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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Assist in financial controlling, organization, correspondence, ordering, and campus management.
- Arbeitgeber: Join KIT, a leading research university tackling global challenges in energy, mobility, and information.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible working hours, home office options, sports activities, and a monthly job ticket subsidy.
- Warum dieser Job: Be part of an innovative team working on AI applications in a dynamic international environment.
- Gewünschte Qualifikationen: Requires commercial training, secretarial experience, strong communication skills in German and English.
- Andere Informationen: Applications are open until 31.08.2024; individuals with disabilities are encouraged to apply.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Campus Süd
Als "Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft" schafft und vermittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 9.800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen.
Ihre Aufgaben
Wir suchen für das Institut für Technik der Informationsverarbeitung (ITIV) zum nächstmöglichen Zeitpunkt, unbefristet, eine/einen Teamassistentin / Teamassistenten (w/m/d) im Sekretariat. Unser Team forscht an aktuellen Anwendungen von Künstlicher Intelligenz, Methoden der Absicherung und prototypischer Realisierung von Funktionen in allen wirtschaftlichen und gesellschaftsrelevanten Bereichen. Wir haben zahlreiche Projektkooperationen bspw. mit WMF, der Automobilindustrie oder dem Europapark.
- Finanzcontrolling: Als Teil unseres Teams führen Sie das Sekretariat von Professor Sax und nehmen hierbei Aufgaben im Finanzcontrolling wahr.
- Organisation: Terminkoordination, Buchen und Organisieren von Veranstaltungen, Dienstreisen und Gastvorträgen.
- Korrespondenz: Sie verantworten die Kommunikation mit den Beschäftigten, den Studierenden und externen Partnern aus Forschung und Industrie in Deutsch und in Englisch und übersetzen Dokumente ins Englische.
- Bestellwesen: Sie übernehmen Bestellungen in SAP SRM und kontrollieren Rechnungen.
- Campusmanagement: Sie verbuchen Studien- und Prüfungsleistungen im Campus-Managementsystem.
Ihre Qualifikation
- Ausbildung: Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und mehrjährige Sekretariatserfahrung.
- Expertise: Sie haben gute EDV-, MS Office- und SAP-Kenntnisse.
- Kommunikation: Sie kommunizieren stilsicher auf Deutsch und bringen Ihre guten Englischkenntnisse in Wort und Schrift in die täglichen Aufgaben ein.
- Softskills: Selbstständiges und zuverlässiges Arbeiten sowie Kommunikationsstärke und eine offene, freundliche Art machen Sie aus?
Dann freuen wir uns sehr auf Ihre Bewerbung. Werden auch Sie Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen.
Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt. Bewerben Sie sich bitte online bis zum 31.08.2024 unter Angabe der Ausschreibung-Nr. 1307/2024 bei Frau Jana Kehrer, Karlsruher Institut für Technologie (KIT), Personalservice, Kaiserstraße 12, 76131 Karlsruhe. Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Herr Dr.-Ing. Jens Becker, E-Mail: jens.becker(at)kit.edu. Weitere Informationen finden Sie im Internet: www.kit.edu.
Teamassistentin / Teamassistent (w/m/d) im Sekretariat Arbeitgeber: Karlsruher Institut für Technologie
Kontaktperson:
Karlsruher Institut für Technologie HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Teamassistentin / Teamassistent (w/m/d) im Sekretariat
✨Tip Number 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits am KIT arbeiten oder dort Praktika gemacht haben. Sie können dir wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Teamassistentin geben.
✨Tip Number 2
Bereite dich auf mögliche Fragen vor, die sich auf deine Erfahrungen im Finanzcontrolling und der Organisation von Veranstaltungen beziehen. Überlege dir konkrete Beispiele, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen zeigen.
✨Tip Number 3
Informiere dich über aktuelle Projekte am Institut für Technik der Informationsverarbeitung (ITIV). Zeige in deinem Gespräch Interesse an deren Forschungsthemen und wie du das Team unterstützen kannst.
✨Tip Number 4
Sei bereit, deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis zu stellen. Übe, wie du komplexe Informationen klar und präzise auf Deutsch und Englisch vermitteln kannst, da dies ein wichtiger Teil deiner zukünftigen Aufgaben sein wird.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Teamassistentin / Teamassistent (w/m/d) im Sekretariat
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Anforderungen: Lies die Stellenbeschreibung sorgfältig durch und achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben. Stelle sicher, dass du alle geforderten Qualifikationen und Erfahrungen in deiner Bewerbung hervorhebst.
Betone deine Erfahrungen: Hebe relevante Erfahrungen aus deiner bisherigen beruflichen Laufbahn hervor, insbesondere im Bereich Sekretariat, Finanzcontrolling und Organisation. Zeige, wie deine Fähigkeiten zur Unterstützung des Teams beitragen können.
Sprich die Sprache der Stelle: Verwende in deinem Anschreiben und Lebenslauf eine klare und präzise Sprache. Achte darauf, sowohl Deutsch als auch Englisch zu verwenden, um deine Sprachkenntnisse zu demonstrieren, besonders wenn es um die Kommunikation mit internationalen Partnern geht.
Schließe ein Motivationsschreiben ein: Füge ein Motivationsschreiben hinzu, in dem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst und was dich an der Arbeit am KIT reizt. Betone deine Begeisterung für die Forschung und die Möglichkeit, Teil eines innovativen Teams zu sein.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Karlsruher Institut für Technologie vorbereitest
✨Zeige deine Organisationstalente
Da die Rolle viel mit Organisation und Koordination zu tun hat, solltest du konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung nennen, wo du erfolgreich Veranstaltungen oder Termine organisiert hast. Das zeigt, dass du die Anforderungen der Position verstehst.
✨Bereite dich auf Finanzcontrolling vor
Informiere dich über grundlegende Aspekte des Finanzcontrollings, da dies ein wichtiger Teil der Stelle ist. Sei bereit, Fragen zu beantworten, wie du in der Vergangenheit mit Budgetierung und Rechnungsprüfung umgegangen bist.
✨Sprich über deine Kommunikationsfähigkeiten
Die Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern ist entscheidend. Bereite Beispiele vor, in denen du erfolgreich in Deutsch und Englisch kommuniziert hast, um deine Sprachkenntnisse und deine Fähigkeit zur interkulturellen Kommunikation zu demonstrieren.
✨Sei offen für Fragen zu SAP und EDV-Kenntnissen
Da gute SAP- und EDV-Kenntnisse gefordert sind, sei bereit, deine Erfahrungen mit diesen Tools zu erläutern. Wenn du spezifische Projekte oder Aufgaben hast, bei denen du diese Fähigkeiten eingesetzt hast, teile sie im Gespräch.
