Mitarbeiterin/Mitarbeiter in der Verwaltung (w/m/d) 50%

Mitarbeiterin/Mitarbeiter in der Verwaltung (w/m/d)

Teilzeit 50 %

Ihre Aufgaben

• Das Aufgabengebiet umfasst allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben am Institut für Hochfrequenztechnik und Elektronik im Team mit zwei weiteren Mitarbeiter\*innen.
• Büroorganisation: Terminverwaltung, Kontaktzentrale, Postbearbeitung und Dokumentation
• Kommunikation: Korrespondenz in Deutsch und Englisch (mit Mitarbeitenden, Studierenden, Gastwissenschaftlern und externen Partnern).
• Reisemanagement: Beratung der Mitarbeitenden des Instituts bei der Planung und Buchung und formgerechte Abrechnung von Dienstreisen.
• Veranstaltungsmanagement: Organisation von Veranstaltungen des Instituts (Meetings, Seminare, Workshops), mit Vor- und Nachbereitung sowie Betreuung der Teilnehmer, Pflege von Kontaktdaten
• Instituts-Homepage: Pflege des Internetauftritts des Instituts
• Verwaltung von Drittmittelprojekten: Betreuung von Projekten in Zusammenarbeit mit der Institutsleitung und den wissenschaftlichen Mitarbeitenden mit Planung des Personaleinsatzes, Finanzcontrolling und Überwachung der Berichtspflicht
• Beschaffungswesen: Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen mit Anlage der Bestellungen über das KIT-Bestellsystem, Wareneingangsbuchung und Rechnungsprüfung.
• Institutsorganisation: Berichtswesen, Personalverwaltung, Organisation von Lehre/Prüfungen

Ihr Profil

• eine abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Verwaltungsbereich sind von Vorteil
• sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• einen routinierten Umgang mit gängiger Bürosoftware (z.B. Word, Excel, Outlook).
• eine sichere und zielgerichtete Kommunikation mit internen und externen Ansprechpersonen
• idealerweise Erfahrung mit den am KIT eingesetzten Verwaltungssystemen (SAP, easyBANF, CAMPUS) oder die Bereitschaft, sich in diese einzuarbeiten
• ausgeprägte Organisationsfähigkeit, eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit zur konstruktiven Zusammenarbeit im Team

Arbeitsort Karlsruhe (und Eggenstein-Leopoldshafen)

Vertragsdauer unbefristet

Eingruppierung EG 6 TV-L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen.

Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne
Frau Gorré
Frau Jentzsch

Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung wenden Sie sich bitte an
Kimberley Bender
Personalservice (PSE)

Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden - unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe sind eine Bereicherung für unsere Arbeit. Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungsfrist:

Ausschreibungsnummer: 1205/2026

#J-18808-Ljbffr