Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere internationale Reisen und bereite Meetings mit hochrangigen Persönlichkeiten vor.
- Unternehmen: Cambridge Aerospace, ein wachsendes Defence-Tech-Unternehmen mit mission-driven Ansatz.
- Vorteile: 30 Tage Urlaub, Deutschlandticket, Firmenfitness und ein modernes Büro im Münchner Westpark.
- Weitere Informationen: Dynamisches Umfeld mit direkter Nähe zur Geschäftsführung und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Sei die rechte Hand des Managing Directors und gestalte aktiv das Wachstum des Unternehmens.
- Qualifikationen: Erfahrung als Executive Assistant und Organisation komplexer Reisen erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Schlüsselposition in einem international sichtbaren, mission-driven Defence-Tech-Umfeld – nah an Entscheidungen, Reisen und Prioritätensteuerung.
München / Vollzeit / Präsenz mit flexiblem Remote-Anteil / innereuropäische Reisebereitschaft
Unser Auftraggeber, Cambridge Aerospace, ist ein europäisches Defence-Tech-Unternehmen, das hochmoderne Luftverteidigungssysteme zum Schutz der Zivilbevölkerung und kritischer Infrastruktur in Krisenregionen entwickelt. Das Unternehmen wächst stark und baut seine Präsenz in Deutschland weiter aus.
In dieser Rolle bist du die operative rechte Hand des Managing Directors der deutschen Einheit. Du übernimmst die Verantwortung dafür, dass seine Termine, Reisen und Informationsflüsse so professionell organisiert und priorisiert sind, dass er sich auf strategische Themen und hochrangige Stakeholder konzentrieren kann. Viele seiner Termine finden mit Persönlichkeiten aus Regierungs- und Militärumfeld oder auf international sichtbaren Bühnen statt, du sorgst dafür, dass sie optimal vorbereitet, geplant und nachgehalten werden.
Du planst und organisierst internationale und interkontinentale Reisen – einschließlich komplexer Routen, Einladungen, Sicherheits- und Zugangsanforderungen sowie der notwendigen Unterlagen – und sorgst für einen reibungslosen Ablauf vor, während und nach den Reisen.
Du bereitest Meetings und Termine mit hochrangigen Persönlichkeiten aus Politik, Militär und Wirtschaft professionell vor, dokumentierst Ergebnisse und stellst sicher, dass Folgeaufgaben klar definiert und nachverfolgt werden.
Du arbeitest eng mit zwei weiteren Leadership-Kollegen am Standort München zusammen und koordinierst gemeinsame Termine, Reisen und funktionsübergreifende Abstimmungen.
Du übernimmst vorbereitende administrative Aufgaben (z. B. Vorarbeiten für Finance, Belegmanagement) und koordinierst Themen mit internationalen Standorten – inklusive Abstimmung bei Versand- und Zollthemen mit Dienstleistern und Behörden.
Du unterstützt bei der Planung und Umsetzung von Events und Konferenzauftritten (z. B. Messestände, Panels, internationale Fachkonferenzen) und stellst sicher, dass der Managing Director inhaltlich und organisatorisch bestmöglich auftritt.
Du sorgst dafür, dass organisatorische Themen am Standort München zuverlässig laufen (z. B. Bestellungen, Koordination von Dienstleistern, Team-Lunches, kleinere Office-Events) und trägst zu einer professionellen, zugleich kollegialen Arbeitsumgebung bei.
Du bringst mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant, Teamassistenz oder Office Manager:in in einem dynamischen Umfeld mit – z. B. in einem Start-up/Scale-up, einer schnell wachsenden Tech-Firma oder einer Beratung mit hoher Taktung.
Du hast nachweisliche Erfahrung in der Organisation komplexer, internationaler Reisen mit mehreren Stationen; Du bringst Bereitschaft mit, den Managing Director Germany auf ausgewählten Reisen – insbesondere innerhalb Europas – zu begleiten und vor Ort Abläufe, Termine und Stakeholder-Treffen mit vorzubereiten.
Du organisierst souverän Kalender und Prioritäten in Umfeldern, in denen sich Pläne auch kurzfristig ändern – und behältst dabei Ruhe und Überblick.
Du verfügst über Deutsch auf Muttersprachniveau, inkl. sicherer Höflichkeitsformen und Souveränität im Umgang mit hochrangigen Stakeholdern; sehr gutes Englisch bringst du für die internationale Zusammenarbeit selbstverständlich mit.
Du hast Freude an Präsenz im Büro, am Aufbau von Kultur und am sozialen Miteinander im Team – von gemeinschaftlichen Lunches bis zu kleineren Office-Events.
