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Als „Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ schafft und vermittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 10.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen.Wir suchen für das KIT-Zentrum Energie, KIT-Zentrum Klima und Umwelt zum nächstmöglichen Zeitpunkt befristet bis Juni 2029 im Rahmen einer Personalratsvertretung eineGeschäftsstellenassistenz (w/m/d) der KIT-Zentren "Energie" und "Klima & Umwelt"TätigkeitsbeschreibungSie unterstützen die Geschäftsführungen der KIT-Zentren "Energie" und "Klima und Umwelt" in administrativen Belangen.
Sie wirken maßgeblich bei der Koordinierung der Aufgaben für die Geschäftsführungen und deren Termin- und Reisemanagement mit. Sie bereiten Konferenzen und Veranstaltungen in enger Zusammenarbeit mit den Geschäftsführungen und unter Verknüpfung vielfältiger interner und externer Partner vor und erledigen die notwendige Vor- und Nachbereitung. Ferner arbeiten Sie im Finanzcontrolling mit.
Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit und Außendarstellung unterstützen Sie bei der Entwicklung von Kommunikationskonzepten und deren Umsetzung mit externen Partnern. Darüber hinaus sind Sie in der Lage, mit internen und externen Ansprechpersonen sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache zu kommunizieren.Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung zum/zur Europasekretär/in oder Wirtschaftsassistent/in oder eine vergleichbare Ausbildung und idealerweise mehrjähriger Berufserfahrung im Sekretariatsbereich. Darüber hinaus sind Sie sicher im Umgang mit MS Office-Programmen (Outlook, Word, Excel).
Sie kommunizieren stilsicher in deutscher und englischer Sprache. Weiterhin überzeugen Sie durch Organisationstalent, mit einem freundlichen und verbindlichen Auftreten sowie einer ausgeprägten Kunden- und Serviceorientierung. Eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise runden Ihr Profil ab.
Idealerweise haben Sie auch bereits fundierte Kenntnisse des KIT und der KIT-Zentren.Werden auch Sie Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten.
Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen. Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.KontaktBewerben Sie sich bitte online bis zum 05.11.2025 unter Angabe der Ausschreibung-Nr. 403/2025 bei Frau Gemeinder, Karlsruher Institut für Technologie (KIT), Personalservice, Hermann-von-Helmholtz-Platz 1, 76344 Eggenstein-Leopoldshafen.
Fachliche Auskünfte erteilen Ihnen gerne Herr Dr. Wolfgang Breh, E-Mail wolfgang.breh@kit.edu und Frau Dr. Kirsten Hennrich, E-Mail kirsten.hennrich@kit.edu .Weitere Informationen finden Sie im Internet: www.kit.eduKIT – Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft
Kontaktperson:
Karlsruher Institut für Technologie HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Geschäftsstellenassistenz (w/m/d) der KIT-Zentren
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Geschäftsstellenassistenz interessierst, zögere nicht, direkt mit den Ansprechpartnern in Kontakt zu treten. Frag nach, ob sie noch Fragen zu deiner Bewerbung haben oder wie der Prozess weitergeht.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits am KIT arbeiten oder dort Erfahrungen gesammelt haben. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die KIT-Zentren und deren Projekte. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen erfüllst, sondern auch ein echtes Interesse an der Arbeit und den Zielen des KIT hast.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es einfacher für uns, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem kannst du sicher sein, dass du alle Informationen richtig eingereicht hast.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Geschäftsstellenassistenz (w/m/d) der KIT-Zentren
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach es persönlich!: Zeig uns, wer du bist! Verwende in deinem Anschreiben eine persönliche Ansprache und erzähle uns, warum du genau zu dieser Stelle passt. Das macht deine Bewerbung einzigartig.
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar strukturiert ist. Gliedere dein Anschreiben in Einleitung, Hauptteil und Schluss. So können wir schnell die wichtigsten Infos finden und verstehen.
Sei konkret!: Vermeide allgemeine Floskeln und sei konkret in deinen Aussagen. Nenne Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, dass du die Anforderungen der Stelle erfüllst. Das hilft uns, dich besser einzuschätzen.
Online bewerben!: Vergiss nicht, dich über unsere Website zu bewerben! Das macht den Prozess für uns einfacher und schneller. Außerdem kannst du sicherstellen, dass alle notwendigen Unterlagen dabei sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Karlsruher Institut für Technologie vorbereitest
✨Informiere dich über das KIT
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dich intensiv mit dem Karlsruher Institut für Technologie und seinen Zentren beschäftigen. Verstehe die aktuellen Projekte und Herausforderungen in den Bereichen Energie und Klima. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Bereich Organisation, Kommunikation und Finanzcontrolling unter Beweis stellen. Diese Beispiele helfen dir, deine Eignung für die Position klar zu machen.
✨Stelle Fragen
Bereite einige Fragen vor, die du während des Interviews stellen kannst. Das zeigt nicht nur dein Interesse an der Stelle, sondern gibt dir auch die Möglichkeit, mehr über die Erwartungen und die Unternehmenskultur zu erfahren.
✨Präsentiere dich professionell
Achte auf ein freundliches und verbindliches Auftreten. Kleide dich angemessen und sei pünktlich. Ein selbstbewusstes Auftreten kann einen positiven Eindruck hinterlassen und deine Chancen erhöhen.
