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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze Führungskräfte bei der Organisation von Vorstellungsgesprächen und Budgetkontrolle.
- Arbeitgeber: Karlsruher Institut für Technologie - eine Exzellenzuniversität mit internationalem Flair.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice, Sportangebote und Zuschuss zum Jobticket.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines innovativen Teams und gestalte die Zukunft in einem dynamischen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, Erfahrung in Teamassistenz und gute MS Office-Kenntnisse.
- Andere Informationen: Hervorragende Weiterbildungsmöglichkeiten und ein unterstützendes Arbeitsumfeld.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Job Description
Als „Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ schafft und vermittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 10.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen.Wir suchen für die Dienstleistungseinheiten „Buchhaltung“, „Haushalt und Finanzen“ sowie die Serviceeinheit „Finanzen“ ab 01.01.2026 unbefristet zwei Teamassistenzen (w/m/d)Voll- und TeilzeitTätigkeitsbeschreibungAlle allgemeinen Assistenztätigkeiten fallen in Ihren Zuständigkeitsbereich.
Ferner unterstützen Sie die Führungskräfte bei Einstellungsvorgängen indem Sie Vorstellungsgespräche organisieren, den Arbeitsplatz vorbereiten und neue Mitarbeitende bei allen organisatorischen Fragen unterstützen. Sie kümmern sich um die Beschaffungen der Organisationseinheiten unter Berücksichtigung der einschlägigen Vorschriften. Die Einführung eines übergreifenden Dokumentenmanagementsystems sowie dessen Weiterentwicklung sind ein weiteres Aufgabenfeld.
Besondere Bedeutung kommt der Budgetkontrolle für die Serviceeinheit Finanzen und die dazugehörigen Dienstleistungseinheiten zu. Hierbei kontrollieren Sie die korrekte Zuordnung von Ausgabepositionen, erstellen Hochrechnungen auch überjährig und leiten bei Bedarf Maßnahmen ab.Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung in der Teamassistenz und der Sachbearbeitung. Fundierte EDV- und MS Office-Kenntnisse sind unerlässlich.
Kenntnisse im Berichtswesen SAP-BW wären von Vorteil. Ein gewandtes und sicheres Auftreten sowie Organisationstalent und Teamfähigkeit setzen wir voraus. Persönlich zeichnen Sie sich durch eine selbstständige und planvolle Arbeitsweise und eine hohe Zuverlässigkeit aus.
Ein sensibler und verantwortungsbewusster Umgang mit geschützten und personenbezogenen Daten sowie vertraulichen Informationen ist für Sie selbstverständlich.Werden auch Sie Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten.
Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen. Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.KontaktBewerben Sie sich bitte online bis zum 28.11.2025 unter Angabe der Ausschreibung-Nr. 462/2025 bei Frau Yvonne Gemeinder, Karlsruher Institut für Technologie (KIT), Personalservice, Hermann-von-Helmholtz-Platz 1, 76344 Eggenstein-Leopoldshafen.
Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Frau Christine Bender, E-Mail: christine.bender@kit.edu .Weitere Informationen finden Sie im Internet: www.kit.eduKIT – Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft
Teamassistenz (w/m/d) für den Bereich Finanzen Arbeitgeber: Karlsruher Institut für Technologie
Kontaktperson:
Karlsruher Institut für Technologie HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Teamassistenz (w/m/d) für den Bereich Finanzen
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, direkt mit dem Team oder der Führungskraft zu sprechen, nutze sie. Zeige dein Interesse und stelle Fragen, um mehr über die Position und das Team zu erfahren.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dir typische Fragen überlegst, die in deinem Bereich gestellt werden könnten. Übe deine Antworten laut, damit du sicherer auftrittst.
✨Tipp Nummer 3
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die im gleichen Bereich arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben oder sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert an die richtige Stelle gelangt. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Teamassistenz (w/m/d) für den Bereich Finanzen
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wenn wir deine Bewerbung lesen, wollen wir dich kennenlernen. Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert, Teil unseres Teams zu werden. Authentizität kommt immer gut an!
Anpassung ist der Schlüssel: Schau dir die Stellenbeschreibung genau an und passe dein Anschreiben entsprechend an. Hebe hervor, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten perfekt zu den Anforderungen passen. Das zeigt uns, dass du wirklich interessiert bist!
Klarheit und Struktur: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Verwende Absätze und Überschriften, um die Lesbarkeit zu verbessern. Wir schätzen eine gut organisierte Bewerbung, die uns das Lesen erleichtert.
Online bewerben!: Vergiss nicht, dich über unsere Website zu bewerben! Das macht es für uns einfacher, deine Unterlagen zu verwalten und sicherzustellen, dass du alle wichtigen Informationen erhältst. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Karlsruher Institut für Technologie vorbereitest
✨Informiere dich über das Unternehmen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) verschaffen. Informiere dich über deren Projekte und Ziele, insbesondere im Bereich Finanzen. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Teamassistenz und Sachbearbeitung unter Beweis stellen. Sei bereit, diese während des Interviews zu teilen, um deine Eignung für die Position zu untermauern.
✨Fragen vorbereiten
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das können Fragen zur Teamstruktur, den Herausforderungen im Finanzbereich oder den Weiterentwicklungsmöglichkeiten sein. Das zeigt, dass du aktiv an der Position interessiert bist.
✨Präsentiere dich professionell
Achte auf ein gepflegtes Erscheinungsbild und eine positive Körpersprache. Ein sicheres Auftreten ist wichtig, besonders in einem Umfeld, das Wert auf Teamarbeit und Zuverlässigkeit legt. Übe deinen ersten Eindruck!
