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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Assist the management with scheduling, travel planning, and administrative support.
- Arbeitgeber: Join the Institute for Technology Assessment and Systems Analysis (ITAS) and make an impact.
- Mitarbeitervorteile: Part-time position with flexible hours and a supportive work environment.
- Warum dieser Job: Great opportunity to develop organizational skills in a dynamic setting while contributing to meaningful projects.
- Gewünschte Qualifikationen: Completed commercial training and experience in administration; strong MS Office skills required.
- Andere Informationen: Contract until June 2025 with potential for extension; apply by March 14, 2025.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 30000 - 42000 € pro Jahr.
Organizational unit
Institute for Technology Assessment and Systems Analysis (ITAS)
Job Title
Mitarbeiterin / Mitarbeiter in der Verwaltung (w/m/d)Teilzeit 50 %
Job description
Sie übernehmen die Assistenz für die Leitung PHILETAS und haben hierbei folgende Aufgaben:
- Unterstützung bei der Terminorganisation und -koordination, Reiseplanung und Vorbereitung der Reisekostenabrechnung
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben und Unterstützung bei weiteren administrativen Aufgaben
- Organisation von Meetings und Veranstaltungen
- Unterstützung in der Textgenese
- Korrekturlesen von Texten
- Administrative Unterstützung im Kontext Studium und Lehre
Personal qualification
Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich und besitzen bereits Berufserfahrung im Sekretariatsbereich oder im Bereich Verwaltung/Administration. Sehr gute MS-Office-Kenntnisse setzen wir voraus. Weiterhin zeichnen Sie sich durch eine selbstständige, strukturierte und ergebnisorientierte Arbeitsweise aus. Sie besitzen eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie Organisationsgeschick. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden Ihr Profil ab.
Starting date
sofort
Entgelt
EG 6, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Vertragsdauer
befristet bis 28.06.2025 mit der Option auf befristete Verlängerung (Abwesenheitsvertretung)
Bewerbungsfrist bis
14.03.2025
Fachliche Ansprechperson
Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Prof. Dr. Dr. Rafaela Hillerbrand, Tel.: 0721 608-26041.
Contact
Personnel Support is provided by:
Personalservice (PSE) – Human Resources
Ms Wenz
Phone: +49 721 608-25093
Hermann-von-Helmholtz-Platz 1, 76344 Eggenstein-Leopoldshafen, Germany
#J-18808-Ljbffr
Mitarbeiterin / Mitarbeiter in der Verwaltung (w/m/d) Arbeitgeber: Karlsruher Institut für Technologie
Kontaktperson:
Karlsruher Institut für Technologie HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiterin / Mitarbeiter in der Verwaltung (w/m/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Bekannten, die bereits im Bereich Verwaltung arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar Empfehlungen aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen vor, die während des Vorstellungsgesprächs gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und Kommunikationsstärke unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben der Stelle und die Struktur des Instituts. Zeige im Gespräch, dass du dich mit der Organisation auseinandergesetzt hast und wie du zur Verbesserung der Abläufe beitragen kannst.
✨Tip Nummer 4
Präsentiere deine MS-Office-Kenntnisse aktiv. Vielleicht kannst du in einem praktischen Beispiel zeigen, wie du ein Dokument effizient erstellt oder eine Präsentation organisiert hast. Das wird deine Eignung für die Position unterstreichen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiterin / Mitarbeiter in der Verwaltung (w/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unterlagen vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle relevanten Unterlagen bereit hast, einschließlich Lebenslauf, Anschreiben und Nachweisen über deine Ausbildung sowie Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich.
Anschreiben verfassen: Verfasse ein individuelles Anschreiben, in dem du deine Motivation für die Stelle darlegst. Betone deine Erfahrungen im Sekretariatsbereich und deine sehr guten MS-Office-Kenntnisse.
Korrekturlesen: Lies deine Bewerbungsunterlagen sorgfältig durch, um sicherzustellen, dass sie fehlerfrei sind. Achte besonders auf Grammatik und Rechtschreibung, da dies deine Kommunikationsfähigkeit widerspiegelt.
Bewerbung einreichen: Reiche deine vollständige Bewerbung über unsere Website ein. Achte darauf, dass alle Dokumente im richtigen Format vorliegen und die Frist bis zum 14.03.2025 eingehalten wird.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Karlsruher Institut für Technologie vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die du in der Verwaltung übernehmen wirst, wie Terminorganisation und Reiseplanung. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, dass du diese Aufgaben erfolgreich bewältigen kannst.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Position eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit erfordert, solltest du während des Interviews klar und präzise kommunizieren. Übe, wie du deine Gedanken strukturiert ausdrücken kannst, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
✨Hebe deine MS-Office-Kenntnisse hervor
Stelle sicher, dass du deine sehr guten MS-Office-Kenntnisse im Interview betonst. Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele zu nennen, wie du diese Programme in der Vergangenheit effektiv genutzt hast.
✨Sei bereit für Fragen zur Selbstorganisation
Da eine strukturierte und ergebnisorientierte Arbeitsweise gefordert ist, sei bereit, Fragen zu deiner Selbstorganisation zu beantworten. Überlege dir, wie du deine Zeit managst und Prioritäten setzt, um deine Aufgaben effizient zu erledigen.
