Leitung Backoffice & Geschäftsführungsassistenz (m/w/d)

Organisieren. Entlasten. Mitgestalten.

Du liebst es, Ordnung in komplexe Abläufe zu bringen, den Überblick zu behalten und dafür zu sorgen, dass Dinge einfach funktionieren?

Dann könnte diese Position genau die richtige für dich sein.

Wir bei Kellerdigital helfen Handwerksbetrieben dabei, die passenden Mitarbeiter zu finden und nachhaltig zu wachsen. Mit unserer Arbeit unterstützen wir Unternehmen aus dem Handwerk dabei, offene Stellen zu besetzen, ihre Zukunft zu sichern und weiter erfolgreich zu wachsen.

Damit wir uns auf unsere Kunden konzentrieren können, suchen wir eine erfahrene Persönlichkeit, die unser Backoffice verantwortet und der Geschäftsführung im Tagesgeschäft den Rücken freihält.

Dabei erwarten dich abwechslungsreiche Aufgaben, viel Eigenverantwortung und ein Team, das Wert auf einen freundlichen, respektvollen Umgang miteinander legt.

Deine Aufgaben:

Geschäftsführungsassistenz

• Erste Ansprechpartnerin für eingehende Telefonate

• Freundlicher und professioneller Empfang von Kunden, Interessenten und Geschäftspartnern

• Vorqualifizierung von Anfragen und Terminvereinbarung

• Kalender- und Terminmanagement für die Geschäftsführung

• Organisation geschäftlicher und persönlicher Termine

• Kommunikation mit Dienstleistern, Versicherungen und externen Ansprechpartnern

• Erstellung von Protokollen, Zusammenfassungen und Aufgabenlisten aus Meetings

• Nutzung moderner KI-Tools zur Dokumentation und Organisation

Backoffice & kaufmännische Verwaltung

• Erstellung von Angeboten und Auftragsbestätigungen

• Erstellung und Versand von Rechnungen

• Durchführung von SEPA-Lastschriften

• Überwachung von Zahlungseingängen

• Mahnwesen und Nachverfolgung offener Forderungen

• Pflege von Kundendaten und Vertragsunterlagen

• Vorbereitung der Buchhaltung für das Steuerbüro

• Verwaltung und Ablage von Belegen

• Kommunikation mit Steuerberater und Lohnbuchhaltung

• Erfassung und Weiterleitung lohnrelevanter Besonderheiten

Team & Organisation

• Organisation von Teamevents und gemeinsamen Aktivitäten

• Bestellung von Getränken, Büromaterialien und Verbrauchsmaterial

• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter

• Ansprechpartnerin für organisatorische Themen im Team

• Mitwirkung bei der Optimierung interner Prozesse und Abläufe

Deine Vorteile bei uns:

Ein Arbeitsplatz mitten in Frankfurt

Unser modernes Büro befindet sich zentral in der Frankfurter Innenstadt und bietet ein professionelles Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen und direktem Austausch im Team.

Verantwortung und Vertrauen

Du übernimmst eine zentrale Rolle im Unternehmen und arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen. Deine Arbeit hat direkten Einfluss darauf, dass unser Unternehmen reibungslos funktioniert.

Flexible Arbeitsmöglichkeiten

Nach erfolgreicher Einarbeitung und bestandener Probezeit besteht die Möglichkeit, regelmäßig einen Homeoffice-Tag pro Woche zu nutzen.

Gesundheits- und Vorsorgeleistungen

• Kostenlose Mitgliedschaft im Fitnessstudio (7/11)

• Betriebliche Krankenversicherung mit bis zu 900 € Gesundheitsbudget pro Jahr

• Betriebliche Altersvorsorge mit überdurchschnittlichem Arbeitgeberzuschuss

Team & Unternehmenskultur

• Regelmäßige Team-Events und gemeinsame Aktivitäten

• Wertschätzendes und kollegiales Miteinander

• Offene Kommunikation und kurze Entscheidungswege

• Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und Prozesse aktiv mitzugestalten

Sinnvolle Arbeit

Mit unserer Arbeit helfen wir Handwerksbetrieben dabei, dringend benötigte Fachkräfte zu gewinnen. Dadurch leisten wir jeden Tag einen konkreten Beitrag dazu, dass wichtige Projekte umgesetzt werden können und das Handwerk weiter wächst.

• Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Backoffice, Office Management oder kaufmännische Verwaltung

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

• Strukturierte, gewissenhafte und eigenständige Arbeitsweise

• Sicheres und freundliches Auftreten am Telefon

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

• Gute Kenntnisse in Microsoft Office und digitalen Tools

• Hohe Zuverlässigkeit sowie ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein

• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen

Das zeichnet dich persönlich aus

• Du behältst auch in stressigen Situationen den Überblick.

• Du arbeitest gerne strukturiert und ordentlich.

• Du denkst mit und erkennst, was erledigt werden muss.

• Du hast Freude daran, andere Menschen zu unterstützen.

• Du bist freundlich, hilfsbereit und lösungsorientiert.

• Du möchtest nicht nur verwalten, sondern aktiv zum Erfolg des Unternehmens beitragen.