Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere Büroabläufe und baue eine kreative Community auf.
- Unternehmen: KIT nova am Karlsruher Institut für Technologie – ein innovatives Lern- und Innovationsökosystem.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, kreatives Umfeld und die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen.
- Weitere Informationen: Bewerbung mit Lebenslauf und kurzem Video – zeig uns, wer du bist!
- Warum dieser Job: Gestalte einen inspirierenden Raum für Lernen und Innovation mit einem dynamischen Team.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in Büroorganisation oder Community-Management.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 50000 € pro Jahr.
Mit KIT nova entsteht am Karlsruher Institut für Technologie (KIT) ein einzigartiges Lern- und Innovationsökosystem, das zum Machen inspiriert: Neues entdecken, Prototypen entwickeln, testen und gemeinsam aus Erfahrungen lernen. Unsere Vision: Ein Haus voller Projekte – von projektbasierten Lehrveranstaltungen über studentische Initiativen bis hin zu Kooperationen mit der Industrie. Auf 4.600 m² schaffen wir Raum für Kreativität, Projekte, Prototypen und eine Community von MacherInnen und InnovatorInnen.
Ihre Aufgaben
- Im administrativen Tagesgeschäft entwickeln und implementieren Sie klare, effiziente Prozesse und schaffen verlässliche Abläufe für KIT nova.
- Im Rahmen der Büroorganisation übernehmen Sie Aufgaben in der Personalverwaltung, koordinieren Termine und fungieren als erste Anlaufstelle für Studierende, Dozierende und Partner – vor Ort, telefonisch und per E-Mail.
- Zu Ihrem Aufgabenbereich gehören kaufmännische Tätigkeiten wie die Übersicht über Finanzen, die Durchführung von Beschaffungsprozessen sowie Aufgaben im Rechnungswesen.
- Für Kurse, Veranstaltungen und weitere Formate koordinieren Sie die Vergabe von Räumlichkeiten und verantworten die Vorbereitung, Bereitstellung und Weiterentwicklung der KIT nova Räumlichkeiten.
- Sie treiben den Aufbau der KIT nova Community aktiv voran, planen und realisieren Angebote eigenständig und setzen Marketingmaßnahmen, Social-Media-Aktivitäten sowie die Weiterentwicklung des Brandings wirkungsvoll um.
- Als Teil des Teams übernehmen Sie eine wichtige Rolle, um mit KIT nova einen inspirierenden, attraktiven und professionellen Ort für projektbasiertes Lernen zu schaffen.
Ihr Profil
- abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation
- Erfahrung in Administration, Büroorganisation, kaufmännischen Abläufen, Veranstaltungskoordination oder communitynahen Aufgaben; idealerweise in einem dynamischen Umfeld
- sicherer Umgang mit PC, digitalen Tools und MS Office
- ausgeprägte Organisationsstärke, Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit, Eigeninitiative und klare Kommunikationsfähigkeit
- pragmatische, flexible und souveräne Arbeitsweise in einem offenen Umfeld mit vielen Kontakten, wechselnden Aufgaben und hoher Interaktion
- fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Begeisterung für die Mission von KIT nova und der Aufgabe eine Fläche von 4600m² zum Leben zu erwecken
Bewerben Sie sich bitte mit Ihrem Lebenslauf und einem kurzen Video (ca. 2 Minuten), in dem Sie uns erzählen, was Sie motiviert und was Sie gerne in unser Team einbringen möchten. Das Video muss nicht aufwendig bearbeitet sein – Ihr Smartphone reicht völlig aus. Seien Sie einfach ganz Sie selbst. Laden Sie das Video anschließend auf eine Plattform Ihrer Wahl hoch (z. B. Dropbox, YouTube, Vimeo oder Google Drive) und fügen Sie den Link Ihrer Bewerbung bei.
Arbeitsort Karlsruhe (und Eggenstein-Leopoldshafen)
Eingruppierung EG 8 TV-L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen.
