksweise und Überzeugungskraft bereiten Sie Entscheidungsprozesse professionell vor und präsentieren Ihre Ideen überzeugend.
• Personale Kompetenz: Sie übernehmen Verantwortung, arbeiten eigenständig sowie zielorientiert und behalten auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick. Mit Ausdauer reagieren Sie auf wechselnde Anforderungen und reflektieren Ihre Arbeit kontinuierlich, um nachhaltige Ergebnisse zu erzielen. Ihr klares Rollenbewusstsein ermöglicht es Ihnen, in dieser verantwortungsvollen Position souverän zu agieren.

Werden auch Sie Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen.

Wir streben eine möglichst gleichmäßige Besetzung der Arbeitsplätze mit Beschäftigten (w/m/d) an und würden uns daher insbesondere über Bewerbungen von Frauen freuen. Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.

Bewerben Sie sich bitte online bis zum 31.03.2025 unter Angabe der Ausschreibung-Nr. 1092/2025 bei Frau Raquel Carrasco Sánchez, Karlsruher Institut für Technologie (KIT), Personalservice, Kaiserstraße 12, 76131 Karlsruhe. Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Herr Prof. Dr. Jan S. Hesthaven, Telefon +49 721 608-42000.

Weitere Informationen finden Sie im Internet: KIT – Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft