Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisatorische und administrative Unterstützung in einem innovativen Forschungsumfeld.
- Unternehmen: Forschungsgruppe am KIT mit einem internationalen und dynamischen Team.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Familienfreundliche Angebote und Gesundheitsförderung für ein ausgewogenes Leben.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Wissenschaft und arbeite an sinnstiftenden Projekten.
- Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und gute Kommunikationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 49500 - 60500 € pro Jahr.
Ihre Aufgaben
- Organisatorische Unterstützung der Leiterin der Forschungsgruppe „Systems, Data, Simulation & Energy“ (SYDSEN), Prof. Dr. Sanja Lazarova-Molnar, sowie ihrer Mitarbeiter/innen (w/m/d)
- Administrative Unterstützung der Lehre, insbesondere Kommunikation mit Studierenden und Bearbeitung von Anmeldungen
- Administrative Betreuung von Drittmittelprojekten, einschließlich Prüfung und Bearbeitung von Buchungen sowie Erstellung von Finanzübersichten zur Unterstützung der Projektleiter/innen (w/m/d)
- Unterstützung im Einkauf und Beschaffungswesen, insbesondere Einholen von Angeboten, Erstellung von Bestellanforderungen und Bearbeitung von Rechnungen
- Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
- Koordination und Organisation von Terminen, Sitzungen und Veranstaltungen
- Betreuung internationaler Gäste sowie Unterstützung neuer Mitarbeiter/innen (w/m/d) bei administrativen Angelegenheiten
- Pflege und Aktualisierung von Webseiten
- Bearbeitung und Koordination der ein- und ausgehenden Post, E-Mails und telefonischen Anfragen
- Übernahme weiterer typischer Aufgaben im Bereich der Teamassistenz
Ihr Profil
- Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann (w/m/d) für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann (w/m/d) oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation
- Eine einschlägige Berufserfahrung sowie Erfahrungen im Hochschul-, Wissenschafts- oder Forschungsumfeld sind von Vorteil
- Hohe Zuverlässigkeit, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein zeichnen Sie aus
- Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und sorgfältig
- Sie bringen Organisations-, Kommunikations- und Teamfähigkeiten mit
- Sie sind kontaktfreudig und überzeugen durch sicheres und freundliches Auftreten
- Sie sind diskret und verantwortungsbewusst im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Sie haben Freude an der Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld
- Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sie haben sichere und fundierte PC- und MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel und PowerPoint)
Wir bieten
- Sinnstiftende Arbeit: Ihre Arbeit schafft die Voraussetzungen für Spitzenforschung – und trägt dazu bei, dass Wissenschaft für Gesellschaft und Zukunft etwas bewegt.
- Flexible Arbeitszeitgestaltung: Nutzen Sie Gleitzeit, mobiles Arbeiten und 30 Tage Urlaub für eine optimale Work-Life-Balance.
- Familienfreundlichkeit: Das Programm „KIT-Family +“ unterstützt Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf – durch Kinderbetreuung, Ferienangebote, ein Eltern-Kind-Büro und Hilfe bei der Angehörigenpflege.
- Karriere und Entwicklung: Wir unterstützen Sie mit einer strukturierten Einarbeitung, vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten und individueller Förderung. So stärken wir Ihr persönliches Wachstum.
- Gesundheit: Unter dem Motto „Fit im KIT – mit Körper, Geist und Seele“ fördern wir Ihre Gesundheit mit Sportkursen und Angeboten zur psychischen Gesundheit.
- Individuelle Zusatzleistungen: Profitieren Sie von einer betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einem monatlichen Zuschuss von 25 Euro zum Jobticket BW sowie vielfältigen Angeboten rund um Kultur und Freizeit.
Arbeitsort: Karlsruhe (und Eggenstein-Leopoldshafen)
Vertragsdauer: 2 Jahre
Eingruppierung: EG 6 TV-L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen.
Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung wenden Sie sich bitte an Prof. Dr. Sanja Lazarova-Molnar, Dr. Daniel Sommer, Raquel Carrasco Sanchez, Personalservice (PSE).
Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden - unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe sind eine Bereicherung für unsere Arbeit. Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Bewerbungsfrist:
Ausschreibungsnummer: 1213/2026
Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) in der Verwaltung/ Sekretariat Arbeitgeber: Karlsruher Institut für Technologie
Das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitenden sinnstiftende Arbeit in einem inspirierenden Umfeld bietet. Mit flexiblen Arbeitszeitmodellen, einem starken Fokus auf Familienfreundlichkeit und umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten fördert das KIT nicht nur die persönliche Entwicklung, sondern sorgt auch für eine ausgewogene Work-Life-Balance. Zudem profitieren die Mitarbeitenden von individuellen Zusatzleistungen und einem gesundheitsfördernden Arbeitsumfeld, was das KIT zu einem attraktiven Arbeitsplatz macht.
