Assistent:in der Geschäftsleitung

Vorstandsassistenz des CFO (m/w/d) Verantwortungsvolle Assistenzposition in namhaftem, traditionsreichen Familienunternehmen in Hamburg.

BACKGROUND

Als eines der führenden Unternehmen seiner Branche mit über 100-jähriger Geschichte steht dieses eigentümergeführte Familienunternehmen für Beständigkeit, Qualität und ein gelebtes Werteverständnis. Die Gruppe ist mit bekannten Marken im Kaffee-, Tee- und Kakaosegment in der gehobenen Gastronomie und Hotellerie sowie im Handel vertreten und beschäftigt insgesamt mehr als 800 Mitarbeitende im In- und Ausland. Der Vorstand arbeitet mit einem erfahrenen, langjährig eingespielten Assistenzteam zusammen, das die Schnittstelle zur Eigentümerfamilie, zu den Fachbereichen und zu externen Partnern bildet. In diesem Kontext übernehmen Sie die zentrale Rolle als vertrauensvolle Vorstandsassistenz an der Seite des CFO und halten ein vielseitiges Firmen- und Immobilienportfolio organisatorisch und inhaltlich zusammen. Besonders reizvoll ist die Möglichkeit, das umfangreiche Erfahrungs- und Prozesswissen der langjährigen Vorgängerin zu übernehmen und zukunftsfähig zu sichern. Ihre Position ist dabei von hoher Sichtbarkeit und Verantwortung geprägt – Sie stellen sicher, dass der CFO auch in dynamischen Phasen strukturiert, gut vorbereitet und handlungsfähig bleibt.

BENEFITS

• 30 Tage Urlaub.
• Eine 38,5-Stunden-Woche mit Gleitzeit und Schwerpunkt zwischen ca. 7:30 und 16:00 Uhr.
• Überwiegend Präsenzarbeit im Büro vor Ort mit guter Verkehrsanbindung (S-Bahn- und Autobahnnähe) und ausreichend Parkplätzen.
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Attraktive Vergütung inkl. Fixgehalt, Bonus, Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld.
• Bezuschusste betriebliche Altersvorsorge.
• Zuschuss zum Deutschlandticket/HVV-ProfiTicket.
• Job-Rad mit Arbeitgeberförderung.
• Personalkauf des vielfältigen Produktsortiments zu attraktiven Mitarbeitendenkonditionen.
• Corporate Benefits.
• Mitarbeitendensport: eigener Fitnessbereich sowie eine Kooperation mit dem Urban Sports Club mit attraktiven Konditionen.
• Eine gute Versorgung durch eine hauseigene Kantine (Frühstücks- und Mittagsangebote), Kaffee- und Teeküchen sowie kostenfreie Getränke (Wasser, Tee, Kaffee).
• Regelmäßige interne Veranstaltungen wie ein jährliches Afterwork-Event sowie die Möglichkeit, Aktionen mitzugestalten.

DEINE AUFGABEN

• Enge, vertrauensvolle Assistenz und Sparringspartnerin des CFO im operativen und strategischen Tagesgeschäft.
• Eigenständiges Termin-, Reise- und E-Mail-Management inkl. Priorisierung, Vorbereitung, Wiedervorlage und Nachverfolgung von Vorgängen.
• Management und Koordination eines vielseitigen Firmen- und Immobilienportfolios mit Blick auf Fristen, Verträge und laufende Verpflichtungen.
• Organisation, Strukturierung und Nachverfolgung gesellschafts- und steuerrechtlich relevanter Vorgänge in enger Abstimmung mit Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Rechtsanwälten.
• Zentrale Schnittstelle zur Eigentümerfamilie, zu den anderen Vorstandsassistenzen, zum Vorstand, zum Aufsichtsrat sowie zu externen Partnern und Dienstleistern.
• Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Aufsichtsratssitzungen, Jahresabschlüssen und weiteren Gremien- und Projektterminen.
• Dokumenten-, Vertrags- und Aktenmanagement (auch papierbasiert) inkl. Sicherung, Strukturierung und Transfer des historischen Wissens der langjährigen Vorgängerin.
• Unterstützung bei der Organisation ausgewählter interner und externer Veranstaltungen in Zusammenarbeit mit Marketing und Vertrieb.
• Wahrnehmung von Vertretungsaufgaben für die Assistenz des Firmengründers, insbesondere bei Urlaub oder Abwesenheit.
• Allgemeine Büroorganisation, laufende Prozessoptimierung im CFO-Office sowie vorausschauendes Management von To-dos und Entscheidungsgrundlagen.

