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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordination und Planung von Lehrveranstaltungen an der WU Executive Academy.
- Arbeitgeber: Die WU Executive Academy ist eine führende Bildungseinrichtung in Europa mit modernem Campus in Wien.
- Mitarbeitervorteile: Mobiles Arbeiten, flexible Arbeitszeiten und zahlreiche Mitarbeitenden-Rabatte warten auf dich!
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die Zukunft der Erwachsenenbildung in einem inspirierenden und teamorientierten Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Matura oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie gute Englischkenntnisse sind erforderlich.
- Andere Informationen: Befristete Anstellung mit Möglichkeit zur unbefristeten Verlängerung.
Sie wollen mit Ihrer Arbeit etwas bewegen, Verantwortung übernehmen und so die Rahmenbedingungen für Spitzenforschung und -lehre schaffen? Bei uns finden Sie das Umfeld, in dem Sie Ihr Potenzial entfalten können. An einer der größten und modernsten Wirtschaftsuniversitäten Europas. Auf einem Campus, an dem Arbeitsqualität auch Lebensqualität ist.
Wir suchen Verstärkung in der WU Executive Academy Teilzeit, 30 Stunden/Woche Ab 07.07.2025 befristet für die Dauer von 3 Jahren mit der Möglichkeit einer unbefristeten Verlängerung im Anschluss. Die WU Executive Academy gehört zu den führenden Anbieter*innen von Erwachsenenbildung in Europa und überzeugt am Markt durch ihr kontinuierlich wachsendes Ausbildungsportfolio. Durch die stetig steigende Zahl an Studierenden haben Sie die Chance in dieser spannenden Entwicklungsphase proaktiv den Fortschritt der Organisation mitzugestalten, den Erfolg des Unternehmens zu erweitern und die Position der WU Executive Academy weiter auszubauen. Ein hohes Maß an Teamorientierung sowie flache Hierarchien zeichnen die besondere Unternehmenskultur der Business School an der Wirtschaftsuniversität Wien aus.
Der*Die Koordinator*in verantwortet die langfristige Programmplanung aller Weiterbildungsangebote der WU Executive Academy. Dabei wirken Sie bei der Planung, Organisation und Administration der Lehrveranstaltungen aktiv mit. Insbesondere achten Sie auf die Einhaltung der internen Prozesse, der studienrelevanten Vorgaben und der Qualitätsstandards. Sie sind die Kommunikationsschnittstelle zu allen involvierten Parteien. Die Mitarbeit bei bereichsübergreifenden Projekten rundet das Aufgabenspektrum ab.
Was Sie erwartet:
- Aktive Mitarbeit bei der Planung, Vorbereitung und Administration der Lehrveranstaltungen in enger Kommunikation und Abstimmung mit dem Programmmanagement
- Koordination der Lehrveranstaltungsagenden in Zusammenarbeit mit dem WU-Veranstaltungsmanagement, WU-Lehrveranstaltungsorganisation, Campus Management etc.
