Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere Büroabläufe und baue eine kreative Community auf.
- Unternehmen: KIT nova am Karlsruher Institut für Technologie – ein innovatives Lern- und Innovationsökosystem.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Dynamisches Umfeld mit vielen Kontakten und Entwicklungschancen.
- Warum dieser Job: Gestalte einen inspirierenden Raum für Lernen und Innovation mit echten Projekten.
- Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in Büroorganisation.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 50000 € pro Jahr.
Mit KIT nova entsteht am Karlsruher Institut für Technologie (KIT) ein einzigartiges Lern- und Innovationsökosystem, das zum Machen inspiriert: Neues entdecken, Prototypen entwickeln, testen und gemeinsam aus Erfahrungen lernen. Unsere Vision: Ein Haus voller Projekte – von projektbasierten Lehrveranstaltungen über studentische Initiativen bis hin zu Kooperationen mit der Industrie. Auf 4.600 m² schaffen wir Raum für Kreativität, Projekte, Prototypen und eine Community von MacherInnen und InnovatorInnen.
Ihre Aufgaben
- Im administrativen Tagesgeschäft entwickeln und implementieren Sie klare, effiziente Prozesse und schaffen verlässliche Abläufe für KIT nova.
- Im Rahmen der Büroorganisation übernehmen Sie Aufgaben in der Personalverwaltung, koordinieren Termine und fungieren als erste Anlaufstelle für Studierende, Dozierende und Partner – vor Ort, telefonisch und per E-Mail.
- Zu Ihrem Aufgabenbereich gehören kaufmännische Tätigkeiten wie die Übersicht über Finanzen, die Durchführung von Beschaffungsprozessen sowie Aufgaben im Rechnungswesen.
- Für Kurse, Veranstaltungen und weitere Formate koordinieren Sie die Vergabe von Räumlichkeiten und verantworten die Vorbereitung, Bereitstellung und Weiterentwicklung der KIT nova Räumlichkeiten.
- Sie treiben den Aufbau der KIT nova Community aktiv voran, planen und realisieren Angebote eigenständig und setzen Marketingmaßnahmen, Social-Media-Aktivitäten sowie die Weiterentwicklung des Brandings wirkungsvoll um.
- Als Teil des Teams übernehmen Sie eine wichtige Rolle, um mit KIT nova einen inspirierenden, attraktiven und professionellen Ort für projektbasiertes Lernen zu schaffen.
Ihr Profil
- Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation.
- Erfahrung in Administration, Büroorganisation, kaufmännischen Abläufen, Veranstaltungskoordination oder communitynahen Aufgaben; idealerweise in einem dynamischen Umfeld.
- Sicherer Umgang mit PC, digitalen Tools und MS Office.
- Ausgeprägte Organisationsstärke, Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit, Eigeninitiative und klare Kommunikationsfähigkeit.
- Pragmatische, flexible und souveräne Arbeitsweise in einem offenen Umfeld mit vielen Kontakten, wechselnden Aufgaben und hoher Interaktion.
- Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Begeisterung für die Mission von KIT nova und der Aufgabe eine Fläche von 4600m² zum Leben zu erwecken.
Wir bieten
- Sinnstiftende Arbeit: Ihre Arbeit schafft die Voraussetzungen für Spitzenforschung – und trägt dazu bei, dass Wissenschaft für Gesellschaft und Zukunft etwas bewegt.
- Flexible Arbeitszeitgestaltung: Nutzen Sie Gleitzeit, mobiles Arbeiten, Teilzeitmodelle und 30 Tage Urlaub für eine optimale Work-Life-Balance.
- Familienfreundlichkeit: Das Programm „KIT-Family +“ unterstützt Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf – durch Kinderbetreuung, Ferienangebote, ein Eltern-Kind-Büro und Hilfe bei der Angehörigenpflege.
- Karriere und Entwicklung: Wir unterstützen Sie mit einer strukturierten Einarbeitung, vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten und individueller Förderung. So stärken wir Ihr persönliches Wachstum.
- Gesundheit: Unter dem Motto „Fit im KIT – mit Körper, Geist und Seele“ fördern wir Ihre Gesundheit mit Sportkursen, Angeboten zur psychischen Gesundheit und regelmäßigen Vorsorgeuntersuchungen.
- Individuelle Zusatzleistungen: Profitieren Sie von einer betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einem monatlichen Zuschuss von 25 Euro zum Jobticket BW sowie vielfältigen Angeboten rund um Kultur und Freizeit.
