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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Support the Personalrat with diverse administrative tasks and ensure smooth office operations.
- Arbeitgeber: Join Germany's only excellence university with national research and a vibrant international environment.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible working hours, home office options, and various sports and leisure activities.
- Warum dieser Job: Be part of a dynamic team, enhance your skills, and contribute to impactful projects.
- Gewünschte Qualifikationen: Completed commercial training with initial work experience; strong MS Office and English skills required.
- Andere Informationen: Permanent contract with opportunities for professional development and a friendly workplace culture.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Organisationseinheit
Personalrat (PR)
Ihre Aufgaben
Wir suchen für den Personalrat eine motivierte und engagierte Assistenz zur Unterstützung bei den vielfältigen und abwechslungsreichen Aufgaben im Campus Süd.
- Mehrwert: Sie leisten einen wertvollen Beitrag um den reibungslosen administrativen Ablauf für den Personalrat sicherzustellen.
- Organisationsgeschick: Sie sind verantwortlich für die gesamte Büroorganisation und sorgen für einen reibungslosen Tagesablauf.
- Kommunikation: Zu Ihren Hauptaufgaben gehören neben der Korrespondenz (E-Mail, Anfragen per Videokonferenz oder Telefon) und der Terminplanung die Bearbeitung und Ablage der internen und externen Korrespondenz und des elektronischen Schriftverkehrs in deutscher und englischer Sprache.
- Protokollierung: Sie übernehmen die Vor- und Nachbereitung und Protokollführung bei Sitzungen.
- Veranstaltungsmanagement: Sie planen und organisieren Personalratsveranstaltungen sowie Dienstreisen.
Eintrittstermin
zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Ihre Qualifikation
- Ausbildung: Sie haben eine kaufmännische Berufsausbildung abgeschlossen und bringen erste Berufserfahrung mit oder verfügen über eine vergleichbare Qualifikation.
- Office-Kenntnisse: Sie sind sicher in der Anwendung von MS-Office (Word, Excel, Powerpoint), Internet, Videokonferenzen.
- Teamplayer: Arbeiten im Team und in einem internationalen Umfeld sind für Sie selbstverständlich.
- Arbeitsstil: Sie arbeiten selbstständig, sorgfältig, genau und strukturiert. Sie sind absolut zuverlässig, haben eine schnelle Auffassungsgabe und sind äußerst diskret. Sie kommunizieren gut in Englisch in Wort und Schrift. Wenn Sie auch Organisations- und Kommunikationsstärke sowie ein freundliches und gewinnendes Auftreten mitbringen, sind Sie bei uns genau richtig!
Entgelt
EG 6 TV-L, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Das bieten wir Ihnen
Werden auch Sie Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen.
Vertragsdauer
unbefristet
Bewerbungsfrist bis zum
31.01.2025
Fachliche Ansprechperson
Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Michael Gehle, Tel. +49 721 608-43952.
Bitte bewerben Sie sich online über den unten stehenden Button für die Ausschreibungsnummer 1431/2024.
Ausschreibungsnummer: 1431/2024
Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.
Kontakt
Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung:
Personalservice (PSE) – Personalbetreuung
Frau Carrasco Sanchez
Telefon: +49 721 608-42016,
Kaiserstr. 12, 76131 Karlsruhe
#J-18808-Ljbffr
Assistentin / Assistent, Sekretärin / Sekretär (w/m/d) - Vollzeit Arbeitgeber: Karlsruher Institut für Technologie
Kontaktperson:
Karlsruher Institut für Technologie HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistentin / Assistent, Sekretärin / Sekretär (w/m/d) - Vollzeit
✨Tip Nummer 1
Zeige dein Organisationsgeschick bereits im Vorstellungsgespräch. Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung zu nennen, in denen du erfolgreich Büroorganisation und Terminplanung gemeistert hast.
✨Tip Nummer 2
Da Kommunikation eine zentrale Rolle spielt, übe deine Englischkenntnisse im Vorfeld. Du könntest beispielsweise an einem kurzen Gespräch mit einem Freund oder Kollegen auf Englisch teilnehmen, um sicherer zu werden.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über die aktuellen Themen und Herausforderungen des Personalrats. Dies zeigt dein Interesse und Engagement für die Position und hilft dir, während des Gesprächs relevante Fragen zu stellen.
✨Tip Nummer 4
Bereite dich darauf vor, deine Teamfähigkeit zu demonstrieren. Überlege dir Beispiele, wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast und welche Rolle du dabei eingenommen hast.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistentin / Assistent, Sekretärin / Sekretär (w/m/d) - Vollzeit
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unterlagen vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle relevanten Unterlagen bereit hast, einschließlich Lebenslauf, Anschreiben und Nachweisen über deine Ausbildung sowie Berufserfahrung. Achte darauf, dass dein Lebenslauf klar strukturiert und auf die Anforderungen der Stelle zugeschnitten ist.
Anschreiben verfassen: Verfasse ein individuelles Anschreiben, in dem du deine Motivation für die Position als Assistenz im Personalrat darlegst. Betone deine Organisationsfähigkeiten und deine Erfahrung in der Büroorganisation sowie deine Kommunikationsstärke in Deutsch und Englisch.
Online-Bewerbung einreichen: Reiche deine Bewerbung online über den angegebenen Button ein. Achte darauf, dass alle Dokumente vollständig und korrekt hochgeladen sind. Überprüfe vor dem Absenden, ob alle Informationen stimmen.
Auf Rückmeldung warten: Nach dem Einreichen deiner Bewerbung wird das Unternehmen deine Unterlagen prüfen. Sei geduldig und warte auf eine Rückmeldung, die dich möglicherweise zu einem Vorstellungsgespräch einlädt oder um weitere Informationen bittet.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Karlsruher Institut für Technologie vorbereitest
✨Bereite dich auf die Büroorganisation vor
Da du für die gesamte Büroorganisation verantwortlich bist, solltest du dir im Vorfeld Gedanken darüber machen, wie du einen reibungslosen Tagesablauf sicherstellen kannst. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis stellen.
✨Kommunikationsfähigkeiten demonstrieren
Da Kommunikation eine zentrale Rolle in dieser Position spielt, sei bereit, deine Fähigkeiten in der schriftlichen und mündlichen Kommunikation zu zeigen. Übe, wie du Anfragen klar und präzise beantworten kannst, sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch.
✨Protokollführung und Sitzungsmanagement
Informiere dich über effektive Methoden zur Protokollführung und bereite dich darauf vor, wie du Sitzungen effizient vorbereiten und nachbereiten kannst. Zeige, dass du in der Lage bist, wichtige Informationen zusammenzufassen und strukturiert zu dokumentieren.
✨Teamarbeit betonen
Da Teamarbeit in einem internationalen Umfeld wichtig ist, bringe Beispiele mit, die deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit anderen verdeutlichen. Betone, wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast und welche Rolle du dabei eingenommen hast.