- Inhaltlicher Ansprechpartner für den Bereich Lehrveranstaltungsorganisation im Team der Executive Academy
- Selbstständige Optimierung und Weiterentwicklung der abteilungsinternen und abteilungsübergreifenden Prozesse
- Sicherstellung der Qualitätsstandards
- Unterstützung bei der Koordination des Teams (Aufgabenverteilung, Einarbeitung, Wissenstransfer)
- Mitarbeit bei der Weiterentwicklung und Betreuung der vorhandenen Plattformen (wie z.B. Raumbuchungstool, internes Ticketsystem, Datenbanken, Intranet)
- Kommunikationsschnittstelle zu allen involvierten Parteien
- Abwicklung des Tagesgeschäftes im Front Office
- Unterstützung der anderen Funktionen innerhalb der WU Executive Academy und Mitarbeit an Projekten
Was Sie mitbringen:
- Matura oder abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf
- Ca. 1 Jahr Berufserfahrung in einem kaufmännischen Beruf
- Ausgezeichnete Microsoft Office Kenntnisse
- Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Hohe organisatorische Fähigkeiten
- Gute Erfahrung mit Datenbanken
- Erfahrungen mit IT-Systemen zur Abwicklung von (Lehr)-Veranstaltungen erwünscht
- Universitäts-/FH-Abschluss erwünscht
Persönliche Qualifikationen:
- Analytisches und konzeptionelles Denkvermögen
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeit und Durchsetzungsvermögen
- Selbständigkeit, Eigeninitiative sowie Teamfähigkeit
- Hohe Leistungsbereitschaft, Engagement
- Flexibilität und Genauigkeit
Was wir Ihnen bieten:
- Inspirierendes Campusleben mit über 2.400 Mitarbeitenden in Forschung, Lehre und Verwaltung und rund 21.500 Studierenden
- Architektonisch herausragender, moderner Campus mitten in Wien
- Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit
- Sinnstiftende Arbeit, in einem weltoffenen, inklusiven und familienfreundlichen Arbeitsklima
- Mobiles Arbeiten
- Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Gleitzeit
- Zahlreiche Benefits, von Betriebsarzt über Sportangebote und Essenszuschuss bis hin zu vielfältigen Mitarbeitenden-Rabatten
Das monatliche Mindestentgelt beträgt 2.200,13 Euro brutto. Je nach Qualifikation und Erfahrung bieten wir eine Überzahlung in Kombination mit attraktiven Sozialleistungen.
Wollen Sie Teil der WU werden? Dann bewerben Sie sich bitte bis spätestens 25.06.2025 (Kennzahl: 2466). Wir freuen uns auf Sie!
Koordinator*in Schwerpunkt Lehrveranstaltungsplanung (m/w/d) Arbeitgeber: Karriere
Kontaktperson:
Karriere HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Koordinator*in Schwerpunkt Lehrveranstaltungsplanung (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Kommilitonen, die bereits in der WU Executive Academy arbeiten oder gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur und die spezifischen Anforderungen der Position geben.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über aktuelle Projekte und Entwicklungen an der WU Executive Academy. Zeige in deinem Gespräch, dass du dich aktiv mit den Themen auseinandergesetzt hast und bringe eigene Ideen ein, wie du zur Weiterentwicklung beitragen kannst.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf Fragen zur Lehrveranstaltungsplanung vor. Überlege dir, welche Herausforderungen in diesem Bereich auftreten können und wie du diese proaktiv angehen würdest. Das zeigt deine Problemlösungsfähigkeiten und dein Engagement.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, deine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis zu stellen. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, wo du erfolgreich Projekte koordiniert oder Prozesse optimiert hast. Das wird dir helfen, dich von anderen Bewerbern abzuheben.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Koordinator*in Schwerpunkt Lehrveranstaltungsplanung (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben, die für die Position des Koordinators im Bereich Lehrveranstaltungsplanung wichtig sind.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt, die in der Stellenanzeige gefordert werden. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung im kaufmännischen Bereich.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst und wie deine bisherigen Erfahrungen dich für die Rolle qualifizieren. Gehe auf deine Teamfähigkeit und Flexibilität ein.
Dokumente überprüfen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein Lebenslauf und das Motivationsschreiben fehlerfrei sind und alle geforderten Informationen enthalten.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Karriere vorbereitest
✨Verstehe die Rolle
Informiere dich gründlich über die Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Koordinators für Lehrveranstaltungsplanung. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Anforderungen der Stelle passen.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner beruflichen Vergangenheit, die deine organisatorischen Fähigkeiten und Teamarbeit unter Beweis stellen. Diese Geschichten helfen dir, deine Eignung für die Position zu verdeutlichen.
✨Kommunikationsfähigkeiten betonen
Da die Rolle eine Kommunikationsschnittstelle erfordert, solltest du während des Interviews deine Kommunikationsfähigkeiten hervorheben. Zeige, dass du in der Lage bist, effektiv mit verschiedenen Parteien zu interagieren.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Dies zeigt dein Interesse an der Position und der WU Executive Academy. Frage beispielsweise nach den aktuellen Herausforderungen im Bereich Lehrveranstaltungsorganisation.
