Institutsassistent:in (m/w/d)

Institutsassistent:in (m/w/d) * Vollzeit * Unbefristet * Mit Berufserfahrung * Ohne Personalverantwortung Die Medizinische Universität Wien zählt mit rund 6.500 Mitarbeiter:innen und 8.600 Studierenden zu einer der größten biomedizinischen Spitzenforschungs- und Lehrinstitutionen Europas. Das Ignaz Semmelweis Institut – Interuniversitäres Institut für Infektionsforschung (Direktion) der Interuniversitären Organisationseinheiten sucht in Vollzeit (40 Wochenstunden) und unbefristet, zur Unterstützung des Direktors eine:n diskrete:n, engagierte:n, serviceorientierte:n Persönlichkeit als Institutsassistent:in (m/w/d). Gestalten Sie mit uns die Zukunft des Ignaz Semmelweis Instituts – in einer verantwortungsvollen Schlüsselposition. Sie sind ein Organisationstalent, das gerne den Überblick behält, vorausschauend denkt und strukturiert arbeitet? Sie wünschen sich eine vielseitige Tätigkeit mit Sinn, Eigenverantwortung und Entwicklungsmöglichkeiten? Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen! Ihre Aufgaben * Eigenständige organisatorische und administrative Unterstützung des Direktors und der administrativen Leitung * Koordination und Management von Terminen, Reisen und Besprechungen – inkl. Vor- und Nachbereitung sowie Protokollführung * Erstellung und visuell ansprechende Gestaltung von Präsentationen, Entscheidungsgrundlagen, Berichten und Richtlinien * Sorgfältige Aufbereitung, Prüfung und Qualitätssicherung von Dokumenten zur Unterzeichnung durch die Institutsleitung * Selbstständige Fristenkontrolle und Priorisierung von Aufgaben * Verlässliche Kommunikationsschnittstelle zu internen und externen Ansprechpartner:innen – auf Deutsch und Englisch * Digitalisierung und strukturierte Ablage von Dokumenten Eigenverantwortliche Mitwirkung an der Optimierung interner Abläufe und Prozesse Ihr Profil * Abgeschlossenes Hochschulstudium (Diplom- oder Masterabschluss) * Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion, idealerweise im universitären oder wissenschaftlichen Umfeld * Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift * Sicherer Umgang mit MS Office und gängigen Webkonferenz-Tools * Sehr gute Kommunikations- und Ausdrucksfähigkeit sowie professionelles Auftreten * Strukturierte, präzise und eigenverantwortliche Arbeitsweise * Hohe Diskretion, Loyalität und Belastbarkeit * Organisationstalent mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren Unser Angebot * Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit mit direkter Anbindung an die Institutsleitung * Ein engagiertes Team in einem wissenschaftlich geprägten, dynamischen Umfeld * Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und eigene Ideen einzubringen * Ein wertschätzendes Arbeitsklima mit flachen Hierarchien und klaren Kommunikationswegen * Interne Weiterbildungen Dank eines modernen akademischen Lifelong-Learning-Konzepts können Mitarbeiter:innen laufend ihre Fähigkeiten verbessern und weitere Kompetenzen erwerben. * Gesundheitsmaßnahmen Die Gesundheit aller Mitarbeiter:innen ist ein wichtiges Anliegen, daher gibt es zahlreiche Angebote zur Vorsorge und Gesundheitsförderung. * Kantine In den Betriebsrestaurants erwartet Mitarbeiter:innen ein günstiges und vielfältiges Angebot. * Gleitzeit & Telearbeit Es besteht in vielen Fällen die Möglichkeit der flexiblen Zeiteinteilung durch Gleitzeitmöglichkeiten. Je nach Berufsgruppe sowie individueller Vereinbarung gibt es die Möglichkeit zur Telearbeit bis zu 40%. * Kinderbetreuung Für eine optimale Vereinbarkeit von Beruf und Familie gibt es verschiedene Möglichkeiten zur Kinderbetreuung, auch in den Schulferien. * Betriebliche Altersvorsorge Für die Altersvorsorge aller Mitarbeiter:innen leistet die MedUni Wien als Arbeitgeberin monatliche Beträge zur Pensionskasse. * Gute Verkehrsanbindung Die Standorte der MedUni Wien sind zentral gelegen und mit öffentlichen Verkehrsmitteln sehr gut erreichbar. * Mitarbeiter:innenrabatte Alle Mitarbeiter:innen der MedUni Wien erhalten bei zahlreichen Firmen Sonderkonditionen und Rabatte. * Parkmöglichkeit Mitarbeiter:innen haben die Möglichkeit, einen kostengünstigen Parkplatz in Anspruch zu nehmen. Abstellplätze für Fahrräder sind ebenfalls vorhanden und werden laufend ausgebaut. * Sichere Arbeitgeberin Die MedUni Wien bietet ein sicheres Arbeitsumfeld und stabile Arbeitsplätze. * Work-Life-Balance Durch faire Arbeitsteilung und Teamwork entsteht eine ausgeglichene Work-Life-Balance. Es wird auf geregelte Arbeitszeiten sowie ausreichende Erholungszeiten und ein gesundes Maß an Workload geachtet. * Mitarbeiter:innenevents Neben Veranstaltungen zum Vernetzen und Feiern bietet die MedUni Wien regelmäßig spannende Fachvorträge, bei denen aktuelle Themen aus dem Bereich der Medizin vorgestellt werden. * Beratungsangebote Je nach Bedarf sind Beratungsangebote (z.B. Career&Care), Coaching, Supervision und Mediation verfügbar. * Barrierefreiheit und Bekenntnis zur Diversität und Inklusion Die MedUni Wien hat sich das Ziel gesetzt, Diversität organisatorisch zu verankern und damit zur Chancengleichheit von Mitarbeiter:innen beizutragen. * Jobticket Das Rektorat der MedUni Wien bezuschusst als Beitrag zum Klimaschutz Jahreskarten für öffentliche Verkehrsmittel, um die Nutzung zum und vom Arbeitsplatz zu fördern. Das monatliche Mindestentgelt für diese Verwendung (Uni-KV, VerwGr. IVa) beträgt derzeit Euro 3.390,- brutto (14x jährlich) auf Vollzeitbasis und kann sich eventuell durch die Anrechnung von entsprechenden, einschlägigen Vorerfahrungen und um sonstige mit den Besonderheiten des Arbeitsplatzes verbundene Entgeltsbestandteile erhöhen. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen und/oder chronischen Erkrankungen und laden daher besonders dazu ein. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Behindertenvertrauensperson der MedUni Wien. Informationen finden Sie unter meduniwien.ac.at/behindertenvertrauenspersonen Die Informationen gemäß Datenschutz-Grundverordnung finden Sie unter www.meduniwien.ac.at/datenschutz/bewerbungen Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen, bestehend aus Lebenslauf, Anschreiben und gegebenenfalls Zeugnisse und Zertifikate als Nachweis der gewünschten Qualifikationen. Bei reglementierten Berufen legen Sie bitte auch einen Nachweis der Berufsberechtigung bei. Geben Sie die Kennzahl 410/25 im Betreff an und senden Sie die Unterlagen bis zum 30. Juli 2025 per smart bewerben Fragen zum Bewerbungsprozess? Wenden Sie sich gerne an: recruiting@meduniwien.ac.at smart bewerben Folgen Sie uns auf Facebook X LinkedIn Youtube Instagram Flickr