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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte das TRIANGEL Team administrativ und unterstütze bei Finanz- und Sekretariatsaufgaben.
- Arbeitgeber: Werde Teil der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit internationalem Forschungsumfeld.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, Homeoffice, Sportangebote und einen Zuschuss zum Jobticket.
- Warum dieser Job: Erlebe ein dynamisches Team und entwickle deine Fähigkeiten in einem spannenden Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Bachelor im Verwaltungsmanagement oder vergleichbare Ausbildung mit relevanter Berufserfahrung erforderlich.
- Andere Informationen: Bewerbungsfrist bis 15.08.2025, befristet bis 31.12.2026.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Office Managerin / Office Manager (w/m/d)50% bis 80% in Teilzeit
Organisationseinheit
Dienstleistungseinheit Innovations- und Relationsmanagement (IRM)
Ihre Aufgaben
Am Arbeitsplatz in der Kaiserstraße 89 betreuen Sie das TRIANGEL Team der Dienstleistungseinheit IRM administrativ, welches überwiegend drittmittelfinanziert agiert. Hierbei nehmen Sie folgende Aufgaben wahr:
- Finanzadministration und -controlling:
– Finanzcontrolling der geförderten Drittmittelprojekte
– Erstellung von Drittmittelanzeigen
– Budgetcontrolling der Kostenstellen und PSP-Elemente (SAP, AREB)
– Budgetvorausschau und -planung mit ersten Vorschlägen zur weiteren Vorgehensweise
– Dokumentation und Aufbereitung aller Veranstaltungen (Statistiken)
– Erstellung von Präsentationen und Übersichten - Administration zur Vermietung von Räumlichkeiten
– Erstellung von Kalkulationen und Angebotspaketen für Partner (Miete, Dienstleistungen)
– Erstellung von Verträgen mit Ergänzung des Angebotspakets
– Vertragskoordination
– Sicherstellung interner Umbuchungen bzw. Rechnungsstellung an externe Kunden - Sekretariatstätigkeiten wie Koordination von Anfragen als Erstkontakt, Terminkoordination, Beschaffungen, Vorbereitung von Dienstreisen, Verträge von Hilfskräften, Wissensmanagement von Arbeitsprozessen etc.
Eintrittstermin
Sie verfügen über:
- ein Bachelorstudium im Verwaltungs- oder Personalmanagement oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung in einem einschlägigen Bereich mit Berufserfahrung bzw. eine vergleichbare Qualifikation mit langjähriger Erfahrung in der Personaladministration
- einschlägige mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat, Office Management oder Teamassistenz oder einer vergleichbaren Tätigkeit
- schnelle Einarbeitungskompetenz in neue Systeme
- idealerweise Kenntnisse im Umgang mit ASANA
- sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
- gute Kommunikationsfähigkeit
- Dienstleistungsorientierung
- Freude an der Arbeit in einem dynamischen Team
Wünschenswert sind Kenntnisse und Erfahrungen in der Administration des KIT.
EG 9a, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Das bieten wir Ihnen
Werden auch Sie Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen.
Vertragsdauer
Bewerbungsfrist bis
Fachliche Ansprechperson
Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Herr Manuel Köcher, manuel.koecher@kit.edu, Telefon: +49 173 5133582.
Bitte bewerben Sie sich online über den unten stehenden Button für die Ausschreibungsnummer319/2025.
Ausschreibungsnummer: 319/2025
Bei gleicherEignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.
gemeinsam einzigartig
Office Managerin / Office Manager (w/m/d)50% bis 80% in Teilzeit
Organisationseinheit
Dienstleistungseinheit Innovations- und Relationsmanagement (IRM)
Ihre Aufgaben
Am Arbeitsplatz in der Kaiserstraße 89 betreuen Sie das TRIANGEL Team der Dienstleistungseinheit IRM administrativ, welches überwiegend drittmittelfinanziert agiert. Hierbei nehmen Sie folgende Aufgaben wahr:
- Finanzadministration und -controlling:
– Finanzcontrolling der geförderten Drittmittelprojekte
– Erstellung von Drittmittelanzeigen
– Budgetcontrolling der Kostenstellen und PSP-Elemente (SAP, AREB)
– Budgetvorausschau und -planung mit ersten Vorschlägen zur weiteren Vorgehensweise
– Dokumentation und Aufbereitung aller Veranstaltungen (Statistiken)
– Erstellung von Präsentationen und Übersichten - Administration zur Vermietung von Räumlichkeiten
– Erstellung von Kalkulationen und Angebotspaketen für Partner (Miete, Dienstleistungen)
– Erstellung von Verträgen mit Ergänzung des Angebotspakets
– Vertragskoordination
– Sicherstellung interner Umbuchungen bzw. Rechnungsstellung an externe Kunden - Sekretariatstätigkeiten wie Koordination von Anfragen als Erstkontakt, Terminkoordination, Beschaffungen, Vorbereitung von Dienstreisen, Verträge von Hilfskräften, Wissensmanagement von Arbeitsprozessen etc.
