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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Support the team with office organization, guest management, and event planning.
- Arbeitgeber: Join a dynamic investment firm in Munich focused on innovative and sustainable strategies.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy a competitive salary, modern office, and a collaborative work culture.
- Warum dieser Job: Be the go-to person in a fun yet professional environment where your ideas matter.
- Gewünschte Qualifikationen: Experience in office management, strong organizational skills, and fluent in German and English.
- Andere Informationen: Structured application process with opportunities for growth and team bonding.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Recruiting & Headhunting aus Leidenschaft, creating successful teams in matching expectations, competence and personalities
– für eine etablierte Investmentgesellschaft an außergewöhnlichem Arbeitsplatz –
Unser Kunde ist eine dynamische und wachstumsorientierte Investmentgesellschaft mit Sitz in München, die sich auf alternative Investments spezialisiert hat. Seit ihrer Gründung im Jahr 2016 unterstützt sie sowohl institutionelle als auch private Investoren dabei, innovative und nachhaltige Anlagestrategien zu entwickeln. Mit einem modernen Büro im Herzen Münchens und einem engagierten Team erfahrener FinanzexpertInnen bietet das Unternehmen ein professionelles und zugleich kollegiales Arbeitsumfeld.
Aktuell suchen wir im Auftrag unseres Kunden eine strukturierte und proaktive Office & Team Assistant (w/m/d) , die mit organisatorischem Geschick und Hands-on-Mentalität das Team unterstützt und für einen reibungslosen Ablauf im Büro sorgt.
- Büroorganisation & Infrastruktur: Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs, Verwaltung von Büromaterialien und technischer Ausstattung, Pflege der Inventarliste.
- Empfang & Gästebetreuung: Professionelle Begrüßung und Betreuung von Gästen, Vorbereitung von Meetingräumen, Organisation von Catering.
- Post- & Versandmanagement: Verwaltung des Postein- und -ausgangs, Verarbeitung von Eingangsrechnungen, Organisation von Paket- und Kurierdiensten.
- Büroordnung & Instandhaltung: Sicherstellung eines gepflegten Büroumfelds, Koordination von Reinigungs- und Instandhaltungsmaßnahmen, Lagerverwaltung.
- Terminkoordination & Reisebuchungen: Planung und Koordination von Terminen und Geschäftsreisen für 2-3 umtriebige und liebenswerte Investment Professionals im Schulterschluss mit der Executive Assistant.
- Eventunterstützung: Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Firmenevents, einschließlich Offsites, Barevents, Wiesn-Veranstaltungen und Weihnachtsfeiern.
- Sonstige Aufgaben: Verpacken und Versenden von Geschenken, Vorbereitung von Goody Bags, Durchführung von Besorgungen, Unterstützung bei Sonderprojekten, Onboarding neuer MitarbeiterInnen.
Die Position erfordert Erfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren Position, eine strukturierte und proaktive Arbeitsweise mit hohem Verantwortungsbewusstsein, Organisationstalent mit Hands-on-Mentalität, Kommunikationsstärke und freundliches Auftreten, sowie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Sicherer Umgang mit MS Office und Erfahrung mit CRM Systemen sind von Vorteil.
Bist Du bereit für einen vielschichtigen Job als Drehscheibe und Visitenkarte in einer dynamischen Umgebung? In dieser Position erwartet Dich ein strukturierter und transparenter Bewerbungsprozess. Du wirst deine KollegInnen und das Umfeld kennenlernen und dir schnell ein Bild davon machen können, was dich erwartet und wie die Firmenkultur ist: locker und gleichwohl hoch professionell. Dieser Job bietet abwechslungsreiche Tätigkeiten und die Chance, in einem engagierten und teamorientierten Arbeitsumfeld mit wertschätzender Unternehmenskultur zu wachsen. Darüber hinaus profitierst Du von einer wettbewerbsfähigen Vergütung, bester Lage und einem außergewöhnlichen Arbeitsplatz, an dem es Spaß macht zu arbeiten, sich einzubringen und die Firmenkultur mit zu prägen. Dein Engagement und deine Ideen sind hier herzlich willkommen.
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Office & Team Assistant Arbeitgeber: Kathrin Wood Office Solutions GmbH
Kontaktperson:
Kathrin Wood Office Solutions GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office & Team Assistant
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die in der Finanzbranche oder im Office Management tätig sind. Sie könnten wertvolle Einblicke oder sogar Empfehlungen für die Position als Office & Team Assistant geben.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die Unternehmenskultur der Investmentgesellschaft. Besuche ihre Website und soziale Medien, um ein Gefühl für die Werte und das Arbeitsumfeld zu bekommen. Das hilft dir, während des Vorstellungsgesprächs authentisch zu wirken.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf typische Fragen vor, die in einem Vorstellungsgespräch für eine Assistenzposition gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Hands-on-Mentalität unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Begeisterung für die Branche! Informiere dich über aktuelle Trends im Bereich alternative Investments und bringe diese Kenntnisse in das Gespräch ein. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation für die Position.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office & Team Assistant
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Unternehmenswerte: Informiere dich über die Werte und die Kultur der Investmentgesellschaft. Zeige in deiner Bewerbung, dass du diese Werte teilst und wie du zur positiven Unternehmenskultur beitragen kannst.
Betone deine organisatorischen Fähigkeiten: Hebe in deinem Lebenslauf und Anschreiben deine Erfahrungen im Office Management hervor. Nenne konkrete Beispiele, wie du in der Vergangenheit Büroabläufe optimiert oder Veranstaltungen organisiert hast.
Zeige deine Kommunikationsstärke: Da die Position viel Kontakt mit Gästen und Teammitgliedern erfordert, solltest du in deiner Bewerbung betonen, wie du effektiv kommunizierst und ein freundliches Auftreten pflegst.
Anpassung des Lebenslaufs: Passe deinen Lebenslauf an die spezifischen Anforderungen der Stelle an. Betone relevante Erfahrungen, insbesondere im Bereich der Termin- und Reiseorganisation sowie im Umgang mit MS Office und CRM-Systemen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Kathrin Wood Office Solutions GmbH vorbereitest
✨Sei gut vorbereitet
Informiere dich über die Investmentgesellschaft und ihre Werte. Zeige, dass du die Branche verstehst und bereit bist, dich in das Team einzubringen.
✨Hebe deine organisatorischen Fähigkeiten hervor
Bereite Beispiele vor, die deine Erfahrung im Office Management und deine Fähigkeit zur effizienten Büroorganisation demonstrieren. Zeige, wie du in der Vergangenheit Probleme gelöst hast.
✨Kommunikationsstärke zeigen
Betone deine Kommunikationsfähigkeiten, sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch. Bereite dich darauf vor, wie du Gäste professionell betreuen und Meetings organisieren würdest.
✨Frage nach der Unternehmenskultur
Zeige Interesse an der Firmenkultur und stelle Fragen dazu, wie das Team zusammenarbeitet. Dies zeigt dein Engagement und dein Interesse an einem positiven Arbeitsumfeld.
