Finance Assistant / Private Office Assistant (München)

Für ein diskret agierendes, international vernetztes Umfeld mit hohen Ansprüchen an Struktur, Verlässlichkeit und Serviceorientierung suchen wir eine engagierte Finanzassistenz. In dieser vertrauensvollen Position übernimmst du die zentrale Verantwortung für die Organisation und Verwaltung privater Finanz- und Verwaltungsthemen. Dabei arbeitest du eng mit internen und externen PartnerInnen zusammen und sorgst dafür, dass alle administrativen, behördlichen und finanziellen Abläufe reibungslos, präzise und vorausschauend umgesetzt werden.

Ein modernes und angenehmes Arbeitsumfeld in München.

Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit.

Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und umzusetzen.

Ein kollegiales und motiviertes Team.

• Management von Banktransaktionen und strukturierte Erfassung von Einnahmen- und Ausgaben durch Aufbau einer wiederkehrenden Berichterstattung gegenüber unseren Klientinnen und Klienten.
• Liquiditätssteuerung sowie Prüfung und Begleichung von Rechnungen, inkl. Kontrolle der Angemessenheit abgerechneter Ausgaben.
• Verwaltung von Versicherungen (inkl. Krankenversicherungen), Mitgliedschaften und sonstigen Verträgen.
• Durchführung und Begleitung von Registrierungen sowie administrative Abstimmung mit Ämtern und Institutionen.
• Übernahme von Assistenzaufgaben.
• Sicherstellung einer strukturierten, digitalen und sicheren Ablage aller relevanten Unterlagen.
• Ad-hoc- & Sonderaufgaben: Flexible Unterstützung bei speziellen Projekten und unvorhergesehenen administrativen Aufgaben.

Erfahrung in Finanzbuchhaltung, Einnahmen- und Ausgabenmanagement oder verwandten Tätigkeiten (bspw. kfm. Fachausbildung im Hotel- und Gastronomiegewerbe, persönliche Assistenz von Führungskräften, Controller/in, Steuerfachausbildung).

Kenntnisse in Finanzmanagement, Budgetverwaltung, Reporting & Vertragsmanagement.

Verständnis für behördliche Prozesse.

Sicherer Umgang mit digitalem Dokumentenmanagement, wie Erfassung, Strukturierung, Archivierung, Versionierung, Datenschutz etc.

Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.

Was zählt, ist nicht nur, was Du tust – sondern wie. In dieser Rolle kommt es auf eine hohe Serviceorientierung und eine reibungslose Zusammenarbeit mit internen Teams sowie externen PartnerInnen an – auch standortübergreifend. Diskretion und Loyalität sind für Dich selbstverständlich, besonders im Umgang mit sensiblen Informationen. Du arbeitest proaktiv, gründlich und lösungsorientiert – auch wenn Dir Themen neu sind. Du behältst den Überblick, verwaltest Budgets strukturiert und transparent und lieferst präzises Reporting. Verwaltungs- und Behördenthemen bringst Du effizient und fehlerfrei über die Ziellinie, und bei der Dokumentation setzt Du auf eine sichere, digitale Ablage. Und wenn sich die Anforderungen mal ändern? Kein Problem – mit Deiner „Go with the Flow“-Mentalität findest Du auch dann pragmatische Lösungen.