DEINE STÄRKEN UND ERFAHRUNGEN

• Einschlägige, mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren, gehobenen Assistenzfunktion – idealerweise im finanz- oder rechtsnahen Umfeld (z. B. Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung, Rechtsanwaltskanzlei oder CFO-Office eines mittelständisch geprägten Unternehmens).
• Sicherer Umgang mit finanz-, gesellschafts- und steuerrechtlich geprägten Themen und Freude daran, komplexe Sachverhalte strukturiert aufzubereiten.
• Ausgeprägte Struktur- und Organisationsstärke sowie ein sehr gutes Verständnis für Abläufe, Fristen und Prioritäten.
• Selbständige, belastbare und ruhige Persönlichkeit mit hoher Resilienz und Souveränität – insbesondere in zeitkritischen Phasen (z. B. Aufsichtsratssitzungen, Jahresabschlüsse, Sonderprojekte).
• Fähigkeit, mit sehr unterschiedlichen Charakteren – vom 90-jährigen Firmengründer über den Vorstand bis hin zu Aufsichtsrat, Berater:innen und internen Führungskräften – wertschätzend, klar und auf Augenhöhe zu kommunizieren.
• Hohe Vertrauenswürdigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein in einer exponierten und sensiblen Vertrauensposition.
• Unternehmerisches Mindset, Hands-on-Mentalität und eine proaktive, vorausschauende Arbeitsweise.
• Muttersprachliche oder bilinguale Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse; Spanischkenntnisse sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung.
• Sicherer Umgang mit MS Office und Bereitschaft, sowohl mit digitalen Tools als auch mit papierbasierten Unterlagen zu arbeiten.
• Hohe Präsenzbereitschaft vor Ort; Homeoffice nur in Ausnahmefällen möglich.

GUT ZU WISSEN

Sie erwartet ein außergewöhnlich kollegiales und gleichzeitig sehr stabiles Umfeld in einem eigentümergeführten Traditionsunternehmen. Der Vorstand arbeitet mit erfahrenen, langjährig im Unternehmen tätigen Assistenzen zusammen, die als eingespieltes Team agieren und sich gegenseitig vertreten. Eine strukturierte und sorgfältige Einarbeitung ist gewährleistet: Die bisherige Stelleninhaberin, die seit Jahrzehnten im Unternehmen ist und einen beeindruckenden Wissensschatz aufgebaut hat, steht für eine strukturierte Einarbeitung zur Seite und übergibt Schritt für Schritt Prozesse, Kontakte und historisches Hintergrundwissen. Die Zusammenarbeit mit dem CFO ist von Vertrauen, Offenheit und direktem Austausch geprägt – die Tür steht im Wortsinne offen, regelmäßige Jour-fixe-Termine sorgen für gemeinsame Priorisierung und Klarheit. In dieser Rolle arbeiten Sie sehr nah an der Eigentümerfamilie und den zentralen Stakeholdern des Unternehmens; gleichzeitig ist eine professionelle Gelassenheit im Umgang mit unterschiedlichen Persönlichkeiten gefragt. Wenn Sie Freude daran haben, Verantwortung zu übernehmen, Themen zu strukturieren und den Überblick über viele parallele Vorgänge zu behalten, finden Sie hier ein Umfeld, in dem Ihre Erfahrung und Ihre Souveränität sichtbar geschätzt werden.