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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Geschäftsführung und das Team in administrativen und organisatorischen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Die Messe Karlsruhe ist ein führender Veranstalter in einer der stärksten Wirtschaftsregionen Europas.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und Gesundheitsmanagement.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und arbeite an strategischen Themen mit sozialer Wirkung.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und gute Deutsch- sowie Englischkenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Betriebliche Altersvorsorge und Essenszuschüsse sind ebenfalls Teil des Angebots.
Über uns: Die Messe Karlsruhe zählt in Deutschland zu den etablierten Messe- und Kongressstandorten und ist ein führender Veranstalter in einer der stärksten Wirtschaftsregionen Europas. Neben einer Vielzahl von Eigenveranstaltungen sind wir auch für die professionelle Durchführung von nationalen und internationalen Gastmessen und Gastkongressen bekannt.
Zur aktiven Mitwirkung in unserem Stabsbereich Legal & Corporate Affairs suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement / Bürokommunikation, Managementassistent, Wirtschaftsassistent (Büro) als Teamassistenz / Office Manager (m/w/d) – Messe & Kongress in Teilzeit 60% unbefristet.
In Ihrer Funktion erwartet Sie ein vielfältiges und breites Aufgabenspektrum in einem dynamischen Umfeld. Sie übernehmen Aufgaben administrativer, organisatorischer und protokollarischer Art für die Geschäftsführung und des Legal & Corporate Affairs-Teams. Als Teil unseres Teams sind Sie nah an strategischen Themen und wirken an der Umsetzung wichtiger Entscheidungen an der Schnittstelle zur öffentlichen Verwaltung mit.
Ihre Aufgaben sind:
- Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung und des Legal & Corporate Affairs-Teams in allen organisatorischen und administrativen Angelegenheiten (z. B. Organisation von Besprechungen und Sitzungen, Wiedervorlage- und Dokumentenmanagement inkl. Ablage)
- Mitwirkung bei der Erstellung von Gremien- und sonstigen Vorlagen (insbesondere Lektorat und Korrekturläufe) sowie Erstellung von Korrespondenz und Präsentationen zur Innen- und Außendarstellung
- Unterstützung des Legal & Corporate Affairs-Teams bei der Weiterentwicklung der Prozesse und (insbesondere digitalen) Ablagestrukturen sowie des Intranetauftritts des Teams
- Mitarbeit im Themenfeld Nachhaltigkeit und ggfs. eigenständige Abwicklung von Sonderprojekten
- Sie kümmern sich um alle administrativen und organisatorischen Anforderungen, die der Bürobetrieb vor Ort mit sich bringt
Sie bringen mit:
- Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen oder im Verwaltungsbereich, beispielsweise Kaufmann für Büromanagement, Kaufmann für Bürokommunikation, Managementassistent, Kaufmännischer Assistent / Wirtschaftsassistent (Büro), Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) oder Ähnliches
- Idealerweise Berufserfahrung in ähnlicher Position oder in der Verwaltung sowie juristische (Grund-)Kenntnisse
- Sehr gute deutsche und gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift – Rechtschreibung und Zeichensetzung beherrschen Sie perfekt
- Verschwiegenheit, Loyalität, eine ausgeprägte Teamfähigkeit sowie eine zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise zeichnen Sie aus
- Sie sind ein Organisationstalent und haben ein hohes Qualitätsbewusstsein
- Sie verfügen über gute Kommunikationsfähigkeiten und ein freundliches Auftreten und sind sicher im Umgang mit den gängigen MS-Office-Produkten
Wir bieten Ihnen:
- Die Möglichkeit in einem strategischen Aufgabenfeld mitzuwirken
- Ein aufgeschlossenes und motiviertes Arbeitsumfeld
- Eine Unternehmenskultur, die durch ein positives, gemeinsames Vorangehen geprägt ist
- flexible und familienfreundliche Arbeitsbedingungen durch Gleitzeitmodell
- Betriebliche Altersvorsorge (Zusatzversorgungskasse des Öffentlichen Dienstes)
- Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
- Umfangreiches E-Learning-Angebot (kostenlose Online-Kurse für alle Mitarbeitenden)
- Betriebliches Gesundheits-Management
- Deutschlandticket Job und Fahrradleasing mit Arbeitgeberzuschuss
- Betriebliches Gesundheits-Management durch ergonomische Arbeitsplätze und Zuschuss zur Fitnessstudiomitgliedschaft
- Mitarbeiter Bonuskarte
- Essenszuschüsse in Form von Gutscheinen
- Eine grüne Stadt mit hoher Lebensqualität und guter Infrastruktur, in einer Region mit großem Freizeitwert
Die Messe Karlsruhe engagiert sich für Chancengleichheit. Die leistungsgerechte Vergütung erfolgt nach TVöD.
