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FĂŒr Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: UnterstĂŒtze das Team im Back-Office mit administrativen Aufgaben und Projektmanagement.
- Arbeitgeber: IAKW-AG verwaltet internationale Organisationen und betreibt das gröĂte Kongresszentrum Ăsterreichs.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Home-Office, Essenszuschuss und ein modernes Arbeitsumfeld warten auf dich.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines herzlichen Teams mit Humor und entwickle deine FĂ€higkeiten in einem dynamischen Umfeld.
- GewĂŒnschte Qualifikationen: Abgeschlossene Matura und 3 Jahre Erfahrung im Bau- oder Immobilienbereich sind erforderlich.
- Andere Informationen: Wir sind unter den Top Ten der besten Arbeitgeber Ăsterreichs 2025!
Die Internationales Amtssitz- und Konferenzzentrum Wien, Aktiengesellschaft steht zu 100% im Eigentum der Republik Ăsterreich, vertreten durch das Bundesministerium fĂŒr Finanzen. Sie verwaltet den Amtssitz internationaler Organisationen in Wien (Vienna International Centre, VIC) und betreibt das Ăsterreichisches Konferenzzentrum (Austria Center Vienna ACV). Das Austria Center Vienna ist mit 21 SĂ€len, 134 MeetingrĂ€umen, 5 Hallen und rund 26.000 mÂČ AusstellungsflĂ€che Ăsterreichs gröĂtes Kongresszentrum und gehört zu den Top-Playern im internationalen Kongresswesen.
Mit einem Team von rund 100 Mitarbeitenden suchen wir zum Eintritt ab 1. Juli 2025 VerstÀrkung im Back-Office Bereich Bau & Technik (M/W/D) 20-25 Stunden/Woche Karenzvertretung.
Zur UnterstĂŒtzung unseres Teams im Bereich Bau & Technik suchen wir eine strukturierte, verlĂ€ssliche, teamorientierte Persönlichkeit fĂŒr das Back-Office im Rahmen einer Karenzvertretung. In dieser Teilzeitposition unterstĂŒtzen Sie uns bei administrativen und organisatorischen Aufgaben und tragen so wesentlich zum reibungslosen Ablauf unserer Projekte bei. Wir bieten eine abwechslungsreiche Position, ein herzliches Team und eine gesunde Portion Humor im Arbeitsalltag.
Ihre Aufgaben
- Administrative UnterstĂŒtzung der Projektleiter:innen, der Bereichsleitung Bau & Technik und des technischen Vorstands des Austria Center Vienna bei der Umsetzung von Bauvorhaben:
- SelbststÀndiges Anlegen und Pflegen von Kreditoren und Bestellungen in MSD inkl. allgemeine Abfragen aus zentralen Registern
- Nacherfassen von AuftragsÀnderungen und Schnittstelle zu anderen Fachbereichen
- Organisation von Besprechungen, Aufbereitung von Unterlagen, Datenpflege
- UnterstĂŒtzung bei der Budgeterstellung und beim periodischen Projektcontrolling
- EigenstÀndige Rechnungskontrolle und Reisemanagement
- Governancefunktion hinsichtlich Projektdokumentation (Einforderung offener Dokumente/Berichte)
- BĂŒroorganisation/Office-Management - allgemeine administrative UnterstĂŒtzung des Bereichs
- Dokumentanablage physisch (z.B. Bescheide, PlÀne) und elektronisch
- Zusammenwirken mit Back-Office Facility Management
Ihr Profil
- Abgeschlossene Ausbildung auf Maturaniveau (AHS, BHS)
- Mehr als 3-jÀhrige Berufserfahrung im Bereich Immobilien-, Bauwirtschaft
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office und MS ERP-System (MS Dynamics)
- Grundlegendes VerstÀndnis im Projektmanagement, Prozess- und Vergabewesen
- Wirtschaftliche Denkweise, DurchsetzungsfÀhigkeit, zuverlÀssige Arbeitsweise
- Organisationstalent, Eigeninitiative und Engagement
- Ausgezeichnete kommunikative FĂ€higkeiten, gute Englischkenntnisse von Vorteil
Was wir bieten
- Eine vielseitige und verantwortungsvolle TĂ€tigkeit in einem engagierten Team
- Einen gut erreichbaren Arbeitsplatz (Ăffi-Ticket wird ĂŒbernommen oder gĂŒnstiger Garagenplatz)
- Flexible Arbeitszeiteinteilung (Gleitzeit) mit Home-Office Möglichkeit
- Teamspirit, WertschÀtzung, die laufende persönliche und berufliche Entwicklung und eine gute interne Kommunikation ist uns wichtig - genauso wie das gemeinsame Mittagessen.
- Einen modernen Arbeitsplatz, an dem auch fĂŒr Kost (Essenszuschuss, Obstkorb, GetrĂ€nke, ausgestattete KĂŒchen) und Fitness (eigener Fitnessraum, Yoga-Angebot) gesorgt ist.
