Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere interne Abläufe und unterstütze das Team bei verschiedenen administrativen Aufgaben.
- Unternehmen: KIT - ein innovatives Forschungsinstitut mit einem freundlichen Arbeitsumfeld.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub und zahlreiche Gesundheitsangebote.
- Weitere Informationen: Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten und ein unterstützendes Team warten auf dich.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Wissenschaft und trage zu bedeutenden Projekten bei.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung in Verwaltung oder vergleichbare Qualifikation erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 50000 € pro Jahr.
Ihre Aufgaben
- Organisieren der internen Post
- Unterstützung der Mitarbeiter bei Beschaffungsprozessen (Reiseanträge, Versandbenachrichtigungen, Catering-Bestellungen)
- Unterstützung der Mitarbeiter bei der Nutzung des ESS-Systems (z.B. für Urlaubsanträge)
- Beantwortung von Telefonanrufen, Screening von Anrufen, Beantwortung von Anfragen und Vorbereitung von Geschäftsanliegen für die zuständige Kontaktperson
- Planung und Nachverfolgung von Reisen für den stellvertretenden Direktor des Instituts
- Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen wie Workshops und Seminaren
- Vertretung im Sekretariat des Instituts: zentrale Anlaufstelle, Terminplanung und Reiseorganisation
- Vertretung im Sekretariat der Abteilung: Koordination und Überwachung der Zeitpläne für Vorlesungen, Seminare und Prüfungen
Ihr Profil
- Abgeschlossene Berufsausbildung in der Verwaltung oder im kaufmännischen Bereich (z.B. Fachkraft für Büromanagement) oder eine vergleichbare Qualifikation
- Fundierte Kenntnisse im Umgang mit Computern und MS Office
- Erfahrung mit digitalen Kommunikationsmitteln
- Erfahrung mit den am KIT verwendeten Verwaltungssystemen (z.B. SAP)
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
- Zuverlässigkeit, Gewissenhaftigkeit, Vertraulichkeit und ein freundliches Auftreten
Wir bieten
- Sinnvolle Mitgestaltung: Ihre Arbeit schafft die Voraussetzungen für Spitzenforschung und trägt dazu bei, dass Wissenschaft einen greifbaren Unterschied für die Gesellschaft und die Zukunft macht.
- Flexible Arbeitszeiten: Nutzen Sie flexible Arbeitszeitmodelle, Homeoffice-Möglichkeiten und einen Anspruch auf 30 Tage Jahresurlaub, um eine optimale Work-Life-Balance zu erreichen.
- Familienfreundlichkeit: Das Programm „KIT-Familie+“ unterstützt Sie dabei, Beruf und Familie zu vereinbaren, indem es Kinderbetreuung, Ferienaktivitäten, ein Eltern-Kind-Büro und Unterstützung bei der Pflege von Angehörigen anbietet.
- Karriere- und Entwicklungsmöglichkeiten: Wir bieten Ihnen ein strukturiertes Einarbeitungsprogramm, ein breites Spektrum an Weiterbildungsmöglichkeiten und individuelle Unterstützung, um Ihr persönliches Wachstum zu fördern.
- Gesund bleiben: Unter dem Motto „Fit am KIT – Körper, Geist und Seele“ fördern wir Ihr Wohlbefinden durch Fitnesskurse, Programme zur psychischen Gesundheit und regelmäßige Vorsorgeuntersuchungen.
- Individuelle Zusatzleistungen: Genießen Sie eine betriebliche Altersvorsorge (VBL), einen monatlichen Zuschuss von 25 € zum JobTicketBW sowie ein breites Angebot an kulturellen und Freizeitprogrammen.
Arbeitsort: Eggenstein-Leopoldshafen (und Karlsruhe)
Vertragsdauer: Unbefristet
Gehalt: Entgeltgruppe 6 TV-L; die Eingruppierung erfolgt nach persönlichen und fachlichen Qualifikationen.
Kontaktperson in der Linienführung: Prof. Dr. Horst Geckeis, +49 721 608-22230, horst.geckeis@kit.edu
Für allgemeine Fragen zum Bewerbungsprozess: Silvia Ratzel, Personalservice (PSE), silvia.ratzel@kit.edu, +49 721 608-25544
Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeiter; unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe bereichern unsere Arbeit. Bewerbungen von anerkannten schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.
Bewerbung bis: 2026-09-13
Stellenanzeige Nummer: 314/2026
Secretary (f/m/d) Arbeitgeber: Karlsruher Institut für Technologie
Das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitenden sinnstiftende Arbeit in einem inspirierenden Umfeld bietet. Mit flexiblen Arbeitszeitmodellen, einem starken Fokus auf Familienfreundlichkeit und umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten fördert das KIT nicht nur die persönliche Entwicklung, sondern sorgt auch für eine ausgewogene Work-Life-Balance. Zudem profitieren die Mitarbeitenden von individuellen Zusatzleistungen und einem gesundheitsfördernden Arbeitsumfeld, was das KIT zu einem attraktiven Arbeitsplatz macht.
Kontaktdaten:
Karlsruher Institut für Technologie Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Secretary (f/m/d) erhalten könntest
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Karlsruher Institut für Technologie
Wenn du auf der Website von Karlsruher Institut für Technologie stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Secretary (f/m/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Karlsruher Institut für Technologie erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Karlsruher Institut für Technologie vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