Interesse? Dann bewerben Sie sich unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung direkt hier über unser Bewerbermanagement.
Jetzt bewerben
Ansprechpartner: Marc-Oliver Dopf
+49 721 3720-2129
Karlsruher Messe- und Kongress GmbH
Personalabteilung
Festplatz 9
76137 Karlsruhe
Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement / Bürokommunikation, Managementassistent, Wirtschaftsassistent (Büro) als Teamassistenz / Office Manager (m/w/d) - Messe & Kongress Arbeitgeber: Karlsruher Messe- und Kongress GmbH
Kontaktperson:
Karlsruher Messe- und Kongress GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement / Bürokommunikation, Managementassistent, Wirtschaftsassistent (Büro) als Teamassistenz / Office Manager (m/w/d) - Messe & Kongress
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die Messe Karlsruhe und ihre Veranstaltungen. Zeige in deinem Gespräch, dass du ein echtes Interesse an der Branche hast und verstehst, wie wichtig die Rolle des Office Managers in diesem Kontext ist.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, spezifische Beispiele für deine organisatorischen Fähigkeiten zu nennen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit komplexe Aufgaben erfolgreich gemeistert hast und präsentiere diese Erfahrungen im Gespräch.
✨Tip Nummer 3
Nutze dein Netzwerk, um mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Position zu erfahren. Vielleicht kennst du jemanden, der bereits bei der Messe Karlsruhe arbeitet oder gearbeitet hat, und kann dir wertvolle Einblicke geben.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, Fragen zur Digitalisierung und Prozessoptimierung zu beantworten. Da das Unternehmen Wert auf die Weiterentwicklung digitaler Ablagestrukturen legt, solltest du deine Kenntnisse in diesem Bereich hervorheben und Ideen mitbringen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement / Bürokommunikation, Managementassistent, Wirtschaftsassistent (Büro) als Teamassistenz / Office Manager (m/w/d) - Messe & Kongress
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung berücksichtigst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Position relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone deine kaufmännische Ausbildung und relevante Berufserfahrung, insbesondere in der Büroorganisation und Verwaltung.
Motivationsschreiben verfassen: Verfasse ein individuelles Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst und wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen zur Stelle passen. Gehe auf spezifische Anforderungen aus der Stellenanzeige ein.
Korrekturlesen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, lies alles sorgfältig durch oder lass es von jemand anderem gegenlesen. Achte besonders auf Rechtschreibung und Grammatik, da dies in der Bürokommunikation von großer Bedeutung ist.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Karlsruher Messe- und Kongress GmbH vorbereitest
✨Vorbereitung auf die Aufgaben
Informiere dich im Vorfeld über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung genannt werden. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Kenntnisse in Bürokommunikation betonen
Da die Position viel mit Bürokommunikation zu tun hat, solltest du deine Fähigkeiten in diesem Bereich hervorheben. Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele zu nennen, wie du in der Vergangenheit effektiv kommuniziert und organisiert hast.
✨Teamfähigkeit und Loyalität zeigen
Die Stelle erfordert eine ausgeprägte Teamfähigkeit und Loyalität. Sei bereit, Situationen zu beschreiben, in denen du erfolgreich im Team gearbeitet hast und wie du zur Unterstützung deiner Kollegen beigetragen hast.
✨Fragen zur Unternehmenskultur stellen
Zeige dein Interesse an der Unternehmenskultur, indem du Fragen stellst. Frage nach den Werten des Unternehmens und wie das Team zusammenarbeitet. Dies zeigt, dass du nicht nur an der Position, sondern auch an der Integration ins Team interessiert bist.