- Ein familienfreundliches Arbeitsumfeld und betriebliche Gesundheitsförderung, die Förderung von DiversitÀt und Chancengleichheit und die WertschÀtzung von Inklusion und Gleichberechtigung.
- Einen Arbeitsplatz bei einem der Best Workplaces Austria 2025 (in den Top Ten aller Unternehmen von 100-250 Mitarbeitenden laut Great Place to Work)
Das Bruttomonatsgehalt betrĂ€gt fĂŒr diese Funktion mindestens EUR 2.310, - (auf Basis Vollzeit). Je nach Ausbildung und Erfahrung ist eine marktkonforme Ăberzahlung vorgesehen. Die IAKW-AG bietet darĂŒber hinaus weitere Sozialleistungen und Benefits.
Interessiert? Wir freuen uns! Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, freuen wir uns auf ein persönliches Kennenlernen. Bitte einfach auf Jetzt bewerben klicken und uns mitteilen, warum Sie die perfekte ErgÀnzung unseres Teams sind.
Ihre Ansprechpartnerin im Austria Center Vienna (IAKW-AG) ist Jessica Sarfi, Bruno-Kreisky-Platz 1, 1220 Wien.
Back-Office Bereich Bau & Technik (m/w/d) Arbeitgeber: Karriere
Kontaktperson:
Karriere HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps đ€«
So bekommst du den Job: Back-Office Bereich Bau & Technik (m/w/d)
âšTip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Bekannten aus der Bau- und Immobilienbranche, um mehr ĂŒber die IAKW-AG und deren Arbeitsweise zu erfahren. Oftmals können persönliche Empfehlungen den Unterschied machen.
âšTip Nummer 2
Informiere dich ĂŒber aktuelle Projekte und Entwicklungen im Austria Center Vienna. Zeige in deinem GesprĂ€ch, dass du ein echtes Interesse an den laufenden Bauvorhaben hast und wie du konkret zur UnterstĂŒtzung beitragen kannst.
âšTip Nummer 3
Bereite dich auf typische Fragen im Bereich Projektmanagement und BĂŒroorganisation vor. Ăberlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine FĂ€higkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen.
âšTip Nummer 4
Zeige deine TeamfÀhigkeit! Da die Position stark teamorientiert ist, solltest du betonen, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit anderen zusammengearbeitet hast, um gemeinsame Ziele zu erreichen.
Diese FĂ€higkeiten machen dich zur top Bewerber*in fĂŒr die Stelle: Back-Office Bereich Bau & Technik (m/w/d)
Tipps fĂŒr deine Bewerbung đ«Ą
Unternehmensrecherche: Informiere dich ĂŒber die IAKW-AG und das Austria Center Vienna. Besuche ihre Website, um mehr ĂŒber ihre Projekte, Werte und die Unternehmenskultur zu erfahren.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und FĂ€higkeiten hervorhebt, die fĂŒr die Position im Back-Office Bereich Bau & Technik wichtig sind. Betone deine Kenntnisse in MS Office und MS Dynamics sowie deine Erfahrung in der Bauwirtschaft.
Motivationsschreiben: Verfasse ein ĂŒberzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklĂ€rst, warum du die ideale ErgĂ€nzung fĂŒr das Team bist. Gehe auf deine organisatorischen FĂ€higkeiten und deine Teamorientierung ein und zeige, wie du zur reibungslosen Umsetzung von Projekten beitragen kannst.
Korrekturlesen: Lass deine Bewerbungsunterlagen von einer anderen Person Korrektur lesen, um sicherzustellen, dass sie fehlerfrei sind. Achte darauf, dass die Sprache klar und professionell ist und alle geforderten Informationen enthalten sind.
Wie du dich auf ein VorstellungsgesprÀch bei Karriere vorbereitest
âšVorbereitung auf die Aufgaben
Informiere dich im Vorfeld ĂŒber die spezifischen Aufgaben im Back-Office Bereich Bau & Technik. Ăberlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen in der Immobilien- und Bauwirtschaft dir helfen können, diese Aufgaben erfolgreich zu bewĂ€ltigen.
âšKenntnisse in MS Office und MS Dynamics
Stelle sicher, dass du deine Kenntnisse in MS Office und MS Dynamics auffrischst. Bereite Beispiele vor, wie du diese Tools in der Vergangenheit effektiv genutzt hast, um administrative Aufgaben zu erledigen.
âšKommunikative FĂ€higkeiten betonen
Da ausgezeichnete kommunikative FĂ€higkeiten gefordert sind, bereite dich darauf vor, konkrete Situationen zu schildern, in denen du erfolgreich kommuniziert hast, sei es in Meetings oder bei der Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachbereichen.
âšFragen zur Unternehmenskultur
Bereite einige Fragen zur Unternehmenskultur und den Werten der IAKW-AG vor. Zeige dein Interesse an Teamarbeit, WertschÀtzung und persönlicher Entwicklung, um zu verdeutlichen, dass du gut ins Team passt.
