Front Desk/Program Officer (m/w/d)

Das Joint Vienna Institute (JVI) lädt zur Bewerbung für eine hybride Position ein, die zwei Rollen in einer vereint: Front Desk/Program Officer. Das JVI ist eine internationale Organisation mit Sitz in Wien, Österreich, die 1992 von den österreichischen Behörden, dem Internationalen Währungsfonds und mehreren anderen internationalen Organisationen als regionales Ausbildungszentrum gegründet wurde. Das JVI bietet Schulungen für Beamte des öffentlichen Sektors aus Ländern vor allem aus Mittel-, Ost- und Südosteuropa, dem Kaukasus und Zentralasien an. Durch Kurzzeitkurse und Workshops zielt das JVI darauf ab, wirtschaftspolitische Maßnahmen zu stärken, indem es sich auf makroökonomisches Management, Geld- und Fiskalpolitik, finanzielle Stabilität, Governance und statistische Systeme konzentriert.

Diese duale Funktion bietet die Möglichkeit, sowohl das einladende Gesicht des JVI zu sein als auch als Program Officer die reibungslose Durchführung unserer Kurse zu unterstützen. Als erster Ansprechpartner für Besucher, Kursteilnehmer und Mitarbeiter spielt die Front Desk-Funktion eine entscheidende Rolle bei der professionellen und herzlichen Vertretung des JVI. Der Program Officer-Teil dieser Rolle ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der qualitativ hochwertigen Durchführung und operativen Exzellenz, die die Mission des Instituts unterstützt.

Program Officer

• Planen und Verwalten der zugewiesenen Kurse in Zusammenarbeit mit den österreichischen Behörden, dem Internationalen Währungsfonds und verschiedenen anderen internationalen Organisationen, um auf die Bedürfnisse der Teilnehmer und Lehrkräfte zu reagieren.
• Organisieren von sozialen und kulturellen Veranstaltungen für die zugewiesenen Kurse, um das Kurserlebnis zu verbessern und Networking unter den Teilnehmern zu fördern. Einige dieser Veranstaltungen finden abends oder gelegentlich am Wochenende statt.
• Koordinieren von gelegentlichen Sonderveranstaltungen wie Webinaren, öffentlichen Vorträgen oder Konferenzen, die zu den Outreach- und Engagement-Bemühungen des JVI beitragen.
• Unabhängig mit einem hohen Maß an Eigeninitiative arbeiten und gleichzeitig effektiv als Teil eines vielfältigen, professionellen und engagierten Teams zusammenarbeiten.

Front/Desk Program Officer

• Die hybride Position kombiniert die oben genannten Verantwortlichkeiten eines Program Officers mit denen eines Front Desk Officers. Die Aufgaben werden zwischen Empfang und Programmverwaltung aufgeteilt.
• Als Front Desk / Program Officer wird der erfolgreiche Kandidat auch: als erster Ansprechpartner für alle Besucher, Anrufer, Kursteilnehmer und externe Anbieter fungieren und eine professionelle Empfangserfahrung bieten.
• Alle eingehenden Lieferungen und Post verwalten, einschließlich diplomatischer Korrespondenz mit Augenmerk auf Vertraulichkeit.
• Die tägliche Funktion des Empfangs durch effektive Koordination unterstützen, einschließlich der Bestellung von Büromaterialien und der Pflege eines Vorratsinventars.

Qualifikationen, Fähigkeiten und Erfahrungen

• Ein Hochschulabschluss oder eine gleichwertige berufliche Ausbildung.
• Nachgewiesene Projektmanagement- und Kommunikationsfähigkeiten, mit Diplomatie und kulturellem Bewusstsein zur Koordination von Kursen und Veranstaltungen in einem professionellen, internationalen und multikulturellen Umfeld.
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten, eine nachgewiesene Erfolgsbilanz in der Zusammenarbeit mit Menschen aus unterschiedlichen kulturellen und beruflichen Hintergründen.
• Anpassungsfähig, einfallsreich und lösungsorientiert, mit der Fähigkeit, effektiv auf sich entwickelnde Bedürfnisse und unerwartete Veränderungen zu reagieren.
• Fließend in Englisch; gute Kenntnisse in Russisch und Deutsch sind unerlässlich. Kenntnisse in Bosnisch-Kroatisch-Montenegrinisch-Serbisch (BCMS) sind von Vorteil.
• Bevorzugt mindestens 3 Jahre Erfahrung in einer internationalen Organisation oder einem Multistakeholder-Umfeld, einschließlich im Bereich Projektmanagement.
• Ausgezeichnete Computerkenntnisse, einschließlich MS Office und Windows. Kenntnisse anderer Programme, einschließlich TYPO3, und Vertrautheit mit KI-Tools sind von Vorteil.

Gehalt und Sozialleistungen

Die Position ist eine Vollzeitstelle mit befristeter Anstellung, zunächst für zwei Jahre mit der Möglichkeit der Verlängerung. Das JVI bietet ein wettbewerbsfähiges Gehalt und Sozialleistungspaket. JVI-Mitarbeiter sind von einigen Einwanderungsbeschränkungen und Registrierungsformalitäten befreit. Das JVI setzt sich für die Förderung eines vielfältigen und integrativen Arbeitsplatzes ein und ermutigt aktiv qualifizierte Bewerbungen von Kandidaten aller Geschlechter. Der Bewerbungsschluss ist Mittwoch, der 4. Juni 2025. Es wird erwartet, dass der erfolgreiche Bewerber die Stelle im frühen Herbst antreten wird.