Assistentin / Assistent (w/m/d) in der Geschäftsstelle der KIT-Fakultät Bau-Geo-Umwelt

Willkommen im Team der Geschäftsstelle der KIT-Fakultät für Bauingenieur-, Geo- und Umweltwissenschaften. Ziel von Forschung, Lehre und Innovation in der Fakultät ist es, die Umwelt zu erfassen, zu schützen, zu nutzen und nachhaltig zu gestalten. Die Geschäftsstelle leistet hierzu einen wichtigen Beitrag, indem sie die administrativen Abläufe zuverlässig unterstützt. Zur Erweiterung unseres Teams suchen wir eine Kollegin / einen Kollegen (w/m/d) mit Schwerpunkt im Berufungsmanagement. Seien Sie dabei, wenn es darum geht, die Zukunft nachhaltiger zu gestalten! Bei uns erwarten Sie vielfältige und abwechslungsreiche Tätigkeiten.

Ihre Aufgaben

• Assistenz in Berufungsverfahren (z. B. Administration und Durchführung der verwaltungstechnischen Prozesse, Qualitätssicherung und Berichtswesen)
• Administration und Organisation von Gremiensitzungen
• Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben in deutscher und englischer Sprache (z. B. Terminmanagement, Rechnungen, Beschaffung, Archivierung)
• Organisation von Fakultätsveranstaltungen

Ihr Profil

• eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau / Kaufmann (w/m/d) für Büromanagement), eine vergleichbare Ausbildung oder nachweisbare Kenntnisse auf entsprechendem Niveau
• einen sicheren Umgang mit moderner Bürosoftware, insbesondere MS-Office und Konferenzsoftware
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• eine strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise sowie ein sicheres Zeitmanagement
• ein freundliches und verbindliches Auftreten, Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit sowie ausgeprägte kommunikative und organisatorische Fähigkeiten
• Kenntnisse zur technischen Unterstützung von Web-Konferenzen
• Kenntnisse in SAP‑SRM sind von Vorteil

Wir bieten

• Sinnstiftende Arbeit: Ihre Arbeit schafft die Voraussetzungen für Spitzenforschung – und trägt dazu bei, dass Wissenschaft für Gesellschaft und Zukunft etwas bewegt.
• Flexible Arbeitszeitgestaltung: Nutzen Sie Gleitzeit, mobiles Arbeiten, Teilzeitmodelle und 30 Tage Urlaub für eine optimale Work‑Life‑Balance.
• Familienfreundlichkeit: Das Programm “KIT‑Family +“ unterstützt Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf – durch Kinderbetreuung, Ferienangebote, ein Eltern‑Kind‑Büro und Hilfe bei der Angehörigenpflege.
• Karriere und Entwicklung: Wir unterstützen Sie mit einer strukturierten Einarbeitung, vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten und individueller Förderung. So stärken wir Ihr persönliches Wachstum.
• Gesundheit: Unter dem Motto “Fit im KIT – mit Körper, Geist und Seele” fördern wir Ihre Gesundheit mit Sportkursen, Angeboten zur psychischen Gesundheit und regelmäßigen Vorsorgeuntersuchungen.
• Individuelle Zusatzleistungen: Profitieren Sie von einer betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einem monatlichen Zuschuss von 25 Euro zum Jobticket BW sowie vielfältigen Angeboten rund um Kultur und Freizeit.

Arbeitsort: Karlsruhe (und Eggenstein‑Leopoldshafen)

Vertragsdauer: unbefristet

Eingruppierung: EG 8 TV‑L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen.

Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.