Executive/Project Assistant

Executive Support und dynamisches Projektmanagement in führendem, internationalem Executive-Search-Unternehmen

München / Vollzeit / hybrid

Unser Auftraggeber ist ein international führendes Beratungsunternehmen im Bereich Executive Search mit einem etablierten Standort in der Münchner Innenstadt.

Für eine sehr erfahrene Senior Partnerin in der Board Practice suchen wir dich als Executive Assistant / Project Assistant (m/w/d), die/der 360°-Assistenz, Projektsteuerung und ausgewählte Office-Themen verantwortungsvoll übernimmt.

Gemeinsam mit einer Associate arbeitest du eng mit der Senior Partnerin und stellst sicher, dass Mandate, Meetings, kleinere Events sowie der Empfang von Gästen professionell organisiert sind.

Gesucht wird eine systemaffine, schnell „verdrahtete“ Persönlichkeit mit ausgeprägtem Ownership-Verständnis, die Freude an einem dynamischen, zugleich wertschätzenden Umfeld hat und höchste Ansprüche an Qualität, Sorgfalt und fehlerfreie Texte teilt.

Das deutschlandweite Team der Assistenzen arbeitet sehr kollegial und unterstützend zusammen.

Rund 10 Kolleg Innen im Münchner Büro

Je nach Erfahrung und Background zwischen 70.000€ und 80.000€ p. a.

• Beste Münchner Innenstadtlage
• Du arbeitest in einem dynamischen, internationalen und wachsenden Beratungsunternehmen mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen.

Dein Arbeitsplatz befindet sich in der Münchner Innenstadt in einem modernen Büro mit rund zehn Arbeitsplätzen.

• Dich erwartet ein unbefristeter Arbeitsvertrag mit einem wettbewerbsfähigen Gehalt zuzüglich eines Bonus.
• 28 Urlaubstage sowie zusätzliche freie Tage zwischen Weihnachten und Neujahr.
• Deine Arbeitszeit ist klar strukturiert und dennoch flexibel: In der Regel arbeitest du zwischen 9 und 18 Uhr, unter Berücksichtigung der Kernarbeitszeit und der Anforderungen laufender Mandate.

Mindestens drei Tage pro Woche bist du im Münchner Büro präsent, ergänzt um die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten.

Eine private Unfallversicherung, die auch den privaten Bereich abdeckt, gehört ebenfalls zum Paket.

• Du arbeitest in einem motivierten, kollegialen Umfeld mit einer menschlichen Atmosphäre und einer menschlichen Atmosphäre, die durch langjährige Assistenzen und gewachsene Strukturen geprägt ist.

Du wirst strukturiert eingearbeitet und bekommst mit der administrativen Leitung eine erfahrene Sponsorin an die Seite, die dir beim Ankommen und Vernetzen hilft.

• Liebe Hunde sind im Büro willkommen.
• Du arbeitest in direkter Zusammenarbeit mit der Senior Partnerin und bist eng in alle laufenden Executive-Search-Mandate eingebunden, die du eigenständig administrativ organisierst und im Blick behältst.

Dabei fungierst du als zentrale Schnittstelle zwischen deiner Senior Partnerin, dem internen Team, Klient: innen und

Kandidat: innen und sorgst dafür, dass alle Informationen strukturiert zusammenlaufen.

• Du koordinierst Projektabläufe, Zeitpläne und Deadlines und stellst sicher, dass alle Schritte im Suchprozess sauber vorbereitet, termingerecht umgesetzt und nachvollziehbar dokumentiert werden.

Interviews, Assessments und Kliententermine bereitest du organisatorisch vor, stimmst Termine ab und sorgst dafür, dass alle Beteiligten rechtzeitig über Inhalte, Unterlagen und Formate informiert sind.

• Du verfolgst alle projektbezogenen Aktivitäten nach, dokumentierst Fortschritte und stellst einen reibungslosen Informationsfluss zwischen

Klient: innen, Kandidat: innen und dem internen Team sicher.

Offene Punkte, Rückmeldungen und nächste Schritte hast du im Blick und hältst alle Beteiligten proaktiv auf dem aktuellen Stand.

• Die gewissenhafte Reise- und Terminplanung für die Senior Partnerin gehört ebenso zu deinem Verantwortungsbereich wie – falls erforderlich – die Koordination von Reisen für

Kandidat: innen.

Du planst und priorisierst den Kalender, bereitest Termine inhaltlich vor und sorgst dafür, dass auch bei parallel laufenden Mandaten der Überblick jederzeit gewahrt bleibt.

• Du bereitest Präsentationen, Reports und Angebote in Power Point und Word in deutscher und englischer Sprache auf, übernimmst das Korrekturlesen und achtest auf eine fehlerfreie, hochwertige Darstellung.

