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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Büro, unterstütze die Geschäftsführung und manage Meetings.
- Arbeitgeber: Die Pharmazeutische Gehaltskasse ist das Sozial- und Wirtschaftsinstitut der österreichischen Apotheker*innen in Wien.
- Mitarbeitervorteile: Sicherer Arbeitsplatz, Gleitzeit, Essenszuschuss und betriebliche Gesundheitsförderung.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams mit wertschätzendem Arbeitsklima und abwechslungsreichen Aufgaben.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung im Assistenzbereich, kaufmännische Ausbildung und gute IT-Kenntnisse sind erforderlich.
- Andere Informationen: Mindestens EUR 2.710,- Bruttomonatsgehalt mit Überzahlungsmöglichkeit.
Die Pharmazeutische Gehaltskasse mit Sitz in 1090 Wien ist das Sozial- und Wirtschaftsinstitut der österreichischen Apotheker*innen. Zur Verstärkung unseres Sekretariatsteams suchen wir zum ehestmöglichen Eintritt eine Assistenz der Geschäftsführung, 30-40 Wochenstunden.
Ihre Aufgaben
- Professionelle und selbständige Organisation von Assistenz- und Office-Management Aufgaben (inkl. Bearbeitung der Post, Terminverwaltung und Telefonie)
- Proaktive Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Angelegenheiten
- Organisation von Sitzungen (Vor- und Nachbereitung, Sitzungsprotokolle)
- Bestellwesen
- Personaladministration (Zeiterfassung, Berechnung von Gehältern, Krankmeldungen, Erstellung von Dienstverträgen, On- und Offboarding,...) & Reisekostenabrechnungen
- Mitarbeit in verschiedenen Projekten
Ihre Kompetenzen
- Idealerweise verfügen Sie über mehrjährige Erfahrung im Assistenzbereich und haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
- Sie sind multitaskingfähig - das Priorisieren von Aufgaben ist für Sie kein Problem - Sie behalten den Blick fürs Wesentliche.
- Sie sind kommunikativ und serviceorientiert und können mit Menschen auf verschiedenen Hierarchieebenen sowie mit Kund*innen kompetent kommunizieren.
- Sie arbeiten sorgfältig und mit einem hohen Maß an Genauigkeit.
- Sie haben Freude an der Arbeit im Team und sind zu 100% verlässlich.
- Sie denken mit, arbeiten eigenständig und haben Interesse, Arbeitsabläufe zu verbessern.
- Sie verfügen über ausgezeichnete Deutsch- und Rechtschreibkenntnisse, sowie sehr gute IT-Anwenderkenntnisse, insbesondere Microsoft Office 365.
- Sie bringen Offenheit und Lernbereitschaft gegenüber neuen digitalen Tools mit.
Unser Angebot
- Es erwartet Sie ein sicherer Arbeitsplatz mit einem abwechslungsreichen Aufgabengebiet und die Einbindung in ein engagiertes Team mit wertschätzendem Arbeitsklima.
- Das Bruttomonatsgehalt beträgt mindestens EUR 2.710,- (auf Vollzeitbasis, mit Matura) mit Bereitschaft zur Überzahlung bei entsprechender Qualifikation und einschlägiger Berufserfahrung.
- Gleitzeitregelung
- Bezahlte Mittagspause und Essenszuschuss, betriebliche Gesundheitsförderung
- Familienzulagen
Bitte übermitteln Sie uns Ihre Bewerbung mit aussagekräftigem Bewerbungsschreiben, Lebenslauf und relevanten Zeugnissen per smart bewerben. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Assistenz der Geschäftsführung m/w/d (m/w/d) Arbeitgeber: Karriere
Kontaktperson:
Karriere HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz der Geschäftsführung m/w/d (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die in der Pharma- oder Assistenzbranche arbeiten. Oftmals erfährt man durch persönliche Kontakte von offenen Stellen oder kann Empfehlungen erhalten, die deine Chancen erhöhen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Office-Management und in der Kommunikation unter Beweis stellen. So kannst du selbstbewusst und überzeugend auftreten.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über die Pharmazeutische Gehaltskasse und deren Werte. Zeige im Gespräch, dass du dich mit dem Unternehmen identifizieren kannst und verstehst, wie deine Rolle zur Erreichung ihrer Ziele beiträgt.
✨Tip Nummer 4
Sei proaktiv und zeige Initiative! Wenn du die Möglichkeit hast, während des Bewerbungsprozesses Fragen zu stellen oder Ideen einzubringen, nutze diese Chance, um dein Interesse und Engagement zu zeigen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz der Geschäftsführung m/w/d (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Bewerbungsschreiben: Verfasse ein individuelles Bewerbungsschreiben, das deine Motivation für die Position als Assistenz der Geschäftsführung deutlich macht. Gehe auf die spezifischen Anforderungen der Stelle ein und erläutere, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten dazu passen.
Lebenslauf anpassen: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf aktuell ist und relevante Erfahrungen im Assistenzbereich hervorhebt. Betone deine Fähigkeiten in der Organisation, Kommunikation und im Umgang mit digitalen Tools, insbesondere Microsoft Office 365.
Zeugnisse beifügen: Füge alle relevanten Zeugnisse und Nachweise bei, die deine Qualifikationen unterstützen. Dazu gehören Ausbildungsnachweise, Arbeitszeugnisse und gegebenenfalls Zertifikate über IT-Kenntnisse oder Weiterbildungen.
Korrekturlesen: Lies deine Bewerbungsunterlagen sorgfältig durch, um Rechtschreibfehler und grammatikalische Fehler zu vermeiden. Eine fehlerfreie Bewerbung zeigt Professionalität und Sorgfalt, was besonders in der Assistenzposition wichtig ist.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Karriere vorbereitest
✨Bereite dich auf typische Fragen vor
Überlege dir im Voraus, welche Fragen dir während des Interviews gestellt werden könnten. Dazu gehören Fragen zu deiner Erfahrung im Assistenzbereich, wie du mit Stress umgehst und wie du deine Aufgaben priorisierst.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Position viel Kommunikation erfordert, solltest du während des Interviews klar und präzise sprechen. Übe, deine Gedanken strukturiert zu präsentieren und zeige, dass du in der Lage bist, mit verschiedenen Hierarchieebenen zu kommunizieren.
✨Hebe deine Multitasking-Fähigkeiten hervor
Erzähle von konkreten Beispielen, bei denen du mehrere Aufgaben gleichzeitig erfolgreich gemeistert hast. Dies zeigt, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst und in der Lage bist, effizient zu arbeiten.
✨Frage nach den Erwartungen
Nutze die Gelegenheit, um Fragen zu stellen. Frage nach den spezifischen Erwartungen an die Assistenz der Geschäftsführung und wie der Erfolg in dieser Rolle gemessen wird. Das zeigt dein Interesse und Engagement für die Position.