Arbeitsort: Karlsruhe (und Eggenstein-Leopoldshafen)
Eingruppierung: EG 8 TV‑L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen.
Vertragsdauer: bis zum 14.04.2029
Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne: Dr. Moritz Mußgnug, moritz.mussgnug@kit.edu
Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung wenden Sie sich bitte an: Yvonne Gemeinder, Personalservice (PSE), yvonne.gemeinder@kit.edu, +49 721 608‑25011
Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden - unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe sind eine Bereicherung für unsere Arbeit. Wir freuen uns daher über alle Bewerbenden. Frauen sind besonders zur Bewerbung eingeladen. Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Bewerbungsfrist: 26.06.2026
Ausschreibungsnummer: 224/2026
Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) für Büroorganisation und Community-Management Arbeitgeber: Karlsruher Institut für Technologie
Das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) bietet Ihnen als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter im Bereich Büroorganisation und Community-Management eine sinnstiftende Tätigkeit in einem inspirierenden Lern- und Innovationsökosystem. Mit flexiblen Arbeitszeitmodellen, einer familienfreundlichen Unternehmenskultur und umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten fördern wir Ihr persönliches Wachstum und Ihre Work-Life-Balance. Genießen Sie die Vorteile eines kreativen Arbeitsumfelds auf 4.600 m², das Raum für Projekte und eine lebendige Community von MacherInnen und InnovatorInnen schafft.
Kontaktdaten:
Karlsruher Institut für Technologie Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) für Büroorganisation und Community-Management erhalten könnten
✨Netzwerken, was das Zeug hält!
Nutze jede Gelegenheit, um mit Leuten aus der Branche ins Gespräch zu kommen. Ob auf Messen, in sozialen Medien oder bei Veranstaltungen – wir sollten uns vernetzen und Kontakte knüpfen, die uns helfen können, den Fuß in die Tür zu bekommen.
✨Sei proaktiv!
Warte nicht darauf, dass die Stellenanzeigen auf dich zukommen. Gehe aktiv auf Unternehmen zu, die dich interessieren, und zeige dein Interesse an einer Mitarbeit. Wir können auch Initiativbewerbungen in Betracht ziehen, um uns von anderen abzuheben.
✨Bereite dich auf Gespräche vor!
Informiere dich über das Unternehmen und die Position, für die du dich bewirbst. Wir sollten unsere Antworten auf häufige Fragen vorbereiten und auch eigene Fragen parat haben, um unser Interesse zu zeigen und einen guten Eindruck zu hinterlassen.
✨Bewirb dich über unsere Website!
Wenn du dich für eine Stelle bei KIT nova interessierst, bewirb dich direkt über unsere Website. So stellen wir sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert bearbeitet wird. Lass uns gemeinsam die Zukunft gestalten!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) für Büroorganisation und Community-Management mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und erzähl uns, warum du für die Rolle bei KIT nova brennst.
Mach es klar und strukturiert:Halte deine Bewerbung übersichtlich und gut strukturiert. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Infos finden können. Das zeigt uns auch deine Organisationsfähigkeit!
Beziehe dich auf die Stellenbeschreibung:Schau dir die Aufgaben und Anforderungen genau an und passe deine Bewerbung entsprechend an. Zeig uns, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten perfekt zu den Anforderungen passen – das macht einen großen Unterschied!
Bewirb dich über unsere Website:Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich am besten über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Karlsruher Institut für Technologie vorbereitet
✨Verstehe die Mission von KIT nova
Mach dich mit der Vision und den Werten von KIT nova vertraut. Zeige im Interview, dass du die Bedeutung von projektbasiertem Lernen verstehst und wie du dazu beitragen kannst, diese inspirierende Community zu fördern.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in Büroorganisation, Community-Management oder Veranstaltungskoordination demonstrieren. So kannst du deine Eignung für die Stelle klar unter Beweis stellen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Interaktion erfordert, ist es wichtig, dass du deine Kommunikationsstärke zeigst. Übe, wie du Informationen klar und präzise vermitteln kannst, sowohl in Deutsch als auch in Englisch.
✨Sei bereit für Fragen zur Flexibilität
In einem dynamischen Umfeld ist Flexibilität gefragt. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, wie du mit wechselnden Aufgaben umgehst und welche Strategien du anwendest, um organisiert und effizient zu bleiben.