Kontaktdaten:
Karlsruher Institut für Technologie Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) in der Verwaltung/ Sekretariat erhalten könntest
✨Nutze die offizielle Jobbörse
Im öffentlichen Dienst gibt’s oft spezielle Plattformen, wo befristete Stellen ausgeschrieben werden. Schau regelmäßig auf den Webseiten von Karlsruher Institut für Technologie und den jeweiligen öffentlichen Institutionen vorbei, um die neuesten Angebote nicht zu verpassen.
✨Veranstaltungen besuchen
Teilnahme an öffentlichen Informationsveranstaltungen oder Karrieremessen kann echt hilfreich sein. Diese Events geben dir die Möglichkeit, die richtigen Ansprechpartner zu treffen und mehr über die Kultur des öffentlichen Dienstes zu erfahren. Zeig Präsenz und mach auf dich aufmerksam!
✨Engagiere dich ehrenamtlich
Ehrenamtliche Tätigkeiten sind nicht nur super für deinen Lebenslauf, sondern bieten auch großartige Networking-Möglichkeiten im öffentlichen Dienst. Oft lernst du durch Freiwilligenarbeit auch Leute kennen, die dir bei einer befristeten Stelle bei Karlsruher Institut für Technologie Tipps geben können.
✨Bewerbung über unsere Plattform
Vergiss nicht, deine Bewerbung direkt über unsere Webseite einzureichen! Wir bei StudySmarter helfen dir, die besten Chancen zu nutzen, indem wir dir eine Plattform bieten, die speziell auf deine Bedürfnisse im öffentlichen Dienst zugeschnitten ist.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) in der Verwaltung/ Sekretariat mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach eine gute erste Impression mit deinem CV:Gerade im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter und übersichtlicher Lebenslauf wichtig. Achte darauf, deine Berufserfahrung und Ausbildungsstationen chronologisch darzustellen, um deinem Werdegang einen roten Faden zu geben. Vergiss nicht, relevante Weiterbildungen oder Seminare zu erwähnen, die für die Stelle bei Karlsruher Institut für Technologie von Bedeutung sein könnten.
Entwickle ein überzeugendes Motivationsschreiben:In deinem Motivationsschreiben für die befristete Stelle bei Karlsruher Institut für Technologie solltest du klar darlegen, warum du dich für den öffentlichen Dienst interessierst und welche Fähigkeiten du mitbringst. Erkläre, wie du zur Mission der Behörde beitragen kannst und betone deine Teamfähigkeit und Flexibilität. Das sind Eigenschaften, die im öffentlichen Dienst oft sehr geschätzt werden.
Auf relevante Erfahrungen setzen:Wenn du bereits praktische Erfahrungen im öffentlichen Dienst oder in verwandten Bereichen hast, hebe diese in deinem Anschreiben und Lebenslauf besonders hervor. Zeige konkret auf, welche Aufgaben du übernommen und welche Erfolge du erzielt hast. Das gibt den Personalverantwortlichen bei Karlsruher Institut für Technologie ein gutes Bild von deinem Potenzial für die befristete Anstellung.
Zeugnisse und Nachweise einfügen:Im öffentlichen Dienst wird oft auf Qualifikationen und Nachweise Wert gelegt. Stelle sicher, dass du relevante Zeugnisse, wie zum Beispiel Abschlusszeugnisse oder Zertifikate, in deiner Bewerbung beifügst. Das zeigt, dass du für die Stelle bei Karlsruher Institut für Technologie gut aufgestellt bist und steigert deine Chancen auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Karlsruher Institut für Technologie vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen
Im öffentlichen Dienst ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen und Regularien zu verstehen, die an uns gestellt werden. Mach dich mit den Grundprinzipien des öffentlichen Sektors vertraut, damit du zeigen kannst, dass du die Werte und Standards der Institution, für die du dich bewirbst, verstehst.
✨Praxisbeispiele parat haben
Bereite konkrete Beispiele aus deinem bisherigen Werdegang vor, die deine Teamarbeit, Risikomanagement und Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen. Für befristete Stellen im öffentlichen Dienst könnte es auch hilfreich sein, Erfahrungen in Projektarbeit oder mit bestimmten Programmen zu betonen, die relevant für die Stelle bei Karlsruher Institut für Technologie sind.
✨Fragen zur Befristung
Da es sich um eine befristete Stelle handelt, solltest du darauf vorbereitet sein, Fragen zu deiner Flexibilität und langfristigen Perspektive zu beantworten. Genauso kannst du proaktiv nach den Möglichkeiten für eine Verlängerung oder Übernahme fragen, um dein Interesse zu zeigen.
✨Vertrautheit mit den Tools
Je nach spezifischer Aufgabe im öffentlichen Dienst ist der Umgang mit bestimmten Softwaretools oder Plattformen entscheidend. Wenn du weißt, welche Programme oder Systeme bei Karlsruher Institut für Technologie verwendet werden, bringe Beispiele aus deiner Erfahrung mit diesen Tools mit, um deine Eignung zu unterstreichen.
