Operative Office Manager

BÜROLEITUNG (m/w/d) FÜR EIN MODERNES INVESTMENT OFFICE

Steuerung des operativen Tagesgeschäfts der Niederlassung

BACKGROUND

Unser Mandant ist ein modernes Family Office zweier Unternehmer aus dem Technologie- und Investmentumfeld. Hier treffen Weitblick und Bodenständigkeit auf ein professionelles, wertschätzendes Miteinander. In deiner Rolle als Büroleitung hältst du das operative Tagesgeschäft im Fluss und gibst Struktur, wo andere ins Schwimmen geraten.

Rund 10 KollegInnen im Büro

Gehaltsrahmen zwischen ca. €60.000 – €80.000 p. a.

Köln Deutz mit Blick auf den Kölner Dom

BENEFITS

• Unbefristete Festanstellung in direkter Zusammenarbeit mit den beiden Unternehmern
• Gestaltungsfreiheit und Eigenverantwortung im Aufbau effizienter Prozesse
• Wertschätzendes, persönliches Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen
• Flexibles Arbeitsmodell mit Teilzeitoption (vollzeitnahe Teilzeit)
• Modernes Büro mit Blick auf den Kölner Dom

DEINE AUFGABEN

• Du leitest das Büro operativ und stellst sicher, dass alle organisatorischen Abläufe reibungslos funktionieren. Von der Posteingangsbearbeitung bis zur Gästebewirtung.
• Du unterstützt die Geschäftsführung bei der Planung, Organisation und Nachbereitung von Meetings, Terminen und Reisen.
• Du übernimmst kaufmännische Aufgaben wie Rechnungsprüfung, Kostenstellenverwaltung und vorbereitende Buchhaltung.
• Du wirkst bei KYC- und Compliance-Themen mit und pflegst vertrauliche Unternehmens- und Kundendaten.
• Du unterstützt bei internen und externen Events, Tagungen und offiziellen Anlässen und vertrittst das Unternehmen mit Professionalität und Stil.
• Du arbeitest digital und strukturiert mit MS Office 365 und trägst aktiv zur kontinuierlichen Optimierung der Abläufe bei.

DEINE STÄRKEN UND ERFAHRUNGEN

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokauffrau/-mann, Steuer- oder Notarfachangestellte/r) oder betriebswirtschaftliches Studium
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, in der Vorstandsassistenz oder vergleichbaren Funktionen
• Hohe Eigenverantwortung, Organisationstalent und Diskretion
• Professionelles Auftreten, ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Loyalität
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office 365

GUT ZU WISSEN

Diese Rolle vereint Büroleitung, Administration und Geschäftsführungsassistenz in einem modernen Family-Office/Investment-Umfeld. Ideal für einen Office Manager (w/m/d), der Struktur schaffen, Verantwortung übernehmen und eine vertrauensvolle Arbeitsatmosphäre und Arbeitsplatzkultur kreativ mitgestalten möchten.