Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze unser Team bei Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben am Institut für Hochfrequenztechnik.
- Unternehmen: Innovatives Institut mit einem dynamischen und unterstützenden Arbeitsumfeld.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, unbefristeter Vertrag und ein freundliches Team.
- Weitere Informationen: Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten und ein wertschätzendes Arbeitsklima.
- Warum dieser Job: Gestalte die Verwaltung mit und lerne in einem spannenden Umfeld.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich und gute Deutsch- sowie Englischkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 42750 - 52250 € pro Jahr.
Teilzeit 50 %
Ihre Aufgaben
Das Aufgabengebiet umfasst allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben am Institut für Hochfrequenztechnik und Elektronik im Team mit zwei weiteren Mitarbeiter
en. Dazu zählen:
- Büroorganisation: Terminverwaltung, Kontaktzentrale, Postbearbeitung und Dokumentation
- Kommunikation: Korrespondenz in Deutsch und Englisch (mit Mitarbeitenden, Studierenden, Gastwissenschaftlern und externen Partnern).
- Reisemanagement: Beratung der Mitarbeitenden des Instituts bei der Planung und Buchung und formgerechte Abrechnung von Dienstreisen.
- Veranstaltungsmanagement: Organisation von Veranstaltungen des Instituts (Meetings, Seminare, Workshops), mit Vor- und Nachbereitung sowie Betreuung der Teilnehmer, Pflege von Kontaktdaten
- Instituts-Homepage: Pflege des Internetauftritts des Instituts
- Verwaltung von Drittmittelprojekten: Betreuung von Projekten in Zusammenarbeit mit der Institutsleitung und den wissenschaftlichen Mitarbeitenden mit Planung des Personaleinsatzes, Finanzcontrolling und Überwachung der Berichtspflicht
- Beschaffungswesen: Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen mit Anlage der Bestellungen über das KIT-Bestellsystem, Wareneingangsbuchung und Rechnungsprüfung.
- Institutsorganisation: Berichtswesen, Personalverwaltung, Organisation von Lehre/Prüfungen
Ihr Profil
- eine abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung im Verwaltungsbereich sind von Vorteil
- sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- einen routinierten Umgang mit gängiger Bürosoftware (z.B. Word, Excel, Outlook).
- eine sichere und zielgerichtete Kommunikation mit internen und externen Ansprechpersonen
- idealerweise Erfahrung mit den am KIT eingesetzten Verwaltungssystemen (SAP, easyBANF, CAMPUS) oder die Bereitschaft, sich in diese einzuarbeiten
- ausgeprägte Organisationsfähigkeit, eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit zur konstruktiven Zusammenarbeit im Team
Arbeitsort Karlsruhe (und Eggenstein-Leopoldshafen)
Vertragsdauer unbefristet
Eingruppierung EG 6 TV-L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen.
Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Frau Gorré sekretariat@ihe.kit.edu Frau Jentzsch sekretariat@ihe.kit.edu
Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung wenden Sie sich bitte an Kimberley Bender Personalservice (PSE) kimberley.bender@kit.edu +49 721 608-45411
Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden - unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe sind eine Bereicherung für unsere Arbeit. Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Bewerbungsfrist: 02.09.2026
Ausschreibungsnummer: 1205/2026
Mitarbeiterin/Mitarbeiter in der Verwaltung (w/m/d) 50% Arbeitgeber: Karlsruher Institut für Technologie Universitätsbereich
Das KIT in Karlsruhe bietet eine inspirierende Arbeitsumgebung, die Vielfalt und interdisziplinäre Zusammenarbeit fördert. Als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter in der Verwaltung profitieren Sie von flexiblen Teilzeitmodellen, einer wertschätzenden Unternehmenskultur und umfangreichen Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung. Zudem haben Sie die Chance, in einem dynamischen Team zu arbeiten, das sich für innovative Projekte und internationale Kooperationen engagiert.
Kontaktdaten:
Karlsruher Institut für Technologie Universitätsbereich Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
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✨Zeige dein Engagement für den öffentlichen Dienst
Um im öffentlichen Dienst sichtbar zu werden, kannst du dich aktiv in lokalen politischen oder sozialen Organisationen engagieren. Das zeigt nicht nur dein Interesse, sondern auch deine Bereitschaft, etwas für die Gemeinschaft zu tun.
