Executive Assistant

Schlüsselposition in einem international sichtbaren, mission-driven Defence-Tech-Umfeld – nah an Entscheidungen, Reisen und Prioritätensteuerung. München / Vollzeit / Präsenz mit flexiblem Remote-Anteil / innereuropäische Reisebereitschaft.

Unser Auftraggeber, Cambridge Aerospace, ist ein europäisches Defence-Tech-Unternehmen, das hochmoderne Luftverteidigungssysteme zum Schutz der Zivilbevölkerung und kritischer Infrastruktur in Krisenregionen entwickelt. Das Unternehmen wächst stark und baut seine Präsenz in Deutschland weiter aus.

In dieser Rolle bist du die operative rechte Hand des Managing Directors der deutschen Einheit. Du übernimmst die Verantwortung dafür, dass seine Termine, Reisen und Informationsflüsse so professionell organisiert und priorisiert sind, dass er sich auf strategische Themen und hochrangige Stakeholder konzentrieren kann. Viele seiner Termine finden mit Persönlichkeiten aus Regierungs- und Militärumfeld oder auf international sichtbaren Bühnen statt, du sorgst dafür, dass sie optimal vorbereitet, geplant und nachgehalten werden.

DEINE AUFGABEN:

• Du übernimmst für den Managing Director Germany die zentrale Steuerung seines operativen Tagesgeschäfts – insbesondere Kalender- und Terminmanagement, Priorisierung von Anfragen sowie das strukturierte Nachhalten von Entscheidungen und To-dos.
• Du fungierst als professionelles Gatekeeping für seinen Arbeitsalltag: Du filterst, bündelst und priorisierst Anfragen, schlägst sinnvolle Alternativen vor und stellst sicher, dass sich seine Zeit auf die wichtigsten Themen und Stakeholder konzentriert.
• Du planst und organisierst internationale und interkontinentale Reisen – einschließlich komplexer Routen, Einladungen, Sicherheits- und Zugangsanforderungen sowie der notwendigen Unterlagen – und sorgst für einen reibungslosen Ablauf vor, während und nach den Reisen.
• Du bereitest Meetings und Termine mit hochrangigen Persönlichkeiten aus Politik, Militär und Wirtschaft professionell vor, dokumentierst Ergebnisse und stellst sicher, dass Folgeaufgaben klar definiert und nachverfolgt werden.
• Du arbeitest eng mit zwei weiteren Leadership-Kollegen am Standort München zusammen und koordinierst gemeinsame Termine, Reisen und funktionsübergreifende Abstimmungen.
• Du übernimmst vorbereitende administrative Aufgaben (z. B. Vorarbeiten für Finance, Belegmanagement) und koordinierst Themen mit internationalen Standorten – inklusive Abstimmung bei Versand- und Zollthemen mit Dienstleistern und Behörden.
• Du unterstützt bei der Planung und Umsetzung von Events und Konferenzauftritten (z. B. Messestände, Panels, internationale Fachkonferenzen) und stellst sicher, dass der Managing Director inhaltlich und organisatorisch bestmöglich auftritt.
• Du sorgst dafür, dass organisatorische Themen am Standort München zuverlässig laufen (z. B. Bestellungen, Koordination von Dienstleistern, Team-Lunches, kleinere Office-Events) und trägst zu einer professionellen, zugleich kollegialen Arbeitsumgebung bei.
• Du agierst als inhaltlich-organisatorische Sparringspartner:in für den Managing Director: Du hinterfragst Prioritäten, schlägst effizientere Abläufe vor und hilfst, Strukturen im schnell wachsenden Umfeld pragmatisch weiterzuentwickeln.

DEINE STÄRKEN UND ERFAHRUNGEN:

• Du bringst mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant, Teamassistenz oder Office Manager:in in einem dynamischen Umfeld mit.
• Du hast nachweisliche Erfahrung in der Organisation komplexer, internationaler Reisen mit mehreren Stationen; Erfahrung in sicherheitsrelevanten, politischen oder militärnahen Kontexten ist ein Plus, aber kein Muss.
• Du bringst Bereitschaft mit, den Managing Director Germany auf ausgewählten Reisen – insbesondere innerhalb Europas – zu begleiten und vor Ort Abläufe, Termine und Stakeholder-Treffen mit vorzubereiten.
• Du organisierst souverän Kalender und Prioritäten in Umfeldern, in denen sich Pläne auch kurzfristig ändern – und behältst dabei Ruhe und Überblick.
• Du bist sehr sicher in administrativen Tätigkeiten und arbeitest routiniert mit digitalen Tools.
• Du verfügst über Deutsch auf Muttersprachniveau und sehr gutes Englisch für die internationale Zusammenarbeit.
• Du trittst professionell, repräsentativ und zugleich zugänglich auf und kommunizierst schriftlich wie mündlich klar, verbindlich und adressatengerecht.
• Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit sind für dich selbstverständlich.
• Du arbeitest proaktiv, lösungsorientiert und strukturierend.
• Du hast „Rückgrat“: Du kannst freundlich, aber klar priorisieren, Pushback geben und Alternativen vorschlagen.
• Du hast Freude an Präsenz im Büro, am Aufbau von Kultur und am sozialen Miteinander im Team.
• Du kannst dich mit der Mission eines sicherheits- und verteidigungspolitischen Umfelds identifizieren.

GUT ZU WISSEN:

Dich erwartet ein anspruchsvolles, gleichzeitig sehr kollegiales Umfeld mit direkter Nähe zur Geschäftsführung und enger Zusammenarbeit mit einem internationalen, überwiegend technisch geprägten Team. Die Zusammenarbeit ist geprägt von Professionalität, Pragmatismus und einem hohen inhaltlichen Anspruch; Feedback wird offen gegeben, Entwicklung aktiv gefördert.