Dich erwartet ein anspruchsvolles, gleichzeitig sehr kollegiales Umfeld mit direkter Nähe zur Geschäftsführung und enger Zusammenarbeit mit einem internationalen, überwiegend technisch geprägten Team. Feedback wird offen gegeben, Entwicklung aktiv gefördert.
In dieser Rolle wirkst du nicht im Hintergrund, sondern bist integraler Bestandteil der Steuerungsebene am Standort München – mit der Möglichkeit, den Office-Hub mitzugestalten, Arbeitsweisen zu professionalisieren und das Wachstum des Unternehmens aktiv zu begleiten.
Assistant / Executive Assistant to CEO Arbeitgeber: Kathrin Wood Office Solutions GmbH
Cambridge Aerospace ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in München ein dynamisches und kollegiales Arbeitsumfeld bietet. Mit einem klaren Fokus auf persönliche und berufliche Weiterentwicklung sowie attraktiven Benefits wie 30 Tagen Urlaub, Firmenfitness und einem modernen Arbeitsplatz im Westpark, fördert das Unternehmen eine Kultur des Miteinanders und der Innovation. Hier hast du die Möglichkeit, aktiv an der Gestaltung von Office-Strukturen mitzuwirken und in einer Schlüsselposition direkt mit der Geschäftsführung zusammenzuarbeiten.
Kontaktdaten:
Kathrin Wood Office Solutions GmbH Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Assistant / Executive Assistant to CEO erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, direkt mit dem Managing Director oder anderen Führungskräften zu sprechen, nutze diese Chance. Zeige dein Interesse und stelle Fragen, die deine Motivation und dein Engagement unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 2
Networking ist der Schlüssel! Verbinde dich mit Leuten aus der Branche, sei es über LinkedIn oder bei Veranstaltungen. Oft erfährt man so von ungeschriebenen Stellen oder erhält wertvolle Tipps, die dir bei deiner Bewerbung helfen können.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, als wäre es ein wichtiges Meeting. Informiere dich über das Unternehmen, seine Mission und aktuelle Projekte. So kannst du gezielt zeigen, wie du zum Erfolg des Unternehmens beitragen kannst.
✨Tip Nummer 4
Nutze unsere Website für deine Bewerbung! Wir haben viele Ressourcen, die dir helfen können, dich optimal vorzubereiten. Und vergiss nicht: Ein persönlicher Kontakt kann oft den Unterschied machen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistant / Executive Assistant to CEO mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deinem Anschreiben durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Mach es konkret!:Verwende konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, um zu zeigen, wie du die Anforderungen der Stelle erfüllst. Zeig uns, dass du die Fähigkeiten hast, die wir suchen, und wie du sie in der Vergangenheit erfolgreich eingesetzt hast.
Achte auf Details!:Ein gut strukturiertes und fehlerfreies Dokument ist das A und O. Nimm dir die Zeit, um sicherzustellen, dass dein Lebenslauf und dein Anschreiben ordentlich formatiert sind und keine Rechtschreibfehler enthalten. Das zeigt uns, dass du sorgfältig arbeitest!
Bewirb dich über unsere Website!:Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist, dich direkt über unsere Website zu bewerben. So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert bei uns ankommt. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Kathrin Wood Office Solutions GmbH vorbereitet
✨Recherchiere das Unternehmen
Informiere dich gründlich über Cambridge Aerospace und deren Mission im Defence-Tech-Bereich. Verstehe die aktuellen Herausforderungen und Trends in der Branche, um während des Interviews gezielte Fragen stellen und dein Interesse zeigen zu können.
✨Bereite dich auf komplexe Reiseorganisation vor
Da die Rolle viel mit der Planung internationaler Reisen zu tun hat, solltest du Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung parat haben. Überlege dir, wie du komplexe Routen und Sicherheitsanforderungen erfolgreich gemeistert hast und sei bereit, diese im Interview zu erläutern.
✨Demonstriere deine Kommunikationsfähigkeiten
In dieser Position wirst du oft mit hochrangigen Stakeholdern kommunizieren. Übe, wie du dich klar und professionell ausdrücken kannst, sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch. Bereite dich darauf vor, Beispiele zu geben, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit verschiedenen Persönlichkeiten interagiert hast.
✨Zeige deine Flexibilität und Stressresistenz
Die Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld Ruhe zu bewahren, ist entscheidend. Bereite dich darauf vor, Situationen zu beschreiben, in denen du unter Druck arbeiten musstest oder Pläne kurzfristig ändern musstest, und wie du dabei den Überblick behalten hast.
