Teamassistentin / Teamassistent (w/m/d) im Sekretariat

Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Campus Süd

Teamassistentin / Teamassistent (w/m/d) im Sekretariat

Als "Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft" schafft und vermittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 9.800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen.

Wir suchen für das Institut für Technik der Informationsverarbeitung (ITIV) zum nächstmöglichen Zeitpunkt, unbefristet, eine/einen

Teamassistentin / Teamassistenten (w/m/d) im Sekretariat

Ihre Aufgaben

Wir sind als Institut für Technik der Informationsverarbeitung (ITIV) mit über 60 Beschäftigten eines der größten Institute in der Fakultät für Elektrotechnik und Informationstechnik. Unser Team forscht an aktuellen Anwendungen von Künstlicher Intelligenz, Methoden der Absicherung und prototypischer Realisierung von Funktionen in allen wirtschaftlichen und gesellschaftsrelevanten Bereichen. Wir haben zahlreiche Projektkooperationen bspw. mit WMF, der Automobilindustrie oder dem Europapark.

Ihre Aufgaben sind insbesondere:

• Finanzcontrolling: Als Teil unseres Teams führen Sie das Sekretariat von Professor Sax und nehmen hierbei Aufgaben im Finanzcontrolling wahr.
• Organisation: Terminkoordination, Buchen und Organisieren von Veranstaltungen, Dienstreisen und Gastvorträgen.
• Korrespondenz: Sie verantworten die Kommunikation mit den Beschäftigten, den Studierenden und externen Partnern aus Forschung und Industrie in Deutsch und in Englisch und übersetzen Dokumente ins Englische.
• Bestellwesen: Sie übernehmen Bestellungen in SAP SRM und kontrollieren Rechnungen.
• Campusmanagement: Sie verbuchen Studien- und Prüfungsleistungen im Campus-Managementsystem.

Ihre Qualifikation

• Ausbildung: Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und mehrjährige Sekretariatserfahrung.
• Expertise: Sie haben gute EDV-, MS Office- und SAP-Kenntnisse.
• Kommunikation: Sie kommunizieren stilsicher auf Deutsch und bringen Ihre guten Englischkenntnisse in Wort und Schrift in die täglichen Aufgaben ein.
• Softskills: Selbstständiges und zuverlässiges Arbeiten sowie Kommunikationsstärke und eine offene, freundliche Art machen Sie aus? Dann freuen wir uns sehr auf Ihre Bewerbung.

Werden auch Sie Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen.

Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.

Bewerben Sie sich bitte online bis zum 31.08.2024 unter Angabe der Ausschreibung-Nr. 1307/2024 bei Frau Jana Kehrer, Karlsruher Institut für Technologie (KIT), Personalservice, Kaiserstraße 12, 76131 Karlsruhe. Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Herr Dr.-Ing. Jens Becker, E-Mail: jens.becker(at)kit.edu.

Weitere Informationen finden Sie im Internet: www.kit.edu

KIT – Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft