Executive Assistant (w/m/d) to CEO & Supervisory Board

Verantwortungsvolle Position mit Fokus auf CEO Office und Aufsichtsratsbetreuung. Niederrhein / Vollzeit / vor Ort.

Unser Kunde ist eine international führende Spezialchemie-Gruppe mit vier Geschäftsbereichen und weltweit mehr als 8.000 Mitarbeitenden, mit Sitz am Niederrhein und guter Anbindung an die Rhein-Ruhr-Region. Das Unternehmen steht für Innovation, langfristige Stabilität, ein langfristig eigentümergeprägtes Umfeld und eine wertebasierte, offene Unternehmenskultur.

Für den Vorstandsvorsitzenden (CEO) und den Aufsichtsrat wird eine erfahrene Executive Assistant gesucht, die kaufmännische, organisatorische und koordinierende Aufgaben auf Top-Management- und Gremien-Ebene übernimmt. In dieser Funktion arbeiten Sie sehr eng mit dem CEO, anderen C-Level-KollegInnen und dem dazugehörigen Assistenzteam zusammen, sind in die Vorbereitung von Vorstandssitzungen, Aufsichtsratssitzungen und weiteren Management-Formaten eingebunden und fungieren als zentrale Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartnern.

Es ist eine Rolle für Persönlichkeiten, die sehr verantwortungsbewusst und unternehmerisch agiert, Prioritäten, Themen und Timing mit Fingerspitzengefühl und Empathie steuern und Freude daran haben, auf Augenhöhe und im Team dafür zu sorgen, dass der CEO und der Aufsichtsrat bestmöglich arbeiten können.

• Executive Support für den CEO
• Kaufmännische, administrative und organisatorische Unterstützung des Vorstandsvorsitzenden im Tagesgeschäft
• Steuerung eines anspruchsvollen, internationalen Termin- und Reiseaufkommens – inklusive kurzfristiger Änderungen und enger Taktung
• Professionelles Kalender- und E-Mail-Management: Priorisieren, Vorstrukturieren, Filtern von Anfragen und Themen für den CEO
• Vorbereitung, Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Enge inhaltliche Abstimmung mit dem CEO: Verständnis dafür, welche Themen wann "auf den Tisch müssen" und wie Sie ihn organisatorisch und punktuell auch inhaltlich entlasten können
• Organisation und Koordination der Sitzungen des zwölfköpfigen Aufsichtsrats sowie zugehöriger Gremienformate
• Pflege und Steuerung eines mehrjährigen Sitzungskalenders
• Mitarbeit an der Erstellung und Abstimmung der Sitzungsagenda in enger Zusammenarbeit mit dem CEO und der Rechtsabteilung
• Terminabstimmung und Kommunikation mit den Assistenzen der Aufsichtsratsmitglieder und weiteren hochrangigen externen Ansprechpartnern
• Organisatorische Vorbereitung und Nachbereitung der Sitzungen (Unterlagenversand, Logistik, Follow-up von Beschlüssen aus organisatorischer Sicht)
• Sorgfältiger, sicherheitsbewusster Umgang mit hochvertraulichen Informationen
• Sicherstellung eines gezielten Informationsflusses zwischen CEO und Vorstandsmitgliedern, den Geschäftsbereichen und strategischen Funktionen der Holding
• Enge, teamorientierte Zusammenarbeit im CEO-Office
• Abstimmung mit den Assistenzkolleginnen der erweiterten Unternehmensleitung
• Koordination wiederkehrender Management-Formate mit der erweiterten Unternehmensleitung
• Strukturierte Einarbeitung durch die langjährige, sehr erfahrene Stelleninhaberin
• Shadowing bei CEO- und Aufsichtsratsthemen, um Abläufe, Erwartungen und Zyklen im Detail kennenzulernen
• Schrittweise Übernahme der Verantwortung, mit klar definierten Übergabeschritten bis zum vollständigen Rollenübergang

Erfolgreich absolvierte kaufmännische Ausbildung oder abgeschlossenes Studium bzw. vergleichbare Qualifikation. Mindestens 10 Jahre Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion, idealerweise auf Vorstands- oder Geschäftsführungsebene in einem größeren, international agierenden Industrieunternehmen oder einer Unternehmensgruppe. Souveränität im Umgang mit komplexen Strukturen und vielfältigen Stakeholdern; Erfahrung mit Gremienarbeit (z. B. Vorstands- oder Aufsichtsratsgremien) ist erforderlich. Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, hohes Qualitätsbewusstsein und ein Auge fürs Detail. Sehr sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, PowerPoint und Excel) sowie Offenheit für digitale und KI-gestützte Tools. Perfekte Deutschkenntnisse und sehr gutes Englisch in Wort und Schrift. Hohe Serviceorientierung und Kommunikationsstärke, kombiniert mit der Fähigkeit, auch anspruchsvollen Persönlichkeiten auf Augenhöhe und klar zu begegnen. Ausgeprägte Teamorientierung und Freude daran, im Duo bzw. im Assistenzverbund zu arbeiten. Empathie und Fingerspitzengefühl im Umgang mit unterschiedlichen Temperamenten und Befindlichkeiten. Resilienz und innere Stabilität: Sie bleiben ruhig, wenn es dynamisch wird und behalten Prioritäten und Fristen im Blick. Ausgeprägte Loyalität, Diskretion und absolute Vertrauenswürdigkeit. Offenheit, Themen – inklusive eigener Fehler – direkt und lösungsorientiert anzusprechen; Sie schätzen eine Kultur, in der Klarheit wichtig ist.

Sie arbeiten in dieser Position in einem Umfeld, das von langjähriger Unternehmenszugehörigkeit, gewachsenem Vertrauen und hoher Professionalität geprägt ist. Der CEO schätzt eine Assistenz, die strukturiert und sorgfältig arbeitet, die Dinge vorausschauend mitdenkt und offen anspricht, wenn etwas nicht rund läuft. In dem CEO-Office arbeiten sie als kollegiales Assistenzduo zusammen mit enger Schnittstelle zu Vorständen, Geschäftsbereichsleitern, Aufsichtsräten und den jeweiligen Assistenzen. Rund 30 % Ihrer Tätigkeit entfallen auf das Aufsichtsrats-Office – ein Bereich mit hoher Eigenständigkeit und sensiblen Themen. Sie sorgen dafür, dass Termine, Agenden, Unterlagen und Abläufe so vorbereitet sind, dass alles zur richtigen Zeit bei den richtigen Personen ist. Viele Prozesse folgen klaren Zyklen (z. B. Aufsichtsratssitzungen und wiederkehrende Managementrunden), gleichzeitig bleibt der Alltag im CEO-Umfeld dynamisch. Die größte Herausforderung liegt in dieser Vielschichtigkeit: Strategische Themen, Gremienarbeit, operative Tagessteuerung und menschliche Aspekte im direkten Umfeld des Vorstands zusammenzubringen. Die Rolle passt besonders gut zu Persönlichkeiten, die sich stark mit ihrer Assistenzfunktion identifizieren, intelligent und souverän agieren und kommunizieren und verantwortungsvoll Sorge tragen, dass CEO und Aufsichtsrat auf höchstem Niveau ohne Reibungsverluste arbeiten können.