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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team im Office Management mit Organisation und Verwaltung.
- Arbeitgeber: AIT ist Österreichs größte Forschungs- und Technologieorganisation für angewandte Forschung.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitsbedingungen, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein innovatives Umfeld warten auf dich.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft mit uns und trage zu wichtigen Forschungsthemen bei.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium, Erfahrung im Office Management und gute EDV-Kenntnisse.
- Andere Informationen: Bruttojahresgehalt ab EUR 45.528,- bei Vollzeit.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 40000 - 51000 € pro Jahr.
Als Österreichs größte Forschungs- und Technologieorganisation für angewandte Forschung haben wir uns zum Ziel gesetzt, substanzielle Beiträge zur Lösung der großen Herausforderungen unserer Zeit, Klimawandel und Digitalisierung, zu leisten. Dabei setzen wir auf unsere spezifischen Forschungs-, Entwicklungs- und Technologiekompetenzen, die die Grundlage für unser Bekenntnis zu Exzellenz in allen Bereichen sind. Mit unserer offenen Innovationskultur und unseren motivierten, internationalen Teams arbeiten wir daran, das AIT als Österreichs führende Forschungseinrichtung auf höchstem internationalem Niveau zu positionieren und einen positiven Beitrag für Wirtschaft und Gesellschaft zu leisten.
In unserer Administrative Unit Facility Service and Lab Integration am Standort Wien decken wir alle Leistungen ab, die zum Betreiben und Bewirtschaften der baulichen sowie technischen Infrastruktur unserer Gebäude erforderlich sind. Unsere Dienstleistungen umfassen die prozessgesteuerte nachhaltige Planung von Neu-/, Zu-/, Umbauten sowie die Revitalisierungen für verbesserte Nachhaltigkeit. Unser Ziel ist es, die Nutzung unserer Standorte und Gebäude zu verbessern, die Kosten- und Leistungsrechnung der Gebäude im Lebenszyklus zu betrachten und die erforderlichen Flächen zur Verfügung zu stellen.
Aufgrund unserer Forschungsthemen verfügen wir über eine hochmoderne und einzigartige Laborinfrastruktur (z.B. Labore für Elektrobatterien, Wärmepumpen oder Molekular Diagnostik). Wir übernehmen hier in enger Zusammenarbeit mit unseren Forscher:innen die Projektsteuerung für Neu- bzw. Umbauten der Labore.
Im Office Management unterstützen Sie proaktiv die Administrative Unit-Leitung in allen organisatorischen und administrativen Agenden. Sie sind erste Anlaufstelle bei Fragen zu organisatorischen Abläufen und wickeln Anfragen und Aufgaben selbstständig, strukturiert und lösungsorientiert ab. Sie unterstützen bei der Verwaltung von Terminen, Reisemanagement, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen, Bestellungen, elektronische Dokumentenablage, Zeiterfassung. Sie organisieren Workflows und Arbeitsprozesse effizient und vorausschauend. Sie gewährleisten effiziente Informationsflüsse im Team und zu den zentralen Serviceeinheiten des AITs (z.B. Einkauf, Buchhaltung, Marketing). Mit Ihren Erfahrungen und Kompetenzen nehmen Sie in der Abteilung eine Schlüsselfunktion für die Gewährleistung reibungsloser administrativer Abläufe wahr. Durch Ihren proaktiven Einsatz gestalten Sie ein professionelles Office Management mit. Zu Ihren Aufgaben gehören sowohl Empfangstätigkeiten als auch die Kontrolle und Vorbereitung von Meetingräumen für interne und externe Veranstaltungen. Sie übernehmen die Erstellung der AIT Identity Cards und konfigurieren die Zutrittsberechtigungen der neuen Karten.
Als Ingenious Partner zeichnet Sie aus:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HAS) oder Uni / FH
- Berufserfahrung im Bereich Office Management oder HR
- Fundierte EDV-Kenntnisse in den gängigen MS Office Programmen (insbesondere Outlook, Excel, MS Teams)
- Interesse an einer Tätigkeit im Umfeld von Forschung & Entwicklung und Innovation
- Begeisterungsfähigkeit, Flexibilität und ein offenes Mindset
- Ausgezeichnete Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch
Was Sie erwarten können: Das Bruttojahresgehalt bei Vollzeit (38,5 Stunden pro Woche) gemäß Kollektivvertrag beträgt EUR 45.528,-. Das aktuelle Gehalt wird entsprechend Ihrer Qualifikationen und Erfahrungen individuell festgelegt. Darüber hinaus bieten wir neben zahlreichen Benefits flexible Arbeitsbedingungen, individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten in einem hochinnovativen Umfeld.
Bitte übermitteln Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen bestehend aus Lebenslauf und Anschreiben online.
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Mitarbeiter:in Office Management (m/w/d) Arbeitgeber: Karriere
Kontaktperson:
Karriere HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiter:in Office Management (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Projekte und Forschungsthemen des AIT. Wenn du in deinem Gespräch zeigst, dass du die Mission und die aktuellen Herausforderungen der Organisation verstehst, kannst du einen bleibenden Eindruck hinterlassen.
✨Tip Nummer 2
Netzwerke mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern des AIT über Plattformen wie LinkedIn. Sie können dir wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle im Office Management geben.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung zu nennen, die deine Fähigkeiten im Office Management unter Beweis stellen. Zeige, wie du organisatorische Herausforderungen erfolgreich gemeistert hast.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, Fragen zu stellen, die dein Interesse an der Position und dem Unternehmen zeigen. Dies könnte Fragen zu den Arbeitsabläufen im Team oder zu den Möglichkeiten der beruflichen Weiterentwicklung umfassen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiter:in Office Management (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Recherchiere das Unternehmen: Informiere dich über das AIT und seine Projekte. Verstehe die Werte und Ziele der Organisation, um in deinem Anschreiben zu zeigen, dass du gut zur Unternehmenskultur passt.
Anschreiben gestalten: Verfasse ein individuelles Anschreiben, das deine Motivation für die Position im Office Management unterstreicht. Betone deine Erfahrungen und Fähigkeiten, die direkt auf die Anforderungen der Stelle eingehen.
Lebenslauf anpassen: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf alle relevanten Erfahrungen im Bereich Office Management oder HR hervorhebt. Nutze klare und prägnante Formulierungen, um deine Qualifikationen darzustellen.
Dokumente überprüfen: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass keine Rechtschreibfehler vorhanden sind und alle Informationen aktuell sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Karriere vorbereitest
✨Informiere dich über das Unternehmen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dich gründlich über das AIT und seine Projekte informieren. Verstehe die Mission und die Werte des Unternehmens, um zu zeigen, dass du wirklich interessiert bist und gut zur Unternehmenskultur passt.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Office Management unter Beweis stellen. Sei bereit, diese in Bezug auf die spezifischen Anforderungen der Stelle zu erläutern.
✨Stelle Fragen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Erwartungen und die Teamdynamik zu erfahren.
✨Präsentiere dich professionell
Achte auf ein angemessenes Outfit und eine gepflegte Erscheinung. Ein professionelles Auftreten hinterlässt einen positiven ersten Eindruck und zeigt, dass du die Gelegenheit ernst nimmst.
