Administrative Assistant

Unser Mandant ist eine international tätige, beratungsorientierte Investmentbank. Das Unternehmen unterstützt Corporates, Finanzinvestoren, institutionelle Investoren und Regierungen weltweit unter anderem in den Bereichen Strategic Advisory, Shareholder Advisory, Restructuring & Special Situations sowie Private Fund Advisory und Placement. Für das wachsende Münchner Büro suchen wir eine serviceorientierte und motivierte Administrative Assistant (m/w/d). Das lokale Team umfasst rund zehn Personen und arbeitet eng mit dem Londoner Headquarter zusammen. Die Position richtet sich an eine ambitionierte Assistenzpersönlichkeit am Anfang ihrer beruflichen Entwicklung, die Verantwortung übernehmen und das Investmentgeschäft Schritt für Schritt besser verstehen möchte.

Du arbeitest eng mit einer erfahrenen Senior Executive Assistant zusammen und erhältst die Möglichkeit, dich perspektivisch in Richtung einer Partner Executive Assistant mit eigener Verantwortlichkeit weiterzuentwickeln. Der Gehaltsrahmen liegt bei ca. 55.000–60.000 € brutto jährlich zuzüglich eines performanceabhängigen Bonus.

BENEFITS

• Einstieg in ein internationales Investment- und Financial-Services-Umfeld
• Enge Zusammenarbeit und Einarbeitung durch eine erfahrene Senior Assistant
• Strukturierte Entwicklung durch zunehmende Verantwortung im Tagesgeschäft
• Perspektive, sich langfristig zu einer Partner Executive Assistant mit eigenem Verantwortungsbereich zu entwickeln
• Kollegiales, dynamisches Team mit kurzen Entscheidungswegen in einem wachsenden Büro
• Internationales Umfeld mit den Vorteilen einer etablierten Organisation und der Dynamik eines wachsenden Geschäfts
• Arbeiten aus dem Homeoffice im August sowie zwischen Weihnachten und Neujahr möglich

DEINE AUFGABEN

In dieser Position unterstützt du mehrere Investment Professionals im Münchner Team und übernimmst zugleich verschiedene administrative Aufgaben für das Büro. Im Kern arbeitest du für einen Managing Director, einen Vice President sowie mehrere Associates und Analysts. Während der Abwesenheit der Senior Executive Assistant unterstützt du zusätzlich deren zwei Partner. Zu deinen Aufgaben gehören insbesondere:

• Du bist eine verlässliche erste Anlaufstelle für die Investment Professionals im Münchner Team und koordinierst die Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern.
• Du behältst den Überblick, wenn mehrere Personen gleichzeitig Unterstützung benötigen und setzt Prioritäten mit Ruhe, Serviceorientierung und gutem Urteilsvermögen.
• Du verwaltest Kalender, koordinierst Termine und Besprechungen, stimmst dich mit anderen Assistants ab und bestätigst Meetings mit Kunden sowie internen Kolleginnen und Kollegen.
• Du unterstützt bei der Vorbereitung interner und externer Meetings, darunter Unternehmensinformationen, Kurzprofile und weitere Besprechungsunterlagen.
• Du hältst Follow-ups und vereinbarte Maßnahmen nach und sorgst dafür, dass die betreuten Professionals gut auf Kundentermine, Pitches, Konferenzen und Vorträge vorbereitet sind.
• Du unterstützt bei der Erstellung, Formatierung und Vorbereitung von Präsentationsunterlagen mit einem hohen Anspruch an Qualität und Detailgenauigkeit.
• Du organisierst Geschäftsreisen und Reservierungen, beispielsweise Flüge, Autos und Hotels, und berücksichtigst dabei Zeit, Kosten und die jeweiligen Anforderungen.
• Du übernimmst administrative Aufgaben rund um das Münchner Büro, zum Beispiel die Bearbeitung von Ausgaben, die Bestellung von Büromaterial, die Organisation von Besprechungsräumen und die Koordination von Transfers.
• Du bearbeitest vertrauliche Dokumente und Korrespondenz diskret und unterstützt in angemessenem Umfang bei persönlichen administrativen Anliegen der von dir betreuten Professionals.
• Du unterstützt bei Bedarf andere Administrative Assistants im Rahmen der gegenseitigen Vertretung – gegebenenfalls auch Kolleginnen und Kollegen aus dem Londoner Büro, insbesondere während Urlaubszeiten.
• Du entwickelst ein Verständnis für das Geschäft und die Arbeitsweise des Teams, um deine Unterstützung zunehmend vorausschauend und eigenständig auszurichten.

DEINE STÄRKEN UND ERFAHRUNGEN

Du passt gut zu dieser Position, wenn du bereits erste Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion gesammelt hast und den nächsten Entwicklungsschritt in einem internationalen Umfeld suchst. Ca. 3 Jahre relevante Berufserfahrung, idealerweise, aber nicht zwingend, in Financial Services, Investment Banking, einer Beratung, einer Big-Four-Gesellschaft, im Private-Equity-Umfeld oder in einem vergleichbaren professionellen Umfeld. Erfahrung in der Kalender- und Terminorganisation sowie Freude daran, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu koordinieren. Sehr gute organisatorische Fähigkeiten.