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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Geschäftsführungen in administrativen Belangen und koordiniere spannende Veranstaltungen.
- Arbeitgeber: Karlsruher Institut für Technologie - eine führende Forschungsuniversität.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice, Sportangebote und Zuschüsse zum Jobticket.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines innovativen Teams und arbeite an wichtigen Themen wie Energie und Klima.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Sekretariatsbereich sind von Vorteil.
- Andere Informationen: Exzellente Karrierechancen in einem internationalen Umfeld.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Als „Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ schafft und vermittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 10.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen.
Wir suchen für das KIT-Zentrum Energie, KIT-Zentrum Klima und Umwelt zum nächstmöglichen Zeitpunkt befristet bis Juni 2029 im Rahmen einer Personalratsvertretung eine
Geschäftsstellenassistenz (w/m/d)
der KIT-Zentren "Energie" und "Klima & Umwelt"
- Tätigkeitsbeschreibung
- Sie unterstützen die Geschäftsführungen der KIT-Zentren "Energie" und "Klima und Umwelt" in administrativen Belangen. Sie wirken maßgeblich bei der Koordinierung der Aufgaben für die Geschäftsführungen und deren Termin- und Reisemanagement mit. Sie bereiten Konferenzen und Veranstaltungen in enger Zusammenarbeit mit den Geschäftsführungen und unter Verknüpfung vielfältiger interner und externer Partner vor und erledigen die notwendige Vor- und Nachbereitung. Ferner arbeiten Sie im Finanzcontrolling mit. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit und Außendarstellung unterstützen Sie bei der Entwicklung von Kommunikationskonzepten und deren Umsetzung mit externen Partnern. Darüber hinaus sind Sie in der Lage, mit internen und externen Ansprechpersonen sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache zu kommunizieren.
Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung zum/zur Europasekretär/in oder Wirtschaftsassistent/in oder eine vergleichbare Ausbildung und idealerweise mehrjähriger Berufserfahrung im Sekretariatsbereich. Darüber hinaus sind Sie sicher im Umgang mit MS Office-Programmen (Outlook, Word, Excel). Sie kommunizieren stilsicher in deutscher und englischer Sprache. Weiterhin überzeugen Sie durch Organisationstalent, mit einem freundlichen und verbindlichen Auftreten sowie einer ausgeprägten Kunden- und Serviceorientierung. Eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise runden Ihr Profil ab. Idealerweise haben Sie auch bereits fundierte Kenntnisse des KIT und der KIT-Zentren.
Werden auch Sie Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen.
Kontakt
Bewerben Sie sich bitte online bis zum 05.11.2025 unter Angabe der Ausschreibung-Nr.bei Frau Gemeinder, Karlsruher Institut für Technologie (KIT), Personalservice, Hermann-von-Helmholtz-Platz 1,Eggenstein-Leopoldshafen. Fachliche Auskünfte erteilen Ihnen gerne Herr Dr. Wolfgang Breh, E-Mail und Frau Dr. Kirsten Hennrich, E-Mail .
Weitere Informationen finden Sie im Internet:
KIT – Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft
Geschäftsstellenassistenz (w/m/d) der KIT-Zentren Arbeitgeber: Karlsruher Institut für Technologie
Kontaktperson:
Karlsruher Institut für Technologie HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Geschäftsstellenassistenz (w/m/d) der KIT-Zentren
✨Netzwerken, was das Zeug hält!
Nutze jede Gelegenheit, um mit Leuten aus der Branche ins Gespräch zu kommen. Ob auf Messen, Konferenzen oder in sozialen Netzwerken – je mehr Kontakte du knüpfst, desto besser stehen deine Chancen, von den richtigen Personen wahrgenommen zu werden.
✨Sei proaktiv!
Warte nicht darauf, dass die Stellenanzeigen auf dich zukommen. Recherchiere gezielt nach Unternehmen, die dich interessieren, und kontaktiere sie direkt. Zeige dein Interesse und frage nach möglichen offenen Positionen oder Praktika.
✨Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor!
Informiere dich gründlich über das KIT und die spezifischen KIT-Zentren, bei denen du dich bewirbst. Überlege dir, welche Fragen du stellen möchtest und wie du deine Erfahrungen und Fähigkeiten am besten präsentieren kannst.
✨Bewirb dich über unsere Website!
Vergiss nicht, dich direkt über unsere Website zu bewerben! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert an die richtige Stelle gelangt. Und hey, wir freuen uns immer über neue Talente!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Geschäftsstellenassistenz (w/m/d) der KIT-Zentren
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Zeig in deiner Bewerbung, wer du wirklich bist. Wir suchen nach authentischen Persönlichkeiten, die sich mit unserer Mission identifizieren können. Lass deine Leidenschaft für die Themen Energie und Klima durchscheinen!
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Verwende Absätze und Überschriften, um die Lesbarkeit zu verbessern. So können wir schnell erkennen, dass du organisiert und detailverliebt bist – genau das, was wir brauchen!
Sprache macht den Unterschied!: Da du sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch kommunizieren wirst, achte darauf, dass deine Sprachkenntnisse in der Bewerbung gut zur Geltung kommen. Verwende klare und präzise Formulierungen, um deine Kommunikationsfähigkeiten zu zeigen.
Bewirb dich online!: Wir empfehlen dir, dich direkt über unsere Website zu bewerben. Das macht es uns einfacher, deine Unterlagen zu verwalten und sicherzustellen, dass du alle wichtigen Informationen erhältst. Also, klick dich rein und leg los!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Karlsruher Institut für Technologie vorbereitest
✨Informiere dich über das KIT
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dich intensiv über das Karlsruher Institut für Technologie und die spezifischen KIT-Zentren "Energie" und "Klima & Umwelt" informieren. Verstehe ihre Mission, Projekte und Herausforderungen, um im Gespräch gezielt darauf eingehen zu können.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Organisation, Kommunikation und im Finanzcontrolling zeigen. Diese Beispiele helfen dir, deine Eignung für die Position als Geschäftsstellenassistenz klar zu demonstrieren.
✨Präsentiere deine MS Office-Kenntnisse
Da der Umgang mit MS Office-Programmen wichtig ist, solltest du bereit sein, deine Kenntnisse in Outlook, Word und Excel zu erläutern. Vielleicht kannst du sogar ein Beispiel nennen, wie du diese Programme in der Vergangenheit effektiv genutzt hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Position sowohl deutsche als auch englische Sprachkenntnisse erfordert, sei bereit, in beiden Sprachen zu kommunizieren. Übe, wie du dich in verschiedenen Situationen ausdrücken würdest, um sicher und professionell aufzutreten.
