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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team bei Sekretariatsaufgaben und organisiere Meetings.
- Arbeitgeber: Das AMS verbindet Menschen mit Arbeit und fördert die gesellschaftliche Stabilität in Österreich.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein kollegiales Arbeitsklima warten auf dich.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines innovativen Teams, das aktiv zur Verbesserung des Arbeitsmarktes beiträgt.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung und Erfahrung im Backoffice sind erforderlich.
- Andere Informationen: Bewerbungsfrist endet am 07.07.2025; Vielfalt und Inklusion sind uns wichtig.
Das AMS - wir verbinden Mensch und Arbeit. Das Arbeitsmarktservice als größtes Personaldienstleistungsunternehmen Österreichs trägt zur gesellschaftlichen Stabilität bei. Wir arbeiten mit viel Engagement und Empathie daran, Arbeitsuchende und Unternehmen zusammenzubringen und sind Expert_innen für die Einhaltung und Ausgestaltung der rechtlichen Rahmenbedingungen. Dabei sind wir innovativ, reagieren rasch auf dynamische Entwicklungen am Arbeitsmarkt und bauen Wissen & Kompetenzen für zukünftige Herausforderungen auf.
Aktuell ist zur Unterstützung folgende Stelle zu besetzen: Sekretariat/Assistenz in der Abteilung Arbeitsmarktförderung der Bundesgeschäftsstelle des AMS Österreich (Wien / Vollzeit 37,5h / KV IV / ehestmöglich). Die Abteilung Arbeitsmarktförderung ist an der Schnittstelle von Arbeitsmarktpolitik und operativer Umsetzung tätig. Die Mitarbeiter_innen der Abteilung bereiten die inhaltlichen und rechtlichen Rahmenbedingungen zu den Instrumenten der aktiven Arbeitsmarktpolitik vor und diskutieren diese mit den Entscheidungsträger_innen der Organisation. Des Weiteren unterstützen sie die Landesorganisationen und regionalen Organisationen des AMS in der Umsetzung ihrer Arbeit, die Chancen von Menschen und Unternehmen am Arbeitsmarkt zu verbessern.
Ihr Aufgabenbereich:
- Positionierung des Sekretariats als Kommunikations- und Informationsdrehschreibe
- Klassische Sekretariatsagenden wie zB Telefonat, Ablage, Kalenderorganisation, Vorbereitung von Unterlagen, Terminkoordination und weitere
- Ansprechperson für und Unterstützung der gesamten Abteilung
- Organisation von Besprechungen, Veranstaltungen und Tagungen
- Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Tagungen (inklusive Küche & Bewirtung)
- Erstellen und Aufbereiten von Datenübersichten und Listen sowie Aktualisierung von Berichten und Präsentationen
- Laufende Aktualisierung der Intranetseite der Abteilung sowie aller wichtigen schriftlichen Unterlagen und Dokumente der Abteilung Arbeitsmarktförderung
Was wir von Ihnen erwarten:
- abgeschlossene Ausbildung (Lehre oder Matura) und Erfahrung im Bereich Backoffice
- sehr gute EDV-Anwender_innen-Kenntnisse (Word, Excel, Power Point)
- hohe Selbstorganisation, genaue und zuverlässige Arbeitsweise sowie Freude an der Tätigkeit
- ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, hohe Sozialkompetenz und Teamfähigkeit
- Bereitschaft, stetig Neues zu lernen, v.a.im Umgang mit Kommunikationstools und weiteren digitalen Anwendungen
Was das AMS als Arbeitgeber bietet:
- solide Einschulung und Grundausbildung
- ein kollegiales Arbeitsklima & ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld
- Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten und zahlreiche weitere Benefits (siehe Karriereseite)
Das Mindestgehalt in der KV-Gehaltsgruppe IV beträgt bei Vollzeitbeschäftigung in der Ausbildungsphase EUR 2.401,80 danach EUR 2.424,20 brutto pro Monat, eine höhere Einstufung erfolgt je nach anrechenbarer Vordienstzeit.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und darauf, dass Sie unser Team mit Ihrer Erfahrung bereichern: zur Online-Bewerbung. Das Ende der Bewerbungsfrist ist der 07.07.2025. Wir setzen uns für Vielfalt, Chancengleichheit und Inklusion ein und heißen Bewerbungen aller qualifizierten Menschen unabhängig von persönlichen Merkmalen ausdrücklich willkommen. Auch in diesem Sinne freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Entnehmen Sie bitte unserer Karriereseite die näheren Bedingungen zum Bewerbungsverfahren, die Bestandteil dieser Stellenausschreibung sind.
Auskünfte: DI Robert Hörmann unter robert.hoermann@ams.at Datum der Veröffentlichung: 17.06.2025
Sekretariat/Assistenz (m/w/d) Arbeitgeber: Karriere
Kontaktperson:
Karriere HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sekretariat/Assistenz (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die im AMS oder in ähnlichen Bereichen arbeiten. Oftmals können persönliche Empfehlungen den Unterschied machen und dir einen Vorteil im Bewerbungsprozess verschaffen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über aktuelle Entwicklungen im Arbeitsmarkt und die spezifischen Herausforderungen, mit denen das AMS konfrontiert ist. Zeige in Gesprächen, dass du ein Verständnis für die Branche hast und bereit bist, aktiv zur Lösung beizutragen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor, insbesondere zu deiner Erfahrung im Backoffice und deinen EDV-Kenntnissen. Überlege dir konkrete Beispiele, die deine Fähigkeiten und Erfolge verdeutlichen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Begeisterung für die Position und das Unternehmen. Informiere dich über die Werte und Ziele des AMS und bringe diese in deinem Gespräch zur Sprache, um zu zeigen, dass du gut ins Team passt.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sekretariat/Assistenz (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige gründlich lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige sorgfältig zu lesen. Achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben, die für die Position im Sekretariat/Assistenz wichtig sind.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt, die in der Stellenanzeige gefordert werden, wie z.B. EDV-Kenntnisse und Kommunikationsfähigkeiten.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein individuelles Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst und wie deine bisherigen Erfahrungen dich für die Rolle qualifizieren.
Dokumente überprüfen: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein Lebenslauf und das Motivationsschreiben gut formatiert und fehlerfrei sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Karriere vorbereitest
✨Bereite dich auf typische Fragen vor
Überlege dir im Voraus, welche Fragen dir während des Interviews gestellt werden könnten. Dazu gehören Fragen zu deiner Erfahrung im Backoffice, deinen EDV-Kenntnissen und deiner Selbstorganisation. Übe deine Antworten, um sicher und kompetent zu wirken.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Position viel Kommunikation erfordert, ist es wichtig, dass du während des Interviews klar und präzise sprichst. Achte darauf, aktiv zuzuhören und auf die Fragen des Interviewers einzugehen, um deine sozialen Kompetenzen zu demonstrieren.
✨Präsentiere deine Organisationstalente
Erzähle von konkreten Beispielen, in denen du deine Selbstorganisation und Zuverlässigkeit unter Beweis gestellt hast. Dies könnte die Planung von Veranstaltungen oder die Koordination von Terminen umfassen. Zeige, wie du auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf bewahrst.
✨Informiere dich über das AMS
Mache dich mit der Mission und den Werten des AMS vertraut. Zeige im Interview, dass du die Bedeutung ihrer Arbeit verstehst und wie du zur Verbesserung der Chancen von Menschen und Unternehmen am Arbeitsmarkt beitragen kannst.