✨Netzwerke auf Fachveranstaltungen
Schau dir Veranstaltungen und Messen an, die speziell für den öffentlichen Dienst organisiert werden. Hier kannst du direkt mit Arbeitgebern und anderen Fachleuten ins Gespräch kommen – das kann dir einen entscheidenden Vorteil bei deiner Bewerbung verschaffen.
✨Nutze lokale Jobportale für Teilzeitstellen
Viele öffentliche Einrichtungen veröffentlichen Teilzeitstellen nicht nur auf großen Jobportalen, sondern auch auf regionalen Websites oder in lokalen Zeitungen. Halte also Ausschau nach spezifischen Plattformen in deiner Stadt oder deinem Bundesland.
✨Bewerbestrategie über unsere Website
Wenn du eine interessante Teilzeitstelle gefunden hast, empfehlen wir dir, dich direkt über unsere Website zu bewerben. Das erhöht deine Chancen und du erhältst möglicherweise schneller eine Rückmeldung von Karlsruher Institut für Technologie Universitätsbereich.
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Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeige dein Engagement für den öffentlichen Dienst:In deinem Anschreiben solltest du unbedingt hervorheben, warum dir der öffentliche Dienst am Herzen liegt. Das zeigt nicht nur deine Motivation, sondern auch, dass du die Werte und Missionen von Karlsruher Institut für Technologie Universitätsbereich teilst. Denk darüber nach, welche relevanten Erfahrungen du bereits hast, und ziehe Parallelen zwischen deinen Fähigkeiten und den Zielen der Institution.
Hebe relevante Qualifikationen hervor:Stell sicher, dass du alle relevanten Zertifikate und Qualifikationen in deinem Lebenslauf aufführst. Im öffentlichen Dienst können spezifische Schulungen oder Fortbildungen entscheidend sein. Gehe durch deinen Werdegang und hake ab, was für die Position Mitarbeiterin/Mitarbeiter in der Verwaltung (w/m/d) 50% bei Karlsruher Institut für Technologie Universitätsbereich besonders wichtig sein könnte.
Flexibilität in der Teilzeit deutlich machen:Da es sich um eine Teilzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Verfügbarkeit klar zu kommunizieren. In deinem Lebenslauf oder Anschreiben kannst du angeben, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten du verfügbar bist. Das kann den Auswahlprozess erleichtern und zeigt, dass du flexibel und anpassungsfähig bist.
Nutze unsere Website für eine unkomplizierte Bewerbung:Vergiss nicht, dass die Bewerbung über unsere Website am einfachsten ist! Dort kannst du sicherstellen, dass alle Dokumente richtig formatiert und die benötigten Informationen vollständig sind. So steht deinem Weg zu Mitarbeiterin/Mitarbeiter in der Verwaltung (w/m/d) 50% bei Karlsruher Institut für Technologie Universitätsbereich nichts im Weg!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Karlsruher Institut für Technologie Universitätsbereich vorbereitet
✨Vorbereitung auf strukturelle Fragen
Im öffentlichen Dienst sind Fragen zum Umgang mit gesetzlichen Vorgaben und öffentlichen Werten sehr wichtig. Bereite dich darauf vor, deine Ansichten zu Themen wie Transparenz und Integrität klar darzustellen und Beispiele aus deinem Werdegang, die diese Werte widerspiegeln, parat zu haben.
✨Vertraut mit der Organisation
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben und Leistungen von Karlsruher Institut für Technologie Universitätsbereich. Warum bewirbst du dich speziell für diese Teilzeitstelle? Zeige dein Interesse an den spezifischen Projekten oder Initiativen, an denen das Unternehmen arbeitet und bring deine Ideen ein.
✨Flexibilität und Einsatzbereitschaft
Eine Teilzeitstelle im öffentlichen Dienst erfordert oft ein hohes Maß an Flexibilität. Sei bereit, über deine Verfügbarkeit zu sprechen und wie du in unterschiedlichen Situationen effektive Ergebnisse liefern kannst. Zeige, dass du bereit bist, dich den Bedürfnissen der Organisation anzupassen.
✨Beteilige dich aktiv im Gespräch
Im öffentlichen Dienst ist Teamarbeit entscheidend. Stelle während des Interviews Fragen, die zeigen, dass du an einer Zusammenarbeit interessiert bist, wie zum Beispiel: "Welchen Teamgeist schätzen Sie bei Karlsruher Institut für Technologie Universitätsbereich?". So signalisierst du, dass du nicht nur Teil des Teams werden, sondern auch aktiv mitarbeiten möchtest.
