Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze unser Team in der Verwaltung und gestalte Arbeitsprozesse effizient mit.
- Unternehmen: Institut für Theoretische Physik – ein Ort für innovative Forschung.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub und zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Familienfreundliches Umfeld mit vielen Zusatzleistungen und Gesundheitsangeboten.
- Warum dieser Job: Trage zur Spitzenforschung bei und mache einen Unterschied für die Gesellschaft.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung, gute Englischkenntnisse und MS Office-Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 36000 - 44000 € pro Jahr.
Das Institut für Theoretische Physik sucht eine engagierte und serviceorientierte Assistenz zur Unterstützung unserer administrativen und organisatorischen Abläufe.
In dieser vielseitigen Position arbeiten Sie im direkten Kontakt mit unseren Mitarbeitenden, Studierenden und Gästen und tragen maßgeblich zur effizienten Gestaltung unserer täglichen Arbeitsprozesse bei.
- Ihre Aufgaben
- Administrative Unterstützung
- Koordination von Terminen, Dienstreisen und Prüfungen.
- Verwaltung von Post (Eingang und Ausgang), inkl. digitaler Dokumentenbearbeitung.
- Erstellung und Pflege von Akten und Statistiken.
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Sitzungen, Workshops und Veranstaltungen.
- Budget- und Finanzverwaltung
- Mitwirkung bei der Budgetkontrolle (z. B. Überwachung von Haushaltsmitteln, Abrechnung von Reisen, Koordination mit der Finanzabteilung).
- Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Übersichten zu finanziellen Mitteln.
- IT- und Office-Anwendungen
- Professionelle Nutzung von MS Office (Word, Excel, Outlook) und ggf. weiterer Software.
- Arbeit mit SAP-SRM (oder vergleichbaren Tools) zur Bearbeitung von Bestellungen, Rechnungen oder Dienstreiseanträgen.
- Pflege von Datenbanken und digitalen Archiven.
- Kommunikation & Service
- Telefonische und schriftliche Korrespondenz mit internen und externen Partner/innen in deutscher und englischer Sprache.
- Empfang und Betreuung von Institutsgästen.
- Aktive Unterstützung des Teams durch proaktive Kommunikation und Organisation.
- Ihr Profil
- Qualifikationen & Erfahrungen
- Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen, verwaltenden oder vergleichbaren Bereich oder vergleichbare Berufserfahrung.
- Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Sichere Beherrschung von MS Office.
- Erfahrung im Umgang mit SAP-SRM oder vergleichbaren ERP-Systemen (von Vorteil, aber nicht zwingend).
- Kenntnisse in digitalen Arbeitsmethoden.
- Persönliche Kompetenzen
- Strukturierte und organisierte Arbeitsweise mit hoher Eigeninitiative.
- Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke (sowohl schriftlich als auch mündlich).
- Serviceorientierung und Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen.
- Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit sensiblen Daten.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit
- Motivationsschreiben (max. 1 Seite)
- Lebenslauf (tabellarisch)
- Zeugnisse (Ausbildung, ggf. Berufserfahrung)
- Nachweis Ihrer Englischkenntnisse
- Wir bieten
- Sinnstiftende Arbeit: Ihre Arbeit schafft die Voraussetzungen für Spitzenforschung – und trägt dazu bei, dass Wissenschaft für Gesellschaft und Zukunft etwas bewegt.
- Flexible Arbeitszeitgestaltung: Nutzen Sie Gleitzeit, mobiles Arbeiten und 30 Tage Urlaub für eine optimale Work-Life-Balance.
- Familienfreundlichkeit: Das Programm „KIT-Family +“ unterstützt Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf – durch Kinderbetreuung, Ferienangebote, ein Eltern-Kind-Büro und Hilfe bei der Angehörigenpflege.
- Karriere und
Entwicklung: Wir unterstützen Sie mit einer strukturierten Einarbeitung, vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten und individueller Förderung.
So stärken wir Ihr persönliches Wachstum.
- Gesundheit: Unter dem Motto „Fit im KIT – mit Körper, Geist und Seele“ fördern wir Ihre Gesundheit mit Sportkursen und Angeboten zur psychischen Gesundheit.
- Individuelle
Zusatzleistungen: Profitieren Sie von einer betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einem monatlichen Zuschuss von 25 Euro zum Jobticket BW sowie vielfältigen Angeboten rund um Kultur und Freizeit.
- Arbeitsort
- Karlsruhe (und Eggenstein-Leopoldshafen)
- Vertragsdauer
- 12 Monate
- Eingruppierung
EG 6 TV-L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen.
- Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne
- Professorin Dr. Gudrun Heinrich
+49 721 608-42082 - Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbungwenden Sie sich bitte an
- Raquel Carrasco Sanchez
Personalservice (PSE)
raquel. carrasco@kit. edu
+49 721 608-42016
Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden - unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe sind eine Bereicherung für unsere Arbeit.
Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Bewerbungsfrist
- 15.10.2026
- Ausschreibungsnummer: 1220/2026
- #J-18808-Ljbffr
Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) in der Verwaltung in Karlsruhe Arbeitgeber: Karlsruher Institut für Technologie
Das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitenden nicht nur eine herausragende wissenschaftliche Umgebung bietet, sondern auch eine familienfreundliche Kultur fördert. Mit flexiblen Arbeitszeiten, umfangreichen Gesundheitsangeboten und individuellen Entwicklungsmöglichkeiten unterstützt das KIT seine Mitarbeitenden dabei, eine ausgewogene Work-Life-Balance zu erreichen und ihre Karriereziele zu verwirklichen. Zudem profitieren Sie von einer strukturierten Einarbeitung und einem inspirierenden Arbeitsumfeld, das Vielfalt und Innovation schätzt.
Kontaktdaten:
Karlsruher Institut für Technologie Recruiting-Team