Dabei stellst du sicher, dass Layout, Inhalte und Formulierungen den hohen Qualitätsansprüchen deiner Senior Partnerin und der Mandate entsprechen.

• Darüber hinaus pflegst und kontrollierst du Stammdaten sowie projektbezogene Inhalte in den relevanten Systemen und Datenbanken, um eine hohe Datenqualität sicherzustellen.

Ergänzend übernimmst du administrative und organisatorische Aufgaben für das Münchner Büro – von der Bevorratung über die Unterstützung bei kleineren Events bis hin zum Empfang von Gästen, inklusive eines professionellen, persönlichen Empfangs vor Ort.

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische oder Hotelfach-Ausbildung oder ein betriebswirtschaftliches Studium und bereits mehrere Jahre Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion – idealerweise im Executive Search, in einer Unternehmensberatung oder in einem internationalen industriellen Umfeld.

Du bewegst dich sicher im Umgang mit Senior Stakeholdern, kennst die Dynamik eines projektgetriebenen, mandatsorientierten Umfelds und fühlst dich in einer professionellen Dienstleistungsrolle auf Top-Management-Level zuhause.

• Du arbeitest äußerst strukturiert, sorgfältig und detailorientiert, behältst auch bei parallel laufenden Projekten den Überblick und setzt klare Prioritäten.

Höchste Diskretion, Verlässlichkeit und Qualitätsbewusstsein sind für dich selbstverständlich – fehlerfreie Texte, saubere Dokumente und ein professionelles Auftreten gehören für dich zum Anspruch an deine eigene Arbeit.

Gleichzeitig bringst du eine ausgeprägte Serviceorientierung, Kommunikationsstärke und ein sicheres, stilvolles Auftreten mit.

• Du bist „schnell verdrahtet“, erfasst Zusammenhänge rasch und hast Freude daran, Bedürfnisse und Aufgaben deiner Senior Partnerin frühzeitig zu antizipieren.
• Ownership ist für dich mehr als ein

Schlagwort: Du übernimmst Verantwortung für deine Themen, steuerst Abläufe proaktiv und findest pragmatische Lösungen, wenn Prioritäten sich verschieben oder Unerwartetes passiert.

Eine klare, direkte Kommunikation auf Augenhöhe ist für dich ebenso selbstverständlich wie Loyalität und Verlässlichkeit in der Zusammenarbeit.

• Du bist systemaffin und arbeitest gerne mit digitalen

Tools: MS Office (Power Point, Word, Excel, Outlook, Teams) beherrschst du sicher, ergänzt durch Erfahrung oder Offenheit für weitere Systeme, idealerweise Concur, SAP, Salesforce, unternehmensinterne CRM-Tools und Stundenbuchungssysteme.

• Sehr gute Englischkenntnisse und exzellente Deutschkenntnisse in Wort und Schrift runden dein Profil ab – inklusive der Fähigkeit, komplexe Inhalte präzise, stilsicher und adressatengerecht aufzubereiten.

Dich erwartet eine Konstellation, die es so nicht oft gibt: Du steigst in ein etabliertes, international ausgerichtetes Executive-Search-Umfeld ein – mit einer ambitionierten Senior Partnerin, die fachlich hervorragend positioniert und in München stark vernetzt ist.

Ihr Schwerpunkt in der Board Practice mit Fokus auf Diversität in Aufsichtsräten sorgt dafür, dass du an inhaltlich spannenden, gesellschaftlich relevanten Mandaten arbeitest und dabei sehr nah an strategischen Besetzungen auf Top-Level bist.

Die Zusammenarbeit ist zugleich klar und persönlich: Deine Partnerin ist strukturiert und detailorientiert.

Sie erwartet hohe Qualität und ist gleichzeitig wertschätzend und anerkennend.

Ihr seid im täglichen Austausch, startet die Woche gemeinsam im Monday Morning Briefing und du arbeitest eng eingebunden in das feste Beratungsteam aus Beraterin, Associate und Assistenz.

Deine Führungskraft wünscht sich langfristig eine sehr vertrauensvolle Zusammenarbeit auf Augenhöhe.

Im Münchner Büro arbeitest du mit Research-Kolleg: innen der angegliederten Associate eng zusammen, eingebettet in eine Duz-Kultur mit gewachsenen Strukturen und langjährigen Assistenzen in Deutschland.

Unterstützung bekommst du zusätzlich durch eine sehr erfahrene administrative Leitung, die die deutschen Büros betreut und als Sponsor an deiner Seite steht – jemand, der Strukturen kennt, Türen öffnet und dir hilft, dich schnell zurechtzufinden.

Wenn du Freude an Verantwortung, klaren Erwartungen und einem Umfeld hast, in dem die hoch professionelle Dienstleistung im Vordergrund steht, du dafür aber echte Nähe zum Management und langfristige Stabilität gewinnst, passt diese Rolle hervorragend zu dir.

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