Assistenz der Group CHRO

Unser Kunde ist eine international aufgestellte Spezialchemie-Gruppe mit vier Geschäftsbereichen und weltweit mehr als 8.000 Mitarbeitenden. Der Sitz des Unternehmens liegt am Niederrhein, mit guter Anbindung an die Rhein-Ruhr-Region. Das Unternehmen steht für Innovation, langfristige Stabilität und eine wertebasierte, offene Unternehmenskultur. Für die Group CHRO wird eine erfahrene Assistenz gesucht, die kaufmännische, organisatorische und koordinierende Aufgaben auf Top-Management-Ebene übernimmt. In dieser Funktion arbeiten Sie eng mit der Unternehmensleitung zusammen, unterstützen bei strategischen Themen im HR-Umfeld und sind eine wichtige Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartnern.

Wenn Sie Freude daran haben, komplexe Abläufe zu strukturieren, Themen mitzudenken und die HR-Leitung im Tagesgeschäft wie in Projekten verlässlich zu entlasten, könnte diese Position ideal zu Ihnen passen.

Ein stabiles, zukunftsorientiertes Unternehmen mit sehr guter Marktposition in der Spezialchemie. Ein wertschätzendes, persönliches und zugewandtes Arbeitsumfeld mit kurzen Informations- und Entscheidungswegen. Ein Umfeld, das eigene Ideen fördert und konstruktive Offenheit gegenüber neuen Entwicklungen und unterschiedlichen Denkweisen lebt. 37,5-Stunden-Woche mit Gleitzeitregelung. Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (1–2 Tage Homeoffice nach Absprache und in Abstimmung mit den Business-Erfordernissen). Sehr gute Kantine mit abwechslungsreicher Küche sowie weiteren Services am Standort (z. B. Gesundheits- und Fitnessangebote). Fahrrad-Leasing. Sehr gute Entwicklungsmöglichkeiten in einem weltweit agierenden und wachsenden Konzern.

DEINE AUFGABEN

• Kaufmännische, administrative und organisatorische Unterstützung der Group CHRO im Tagesgeschäft
• Koordination, Planung und Begleitung von Besprechungen, Terminen und Veranstaltungen auf Management-Ebene sowie verlässliche Steuerung eines anspruchsvollen Termin- und Reiseaufkommens, auch in Phasen mit hoher Taktung
• Professionelles Kalender- und E-Mail-Management inklusive Priorisierung und Strukturierung von Anfragen
• Planung, Organisation und Abrechnung von Geschäftsreisen inklusive Koordination von Visa-Formalitäten – in enger Verzahnung mit dem Terminmanagement der Group CHRO
• Erstellung, Aufbereitung und Pflege von Entscheidungsvorlagen, Berichten und Präsentationen für Management-Meetings
• Schnittstellenmanagement und Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern auf nationaler und internationaler Ebene
• Entwurf und Ausarbeitung von Korrespondenz, Unterlagen und Präsentationen für die Unternehmensleitung
• Einbindung in den Forecasting- und Langzeitplanungsprozess für den HR-Bereich in Abstimmung mit relevanten Fachbereichen
• Vertretung der Assistenz der Unternehmensleitung Corporate Development / M&A bei Abwesenheit
• Perspektivisch: Mitwirkung und eigenständige Übernahme von Aufgaben in Projekten mit Bezug zu HR-Prozessen und -Initiativen (z. B. Employer Branding, Einführung neuer HR-Tools, Steuerung interner Mitarbeiterbefragungen oder Compliance-Surveys)

DEINE STÄRKEN UND ERFAHRUNGEN

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz einer Leitungs- oder Top-Management-Funktion, idealerweise in einem größeren Konzern- oder dynamischen Dienstleistungsumfeld bzw. in der Unternehmensberatung
• Souveränes und vorausschauendes Agieren in professionellen, anspruchsvollen Strukturen
• Unternehmerisches Mindset und hohes Verständnis für Geschäfts- und HR-Zusammenhänge
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten, sehr gutes Zahlenverständnis sowie strukturierte Arbeitsweise
• Sehr sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere PowerPoint und Excel)
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; internationale Erfahrung bzw. interkulturelle Kompetenz von Vorteil
• Erfahrung mit SAP SuccessFactors wünschenswert
• Affinität zu digitalen Tools und Vertrautheit mit der Nutzung von KI-Tools zur effizienten Bearbeitung von Aufgaben von Vorteil
• Selbstständige, systematische, vorausschauende und koordinierende Arbeitsweise
• Hohe Serviceorientierung, Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Stakeholdern
• Flexibilität, Resilienz und ein positiver, zuversichtlicher Umgang mit Veränderungen
• Souveränes, freundliches und professionelles Auftreten auf allen Hierarchieebenen
• Hohe Loyalität, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit

GUT ZU WISSEN

Sie erwartet ein professionelles, zugleich sehr zugewandtes und wertschätzendes Umfeld in einer international tätigen Unternehmensgruppe. In dieser Rolle sind Sie fachlich und organisatorisch sehr nah an der Group CHRO und damit an vielen zentralen Themen. Sie bekommen frühzeitig Einblick in strategische HR-Fragestellungen, wichtige Entscheidungsrunden und konzernweite Initiativen und tragen mit Ihrer Arbeit dazu bei, dass diese strukturiert vorbereitet, gut begleitet und professionell umgesetzt werden.

Der strategische Teil der Holding ist mit rund 80 Mitarbeitenden bewusst schlank aufgestellt. Dadurch sind die Wege kurz, Verantwortlichkeiten klar und Ihr Beitrag sichtbar. Die Group CHRO arbeitet mit rund zehn Direct Reports und Matrixfunktionen zusammen – Sie sind dabei eine wichtige Schnittstelle und sorgen dafür, dass Informationen, Termine und Unterlagen zur richtigen Zeit bei den richtigen Personen sind.

Die Aufgabe ist besonders geeignet für Persönlichkeiten, die Freude daran haben, in einem anspruchsvollen Umfeld den Überblick zu behalten, vorausschauend zu denken und in dynamischen Situationen Ruhe und Struktur zu geben. Gleichzeitig bietet Ihnen die Position – je nach Erfahrung und Interessen – die Möglichkeit, sich schrittweise in Themen rund um HR-Prozesse, Tools und Projekte einzubringen und Ihr Profil langfristig weiterzuentwickeln.