Eintrittstermin
01.11.2025
Ihre Qualifikation
Sie verfügen über:
- ein Bachelorstudium im Verwaltungs- oder Personalmanagement oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung in einem einschlägigen Bereich mit Berufserfahrung bzw. eine vergleichbare Qualifikation mit langjähriger Erfahrung in der Personaladministration
- einschlägige mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat, Office Management oder Teamassistenz oder einer vergleichbaren Tätigkeit
- schnelle Einarbeitungskompetenz in neue Systeme
- idealerweise Kenntnisse im Umgang mit ASANA
- sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
- Organisationstalent
- gute Kommunikationsfähigkeit
- Dienstleistungsorientierung
- Freude an der Arbeit in einem dynamischen Team
Wünschenswert sind Kenntnisse und Erfahrungen in der Administration des KIT.
Entgelt
EG 9a, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Das bieten wir Ihnen
Werden auch Sie Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen.
Vertragsdauer
befristet bis 31.12.2026
Bewerbungsfrist bis
15.08.2025
Fachliche Ansprechperson
Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Herr Manuel Köcher, manuel.koecher@kit.edu, Telefon: +49 173 5133582.
Bitte bewerben Sie sich online über den unten stehenden Button für die Ausschreibungsnummer319/2025.
Ausschreibungsnummer: 319/2025
Bei gleicherEignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.
Kontakt
Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung:
Personalservice (PSE) – Personalbetreuung
Frau Wörner
Telefon: +49 721 608-25006,
Karlsruher Institut für Technologie (KIT)
Hermann-von-Helmholtz-Platz 1
76344 Eggenstein-Leopoldshafen
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#J-18808-Ljbffr
Office Managerin / Office Manager (w/m/d) - 50% bis 80% in Teilzeit Arbeitgeber: Karlsruher Institut für Technologie
Kontaktperson:
Karlsruher Institut für Technologie HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Managerin / Office Manager (w/m/d) - 50% bis 80% in Teilzeit
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Kommilitonen, die bereits im Bereich Office Management arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar Empfehlungen aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen der Stelle, insbesondere in Bezug auf Finanzadministration und -controlling. Zeige in Gesprächen, dass du die relevanten Tools wie SAP oder ASANA beherrschst oder bereit bist, diese schnell zu lernen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zur Teamarbeit und Kommunikation vor. Da die Stelle in einem dynamischen Team ist, ist es wichtig, deine Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit anderen hervorzuheben.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Dienstleistungsorientierung! Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, wo du proaktiv Lösungen für Kunden oder Kollegen gefunden hast. Das wird dir helfen, dich von anderen Bewerbern abzuheben.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Managerin / Office Manager (w/m/d) - 50% bis 80% in Teilzeit
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Qualifikationen heraus: Betone in deinem Lebenslauf und Anschreiben deine relevanten Erfahrungen im Bereich Office Management, insbesondere deine Kenntnisse in der Finanzadministration und -controlling. Zeige auf, wie deine Fähigkeiten den Anforderungen der Stelle entsprechen.
Verfasse ein überzeugendes Anschreiben: In deinem Anschreiben solltest du klar darlegen, warum du dich für die Position interessierst und was dich an der Arbeit im Innovations- und Relationsmanagement reizt. Gehe auf spezifische Aufgaben ein, die dir besonders liegen, wie z.B. die Erstellung von Präsentationen oder die Vertragskoordination.
Beziehe dich auf die geforderten Soft Skills: Die Stellenanzeige hebt die Bedeutung von Kommunikationsfähigkeit und Dienstleistungsorientierung hervor. Stelle sicher, dass du Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung einbringst, die diese Fähigkeiten belegen.
Prüfe deine Unterlagen auf Vollständigkeit: Bevor du deine Bewerbung abschickst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein Lebenslauf aktuell ist und alle relevanten Informationen enthält, die für die Position wichtig sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Karlsruher Institut für Technologie vorbereitest
✨Bereite dich auf spezifische Fragen vor
Da die Position im Finanzcontrolling und der Verwaltung liegt, solltest du dich auf Fragen zu Budgetplanung, Finanzadministration und den Umgang mit Software wie SAP vorbereiten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen zeigen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
In dieser Rolle ist es wichtig, gut kommunizieren zu können. Bereite dich darauf vor, deine Kommunikationsstrategien zu erläutern und wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit verschiedenen Stakeholdern zusammengearbeitet hast.
✨Demonstriere dein Organisationstalent
Die Position erfordert ein hohes Maß an Organisation. Sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen, wie du in der Vergangenheit Projekte oder Aufgaben organisiert hast, um die Effizienz zu steigern und Deadlines einzuhalten.
✨Informiere dich über das Unternehmen
Recherchiere das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) und seine Dienstleistungen. Zeige im Interview, dass du die Mission und Werte des Unternehmens verstehst und wie du dazu beitragen kannst, diese zu erreichen.
