Teamassistenz (m/w/d)

Das Unternehmen sucht Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt in München als Teamassistenz (m/w/d). Die Position wird in einer unbefristeten Festanstellung direkt bei unserer Auftraggeberin besetzt.

Je nach Ihrer jeweiligen Berufserfahrung steigen Sie bei uns als Junior oder Senior ein.

Aufgaben

• Zentrale Office-Koordination & Assistenz: Sie übernehmen die operative Unterstützung und Assistenz für das gesamte Team im Tagesgeschäft. Als Senior verantworten Sie zudem die eigenverantwortliche Steuerung von Dienstleistern und Verträgen.
• Termin- und Reisemanagement: Sie koordinieren die Termin- und Reiseplanung. Dies umfasst Routinefälle ebenso wie komplexe, mehrtägige und internationale Buchungen inklusive kurzfristiger Umplanungen.
• Fristen- und Belegwesen: Sie halten Fristen aktiv nach und fordern Reisekosten, Belege und Freigaben konsequent und verbindlich ein – sowohl nach strukturierten Vorgaben als auch im direkten Austausch auf Augenhöhe mit der Führungsebene.
• Backoffice & Dokumentenmanagement: Sie führen die vertrauliche Korrespondenz, organisieren die Ablage und pflegen Listen sowie Routineprozesse. Als erfahrene Kraft optimieren und standardisieren Sie zudem interne Abläufe und Vorlagen.
• Empfang & Repräsentation: Sie übernehmen den professionellen Empfang sowie die Bewirtung und Betreuung von Besuchern und Geschäftspartnern.
• Teamarbeit & Entwicklung: Als Senior leiten Sie die Junior-Assistenz fachlich an (Einarbeitung, Aufgabenverteilung, Qualitätssicherung). Als Junior wachsen Sie unter Anleitung schrittweise in mehr Eigenverantwortung hinein. Eine Entwicklungsperspektive zur Senior-Assistenz ist bei entsprechender Eignung fest vorgesehen.

Qualifikation

• Ausbildung: Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. im Bereich Büromanagement, Immobilien oder eine vergleichbare Qualifikation).
• Berufserfahrung: Sie bringen entweder erste relevante Praxiserfahrung mit – Berufseinsteiger sind ausdrücklich willkommen – oder Sie überzeugen durch mehrjährige, einschlägige Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Office-Management-Rolle.
• Persönlichkeit: Sie zeichnen sich durch ein freundliches, gepflegtes und serviceorientiertes Auftreten aus. Sie agieren durchsetzungsstark, absolut diskret und besitzen die Bereitschaft, auch gegenüber erfahrenen Kolleginnen und Kollegen höflich, aber bestimmt nachzufassen.
• Arbeitsweise: Sie besitzen ein ausgeprägtes Organisationstalent, arbeiten zuverlässig und behalten auch unter Zeitdruck stets den Überblick.
• IT & Sprachen: Ein sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Produkten sowie modernen Buchungs- und Verwaltungstools wird vorausgesetzt. Aufgrund der internationalen Ausrichtung sind sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift zwingend erforderlich.

Benefits

• Eine moderne Unternehmenskultur, geprägt durch Wertschätzung, Achtsamkeit und Nachhaltigkeit.
• Individuelle persönliche Weiterentwicklung mit langfristiger Perspektive.
• Ein sicherer Arbeitsplatz in einem wachstumsstarken Unternehmen.
• Ein attraktives Gehaltspaket.