Mitarbeiterin/Mitarbeiter in der Verwaltung (w/m/d)

Das Institut für Hochfrequenztechnik und Elektronik beschäftigt sich in Forschung und Lehre mit den Schwerpunkten Hochgeschwindigkeitsschaltungen, Antennen und Radar- /Kommunikationssysteme.

Ihre Aufgaben

Das Aufgabengebiet umfasst allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben des Instituts im Team mit zwei weiteren Mitarbeiterinnen.

Dazu zählen:

• Büroorganisation : Terminverwaltung, Kontaktzentrale, Postbearbeitung und Dokumentation
• Kommunikation : Korrespondenz in Deutsch und Englisch (mit Mitarbeitenden, Studierenden, Gastwissenschaftlern und externen Partnern).
• Reisemanagement : Beratung der Mitarbeitenden des Instituts bei der Planung und Buchung und formgerechte Abrechnung von Dienstreisen.
• Veranstaltungsmanagement : Organisation von Veranstaltungen des Instituts (Meetings, Seminare, Workshops), mit Vor- und Nachbereitung sowie Betreuung der Teilnehmer, Pflege von Kontaktdaten
• Instituts-Homepage : Pflege des Internetauftritts des Instituts
• Verwaltung von Drittmittelprojekten : Betreuung von Projekten in Zusammenarbeit mit der Institutsleitung und den wissenschaftlichen Mitarbeitenden mit Planung des Personaleinsatzes, Finanzcontrolling und Überwachung der Berichtspflicht
• Beschaffungswesen : Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen mit Anlage der Bestellungen über das KIT-Bestellsystem, Wareneingangsbuchung und Rechnungsprüfung.
• Institutsorganisation : Berichtswesen, Personalverwaltung, Organisation von Lehre/Prüfungen

Ihr Profil

Sie bringen mit:

• eine abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Verwaltungsbereich sind von Vorteil
• sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• einen routinierten Umgang mit gängiger Bürosoftware (z.B. Word, Excel, Outlook).
• eine sichere und zielgerichtete Kommunikation mit internen und externen Ansprechpersonen
• idealerweise Erfahrung mit den am KIT eingesetzten Verwaltungssystemen (SAP, easyBANF, CAMPUS) oder die Bereitschaft, sich in diese einzuarbeiten
• ausgeprägte Organisationsfähigkeit, eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit zur konstruktiven Zusammenarbeit im Team

Wir bieten

• Sinnstiftende Arbeit :

  Ihre Arbeit schafft die Voraussetzungen für Spitzenforschung – und trägt dazu bei, dass Wissenschaft für Gesellschaft und Zukunft etwas bewegt.

• Flexible Arbeitszeitgestaltung :

  Nutzen Sie Gleitzeit, mobiles Arbeiten und 30 Tage Urlaub für eine optimale Work-Life-Balance.

• Familienfreundlichkeit :

  Das Programm „KIT-Family +“ unterstützt Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf – durch Kinderbetreuung, Ferienangebote, ein Eltern-Kind-Büro und Hilfe bei der Angehörigenpflege.

• Karriere und Entwicklung :

  Wir unterstützen Sie mit einer strukturierten Einarbeitung, vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten und individueller Förderung. So stärken wir Ihr persönliches Wachstum.

• Gesundheit :

  Unter dem Motto „Fit im KIT – mit Körper, Geist und Seele“ fördern wir Ihre Gesundheit mit Sportkursen und Angeboten zur psychischen Gesundheit.

• Individuelle Zusatzleistungen :

  Profitieren Sie von einer betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einem monatlichen Zuschuss von 25 Euro zum Jobticket BW sowie vielfältigen Angeboten rund um Kultur und Freizeit.

Arbeitsort
Karlsruhe (und Eggenstein-Leopoldshafen)

Vertragsdauer
unbefristet

Eingruppierung
EG 6 TV-L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen.

Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne:
Frau Gorré

Frau Jentzsch

Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbungwenden Sie sich bitte an
KimberleyBender
Personalservice (PSE)

Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden - unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe sind eine Bereicherung für unsere Arbeit.Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungsfrist:
Ausschreibungsnummer: 1205/2026

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