Vertragsdauer bis zum 14.04.2029
Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Dr. Moritz Mußgnug moritz.mussgnug@kit.edu
Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung wenden Sie sich bitte an Yvonne Gemeinder Personalservice (PSE) yvonne.gemeinder@kit.edu +49 721 608-25011
Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden - unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe sind eine Bereicherung für unsere Arbeit. Wir freuen uns daher über alle Bewerbenden. Frauen sind besonders zur Bewerbung eingeladen. Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Bewerbungsfrist: 26.06.2026
Ausschreibungsnummer: 224/2026
Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) für Büroorganisation und Community-Management Arbeitgeber: Karlsruher Institut für Technologie Universitätsbereich
Das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) bietet Ihnen als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter im Bereich Büroorganisation und Community-Management die Möglichkeit, Teil eines innovativen Lern- und Innovationsökosystems zu werden. Hier erwartet Sie eine inspirierende Arbeitsumgebung mit Raum für Kreativität und Projekte, sowie zahlreiche Entwicklungsmöglichkeiten in einem dynamischen Team. Profitieren Sie von einer offenen Unternehmenskultur, flexiblen Arbeitszeiten und der Chance, aktiv zur Gestaltung einer lebendigen Community beizutragen.
Kontaktdaten:
Karlsruher Institut für Technologie Universitätsbereich Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) für Büroorganisation und Community-Management erhalten könnten
✨Sei du selbst im Video!
Das Video ist deine Chance, uns zu zeigen, wer du wirklich bist. Sei authentisch und erzähle uns, was dich motiviert und wie du zur KIT nova Community beitragen möchtest. Wir wollen die echte Person hinter dem Lebenslauf kennenlernen!
✨Networking ist alles!
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits bei KIT nova oder in ähnlichen Bereichen arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen. Je mehr du dich vernetzt, desto besser stehen deine Chancen!
✨Bereite dich auf das Gespräch vor!
Wenn du zum Vorstellungsgespräch eingeladen wirst, informiere dich gut über KIT nova und unsere Projekte. Überlege dir, wie du deine Erfahrungen und Fähigkeiten am besten präsentieren kannst, um zu zeigen, dass du perfekt ins Team passt.
✨Bewirb dich direkt über unsere Website!
Wir empfehlen dir, dich direkt über unsere Website zu bewerben. So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert bei uns ankommt. Und vergiss nicht, dein Video-Link beizufügen – das macht einen großen Unterschied!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) für Büroorganisation und Community-Management mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:In deinem Bewerbungsvideo solltest du einfach ganz du selbst sein. Zeig uns deine Persönlichkeit und erzähl uns, was dich motiviert, Teil von KIT nova zu werden. Authentizität kommt immer gut an!
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass dein Lebenslauf klar strukturiert und übersichtlich ist. Wir lieben es, wenn wir auf einen Blick sehen können, welche Erfahrungen und Qualifikationen du mitbringst. Halte es einfach und prägnant!
Mach es persönlich!:In deinem Anschreiben solltest du auf die spezifischen Anforderungen der Stelle eingehen. Erkläre, warum du genau für diese Position bei KIT nova geeignet bist und was du zur Community beitragen kannst. Zeig uns deine Begeisterung!
Bewerbung über unsere Website!:Vergiss nicht, dich über unsere Website zu bewerben! Das macht es für uns einfacher, deine Unterlagen zu verwalten und sicherzustellen, dass du alle wichtigen Informationen erhältst. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Karlsruher Institut für Technologie Universitätsbereich vorbereitet
✨Mach dich mit der Mission vertraut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dich intensiv mit der Vision und den Zielen von KIT nova auseinandersetzen. Überlege dir, wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen zur Schaffung eines inspirierenden Lernumfelds beitragen können.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Organisationsstärke und Teamfähigkeit zeigen. Sei bereit, diese Beispiele im Interview zu teilen, um zu demonstrieren, wie du in einem dynamischen Umfeld erfolgreich arbeiten kannst.
✨Sei authentisch im Video
Das Video ist eine großartige Gelegenheit, um deine Persönlichkeit zu zeigen. Sei einfach du selbst und sprich darüber, was dich motiviert und wie du das Team bereichern möchtest. Authentizität kommt immer gut an!
✨Fragen stellen ist wichtig
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und am Unternehmen. Frage nach den Herausforderungen, die das Team aktuell hat, oder nach den nächsten Projekten, die geplant sind.
