Medical Project Coordinator (m/w/d)

Bei Johnson & Johnson glauben wir, dass Gesundheit alles ist. Unsere Stärke im Bereich der Gesundheitsinnovation befähigt uns, eine Welt zu schaffen, in der komplexe Krankheiten verhindert, behandelt und geheilt werden und Behandlungen intelligenter, weniger invasiv und Lösungen persönlich sind. Durch unsere Expertise in innovativer Medizin und MedTech sind wir in der einzigartigen Position, innovative Lösungen in das gesamte Spektrum der Gesundheit zu injizieren, um die Durchbrüche von morgen zu erzielen. Wir verbinden Wissenschaft, Technologie und Entschlossenheit, um die Gesundheit der Menschheit tiefgreifend zu verbessern. Erfahren Sie mehr unter https://www.jnj.com/DePuy Synthes, part of the Johnson & Johnson family of companies, ist das weltweit führende Orthopädie- und Traumatologie-Unternehmen für Produkte und Dienstleistungen in den Bereichen Gelenksrekonstruktion, Traumatologie, Wirbelsäulenchirurgie, Sportmedizin, Neurochirurgie, Gesichts- und Schädelchirurgie, Power Tools und Biomaterialien. Aufbauend auf viele Jahre an Erfahrung und Tradition in Verbindung mit Wissenschaft und Technologie bildet DePuy Synthes als flexible und innovative Organisation die Basis zur Gestaltung des weltweiten Gesundheitsmarktes.Um unseren Wachstumskurs weiter voranzutreiben, sind wir auf der Suche nach Talenten, die mit neuen Ideen, Passion und Teamgeist, die mit uns gemeinsam den österreichischen Medizinproduktemarkt aktiv gestalten möchten. Medical Project Coordinator (befristet – 12 Monate) Ziel dieser Funktion * Selbständige Koordination, Organisation und Abwicklung von Fortbildungs- /Ausbildungsaktivitäten der medizinisch wissenschaftlichen Abteilung durch * eigenverantwortliche Unterstützung des jeweiligen Project Owner (Medical Advisor/MSL, in Ausnahmefällen z.B. als Vertretung für andere Abteilungen: * MPC übernimmt die Rolle des prozessualen Project Owner für SOP-regulierte Veranstaltungen andere Abteilungen; die inhaltliche und formale Verantwortung bleibt bei der ausrichtenden Abteilung). * Kompetente Beratung & Unterstützung interner/externer Kunden Aufgaben / Verantwortlichkeit * Organisatorische und logistische Unterstützung des jeweiligen Project Owner, (Briefing, gemeinsame Planung, Konzeption & Umsetzung mit dem PO, Unterstützung des Genehmigungsprozesses im CRM-Tool) in Bezug auf med./wiss. Veranstaltungen (u.a. internationale/nationale Kongresse, Medical Education Events wie Workshop, Symposium, Advisory Board’s etc.) hinsichtlich der internen und externen Richtlinien und SOPs. * Organisation regelmäßiger Update-Meetings mit dem PO hinsichtlich Informationen zum aktuellen Projektstatus, Timelines/Deadlines und Budgetübersicht für bearbeitende Medical Education Events. * Primärer Ansprechpartner für interne (z.B. Sales, HEMAR, etc.) & externe (z. B. HCPs) Beteiligte bei obgenannten Events hinsichtlich organisatorischer Fragen und Anliegen. * Koordination sowie schriftliche und mündliche Kommunikation mit internen und externen Kunden zur logistischen Abwicklung von Events. * Advisory Board Management & Symposien (Organisation von Location, Catering, Reisebuchungen, Hotelbuchungen, Verträgen, Honorarnotenverwaltung, Zahlungsauslösung in HPR, Hochladen der Referentenverträge in ICD). * Handling diverser Verträge. * Aktive Teilnahme an Best Practice Sessions für Medical Project Coordinator zum Regelmäßigen Austausch im Hinblick auf die Verbesserung der Prozesse, zur Sicher- stellung von einheitlichen Arbeitsweisen und back ups zu gewährleisten. * Einhaltung der Budgetvorgaben für die Medical Education Aktivitäten. * Überwachung und Überblick der Deadlines in den Projekten. * Kontaktpartner zu den Agenturen (z.B. Ashfield, AMEX, C2) zur Sicherstellung von * technischem Equipment u/o organisatorischem Support vor Ort. * Kostenüberwachung und Kontrolle der Endabrechnung. * Abwicklung des Zahlungsprozesses an Lieferanten/Dienstleister (via eMP, HPR und manuelle Zahlungsauslösung für Referentenhonorare), Vendorneuanlage, Rückstellungen. * Auslösen der Zahlungen an Lieferanten und Dienstleister. * Durchführung der im Medical Education Bereich erforderlichen Trainings und jährliche Sicherstellung der Dokumentation. * Einhaltung der lokalen gesetzlichen Anforderungen und der konzerninternen Weisungen. * Sicherstellung sämtlicher notwendiger Dokumente und Weiterleitung ebendieser an HCBI-Abteilung zur Archivierung der Events. * Debriefing externer und interner Kunden mittels definiertem Feedback Prozess. * Laufende Prüfung des Qualitätsstandards und stetige Verbesserung der Veranstaltungsqualität. * Bei Bedarf: Produktion medizinischer Fortbildungsmaterialien wie z.B. wissen-schaftliche Programme, Flyer, Einladungsmail, etc. * Teilnahme an firmeninternen Veranstaltungen. * Bei Bedarf: Übernahme einer Super User Rolle oder Prozess Champion. * Onboarding neuer Teammitgliederbetreffend des Prozessablaufes von Medical Education Events und Unterstützung des therapeutischen TA – zu bedienende Systeme (Starcite, iConnect-Eingabe der Eventkosten, Sharepoint (Teilnehmerhandling), eMP (Hardware bestellen für Onboarding, HPR, ICD) Qualifications – External * Minimum 1 – 2 Jahre relevante Erfahrung in einer Pharma Umgebung * Hohes Maß an Dienstleistungsorientierung * Gute Kooperations- und Netzwerkfähigkeiten * Hohe IT-Affinität für die Bedienung verschiedener Systeme Seit mehr als 130 Jahren sind Diversity, Equity & Inclusion (DEI) Teil der Kultur von Johnson & Johnson und fester Bestandteil unserer täglichen Geschäftsabläufe. Die Werte von DEI sind in unserem Credo verwurzelt und treiben unser Streben nach einer gesünderen und gerechteren Welt voran. Unsere vielfältige Belegschaft und unsere Kultur der Zugehörigkeit beschleunigen Innovationen, um die dringendsten Herausforderungen im Gesundheitswesen zu lösen.Wir wissen, dass der Erfolg unseres Unternehmens – und unsere Fähigkeit, bedeutsame Lösungen zu liefern – davon abhängt, wie gut wir die unterschiedlichen Bedürfnisse der von uns betreuten Gemeinschaften verstehen und erfüllen. Aus diesem Grund fördern wir eine Kultur der Inklusion und Zugehörigkeit, in der alle Perspektiven, Fähigkeiten und Erfahrungen wertgeschätzt werden und unsere Mitarbeitende ihr Potenzial entfalten können.Bei Johnson & Johnson gehören wir alle dazu.