Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) für Büroorganisation und Community-Management

Mit KIT nova entsteht am Karlsruher Institut für Technologie (KIT) ein einzigartiges Lern- und Innovationsökosystem, das zum Machen inspiriert: Neues entdecken, Prototypen entwickeln, testen und gemeinsam aus Erfahrungen lernen.

Unsere Vision: Ein Haus voller Projekte – von projektbasierten Lehrveranstaltungen über studentische Initiativen bis hin zu Kooperationen mit der Industrie. Auf 4.600 m² schaffen wir Raum für Kreativität, Projekte, Prototypen und eine Community von MacherInnen und InnovatorInnen.

Ihre Aufgaben

• Im administrativen Tagesgeschäft entwickeln und implementieren Sie klare, effiziente Prozesse und schaffen verlässliche Abläufe für KIT nova.
• Im Rahmen der Büroorganisation übernehmen Sie Aufgaben in der Personalverwaltung, koordinieren Termine und fungieren als erste Anlaufstelle für Studierende, Dozierende und Partner – vor Ort, telefonisch und per E‑Mail.
• Zu Ihrem Aufgabenbereich gehören kaufmännische Tätigkeiten wie die Übersicht über Finanzen, die Durchführung von Beschaffungsprozessen sowie Aufgaben im Rechnungswesen.
• Für Kurse, Veranstaltungen und weitere Formate koordinieren Sie die Vergabe von Räumlichkeiten und verantworten die Vorbereitung, Bereitstellung und Weiterentwicklung der KIT nova Räumlichkeiten.
• Sie treiben den Aufbau der KIT nova Community aktiv voran, planen und realisieren Angebote eigenständig und setzen Marketingmaßnahmen, Social‑Media‑Aktivitäten sowie die Weiterentwicklung des Brandings wirkungsvoll um.
• Als Teil des Teams übernehmen Sie eine wichtige Rolle, um mit KIT nova einen inspirierenden, attraktiven und professionellen Ort für projektbasiertes Lernen zu schaffen.

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation.
• Erfahrung in Administration, Büroorganisation, kaufmännischen Abläufen, Veranstaltungskoordination oder communitynahen Aufgaben; idealerweise in einem dynamischen Umfeld.
• Versicherter Umgang mit PC, digitalen Tools und MS Office.
• Ausgeprägte Organisationsstärke, Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit, Eigeninitiative und klare Kommunikationsfähigkeit.
• Pragmatische, flexible und souveräne Arbeitsweise in einem offenen Umfeld mit vielen Kontakten, wechselnden Aufgaben und hoher Interaktion.
• Fließende Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Begeisterung für die Mission von KIT nova und der Aufgabe, eine Fläche von 4.600 m² zum Leben zu erwecken.

Wir bieten

• Sinnstiftende Arbeit: Ihre Arbeit schafft die Voraussetzungen für Spitzenforschung – und trägt dazu bei, dass Wissenschaft für Gesellschaft und Zukunft etwas bewegt.
• Flexible Arbeitszeitgestaltung: Nutzen Sie Gleitzeit, mobiles Arbeiten, Teilzeitmodelle und 30 Tage Urlaub für eine optimale Work‑Life‑Balance.
• Familienfreundlichkeit: Das Programm „KIT‑Family +“ unterstützt Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf – durch Kinderbetreuung, Ferienangebote, ein Eltern‑Kind‑Büro und Hilfe bei der Angehörigenpflege.
• Karriere und Entwicklung: Wir unterstützen Sie mit einer strukturierten Einarbeitung, vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten und individueller Förderung. So stärken wir Ihr persönliches Wachstum.
• Gesundheit: Unter dem Motto „Fit im KIT – mit Körper, Geist und Seele“ fördern wir Ihre Gesundheit mit Sportkursen, Angeboten zur psychischen Gesundheit und regelmäßigen Vorsorgeuntersuchungen.
• Individuelle Zusatzleistungen: Profitieren Sie von einer betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einem monatlichen Zuschuss von 25 Euro zum Jobticket BW sowie vielfältigen Angeboten rund um Kultur und Freizeit.

Arbeitsort

Karlsruhe (und Eggenstein‑Leopoldshafen)

Eingruppierung

EG 8 TV‑L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen.

Vertragsdauer

bis zum 14.04.2029

Bewerbungsfrist

26.06.2026

Ausschreibungsnummer

224/2026

Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden – unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe sind eine Bereicherung für unsere Arbeit. Wir freuen uns daher über alle Bewerbenden. Frauen sind besonders zur Bewerbung eingeladen. Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.