Auf einen Blick
- Aufgaben: Verstärke unser Verwaltungsteam und unterstütze bei Personal- und Finanzangelegenheiten.
- Unternehmen: Innovatives Institut mit Fokus auf Forschung und Entwicklung.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Familienfreundliche Angebote und Gesundheitsförderung für dein Wohlbefinden.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Wissenschaft und arbeite in einem unterstützenden Umfeld.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in Personalprozessen.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 49500 - 60500 € pro Jahr.
Ihre Aufgaben
- Zur Verstärkung unseres Verwaltungsteams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Persönlichkeit für die Institutsadministration.
- Personaladministration: Bearbeitung aller Personalangelegenheiten in Zusammenarbeit mit der Institutsleitung, Ansprechpartner/in in allen Personalangelegenheiten, Betreuung von Einstellungs- und Onboarding-Prozessen, Schnittstelle zur zentralen Personalabteilung.
- Finanzcontrolling: Budgetüberwachung, Mittelbewirtschaftung (Drittmittel/Grundmittel).
- Assistenz der Institutsleitung: Terminmanagement, Reisevor- und nachbereitung, Korrespondenz, Betreuung von Gästen, Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen.
Ihr Profil
- Kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung mit langjähriger Berufserfahrung.
- Fundierte Kenntnisse in Personalprozessen und Controlling, idealerweise im Hochschul-/Forschungsumfeld.
- Sicherer Umgang mit MS Office.
- Sehr gute SAP Kenntnisse.
- Strukturierte Arbeitsweise, hohe Serviceorientierung und Diskretion.
- Sehr gute Englischkenntnisse; weitere Fremdsprachen sind von Vorteil.
Wir bieten
- Sinnstiftende Arbeit: Ihre Arbeit schafft die Voraussetzungen für Spitzenforschung – und trägt dazu bei, dass Wissenschaft für Gesellschaft und Zukunft etwas bewegt.
- Flexible Arbeitszeitgestaltung: Nutzen Sie Gleitzeit, mobiles Arbeiten und 30 Tage Urlaub für eine optimale Work-Life-Balance.
- Familienfreundlichkeit: Das Programm „KIT-Family +“ unterstützt Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf – durch Kinderbetreuung, Ferienangebote, ein Eltern-Kind-Büro und Hilfe bei der Angehörigenpflege.
- Karriere und Entwicklung: Wir unterstützen Sie mit einer strukturierten Einarbeitung, vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten und individueller Förderung. So stärken wir Ihr persönliches Wachstum.
- Gesundheit: Unter dem Motto „Fit im KIT – mit Körper, Geist und Seele“ fördern wir Ihre Gesundheit mit Sportkursen und Angeboten zur psychischen Gesundheit.
- Individuelle Zusatzleistungen: Profitieren Sie von einer betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einem monatlichen Zuschuss von 25 Euro zum Jobticket BW sowie vielfältigen Angeboten rund um Kultur und Freizeit.
Arbeitsort: Eggenstein-Leopoldshafen (und Karlsruhe)
Vertragsdauer: 2 Jahre
Eingruppierung: EG 9a TV-L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen.
Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Dr. Sandra Schneider.
Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung wenden Sie sich bitte an Sylvia Kaiser Personalservice (PSE).
Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden - unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe sind eine Bereicherung für unsere Arbeit. Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Bewerbungsfrist:
Ausschreibungsnummer: 305/2026
Mitarbeiter/in in der Verwaltung (w/m/d) Arbeitgeber: Karlsruher Institut für Technologie
Das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitenden sinnstiftende Arbeit in einem inspirierenden Umfeld bietet. Mit flexiblen Arbeitszeitmodellen, einem starken Fokus auf Familienfreundlichkeit und umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten fördert das KIT nicht nur die persönliche Entwicklung, sondern sorgt auch für eine ausgewogene Work-Life-Balance. Zudem profitieren die Mitarbeitenden von individuellen Zusatzleistungen und einem gesundheitsfördernden Arbeitsumfeld, was das KIT zu einem attraktiven Arbeitsplatz macht.
Kontaktdaten:
Karlsruher Institut für Technologie Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Mitarbeiter/in in der Verwaltung (w/m/d) erhalten könntest
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Karlsruher Institut für Technologie
Wenn du auf der Website von Karlsruher Institut für Technologie stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Mitarbeiter/in in der Verwaltung (w/m/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Karlsruher Institut für Technologie erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Karlsruher Institut für Technologie vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
