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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Büro, betreue Gäste und unterstütze bei Events.
- Arbeitgeber: Dynamische Investmentgesellschaft in München mit innovativen Anlagestrategien.
- Mitarbeitervorteile: Attraktives Gehalt, Teamevents und Weiterbildungsmöglichkeiten warten auf dich!
- Warum dieser Job: Werde Teil eines kreativen Teams in einem modernen Büro mit viel Gestaltungsspielraum.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung im Office Management und gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind erforderlich.
- Andere Informationen: Strukturierter Bewerbungsprozess und wertschätzende Unternehmenskultur.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 55000 - 65000 € pro Jahr.
Office & Team Assistant (m/w/d)
– für eine etablierte Investmentgesellschaft an außergewöhnlichem Arbeitsplatz –
👥 20 KollegInnen am Standort München
💶 Gehaltsrahmen von ca. €55.000 und €65.000 p. a.
📍 München Lehel
ABOUT
Unser Kunde ist eine dynamische und wachstumsorientierte Investmentgesellschaft mit Sitz in München, die sich auf alternative Investments spezialisiert hat. Seit ihrer Gründung im Jahr 2016 unterstützt sie sowohl institutionelle als auch private Investoren dabei, innovative und nachhaltige Anlagestrategien zu entwickeln. Mit einem modernen Büro im Herzen Münchens und einem engagierten Team erfahrener FinanzexpertInnen bietet das Unternehmen ein professionelles und zugleich kollegiales Arbeitsumfeld.
Aktuell suchen wir im Auftrag unseres Kunden eine strukturierte und proaktive Office & Team Assistant (w/m/d) , die mit organisatorischem Geschick und Hands-on-Mentalität das Team unterstützt und für einen reibungslosen Ablauf im Büro sorgt.
BENEFITS
- Außergewöhnlicher Arbeitsplatz – integriert in einem Bar-Set-up – das musst du dir ansehen!
- Zusammenarbeit mit einem eingespielten und kollegialen Team in bester Innenstadtlage
- Diverse Benefits, attraktiver Gehaltsrahmen, exklusive Teamevents, regelmäßige Veranstaltungen, Team & Assistant Lunches und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Verantwortungsvolle Aufgaben Handlungsspielraum und der Möglichkeit, die eigenen Ideen kreativ einzubringen und umzusetzen
TASKS
- Büroorganisation & Infrastruktur: Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs, Verwaltung von Büromaterialien und technischer Ausstattung, Pflege der Inventarliste.
- Empfang & Gästebetreuung: Professionelle Begrüßung und Betreuung von Gästen, Vorbereitung von Meetingräumen, Organisation von Catering.
- Post- & Versandmanagement: Verwaltung des Postein- und -ausgangs, Verarbeitung von Eingangsrechnungen, Organisation von Paket- und Kurierdiensten.
- Büroordnung & Instandhaltung: Sicherstellung eines gepflegten Büroumfelds, Koordination von Reinigungs- und Instandhaltungsmaßnahmen, Lagerverwaltung.
- Terminkoordination & Reisebuchungen: Planung und Koordination von Terminen und Geschäftsreisen für 2-3 umtriebige und liebenswerte Investment Professionals im Schulterschluss mit der Executive Assistant.
- Eventunterstützung: Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Firmenevents, einschließlich Offsites, Barevents, Wiesn-Veranstaltungen und Weihnachtsfeiern.
- Sonstige Aufgaben: Verpacken und Versenden von Geschenken, Vorbereitung von Goody Bags, Durchführung von Besorgungen, Unterstützung bei Sonderprojekten, Onboarding neuer MitarbeiterInnen.
PROFILE
- Erfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren Position
- Strukturierte und proaktive Arbeitsweise mit hohem Verantwortungsbewusstsein
- Organisationstalent mit Hands-on-Mentalität
- Kommunikationsstärke und freundliches Auftreten
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit CRM Systemen von Vorteil
GOOD TO KNOW
Bist Du bereit für einen vielschichtigen Job als Drehscheibe und Visitenkarte in einer dynamischen Umgebung? In dieser Position erwartet Dich ein strukturierter und transparenter Bewerbungsprozess. Du wirst deine KollegInnen und das Umfeld kennenlernen und dir schnell ein Bild davon machen können, was dich erwartet und wie die Firmenkultur ist: locker und gleichwohl hoch professionell. Dieser Job bietet abwechslungsreiche Tätigkeiten und die Chance, in einem engagierten und teamorientierten Arbeitsumfeld mit wertschätzender Unternehmenskultur zu wachsen. Darüber hinaus profitierst Du von einer wettbewerbsfähigen Vergütung, bester Lage und einem außergewöhnlichen Arbeitsplatz, an dem es Spaß macht zu arbeiten, sich einzubringen und die Firmenkultur mit zu prägen. Dein Engagement und deine Ideen sind hier herzlich willkommen.
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Kontaktperson:
Kathrin Wood Office Solutions GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office & Team Assistant
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die in der Finanz- oder Investmentbranche tätig sind. Sie könnten wertvolle Einblicke oder sogar Empfehlungen für die Position als Office & Team Assistant bei uns haben.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die Unternehmenskultur und die Werte der Investmentgesellschaft. Zeige in Gesprächen, dass du die Philosophie des Unternehmens verstehst und wie du dazu beitragen kannst, diese zu leben.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf typische Fragen im Vorstellungsgespräch vor, die sich auf deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Hands-on-Mentalität beziehen. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Eignung für die Rolle unterstreichen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Begeisterung für die Branche! Informiere dich über aktuelle Trends im Bereich alternative Investments und bringe diese Themen in Gespräche ein, um dein Interesse und Engagement zu demonstrieren.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office & Team Assistant
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über die Investmentgesellschaft, bei der du dich bewirbst. Besuche ihre Website, um mehr über ihre Werte, Projekte und das Arbeitsumfeld zu erfahren.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Position als Office & Team Assistant relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung im Office Management.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du die ideale Person für diese Position bist. Gehe auf deine proaktive Arbeitsweise und dein Organisationstalent ein.
Korrekturlesen: Lass deine Bewerbungsunterlagen von jemand anderem Korrektur lesen, um sicherzustellen, dass sie fehlerfrei sind. Achte besonders auf Grammatik und Rechtschreibung, da dies einen professionellen Eindruck hinterlässt.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Kathrin Wood Office Solutions GmbH vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung genannt werden. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten dir helfen können, diese Aufgaben erfolgreich zu bewältigen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Position viel Kontakt mit Gästen und Kollegen erfordert, ist es wichtig, dass du während des Interviews deine Kommunikationsstärke zeigst. Übe, freundlich und professionell zu sprechen, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
✨Hebe deine Organisationstalente hervor
Die Rolle erfordert ein hohes Maß an Organisation. Bereite Beispiele aus deiner Vergangenheit vor, die zeigen, wie du erfolgreich Büroabläufe organisiert und koordiniert hast. Dies wird deine Eignung für die Position unterstreichen.
✨Frage nach der Unternehmenskultur
Nutze die Gelegenheit, um mehr über die Unternehmenskultur und das Team zu erfahren. Stelle Fragen zu den Teamevents oder zur Zusammenarbeit im Büro. Das zeigt dein Interesse an der Position und dem Arbeitsumfeld.
