Sachbearbeiter (m/w/d) Spedition

Dein Einstieg bei Kellergroup

Wir sind ein innovatives Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen mit über 170 begeisterten Professionals! Unsere Heimat in Baden-Württemberg prägt unsere Art, mit unseren Kunden und Partnern gemeinsam herausragende Projekte im Bereich Logistik und Transport zu realisieren.

Mit unserem expandierendem Geschäftsbereich Logistik Consulting bieten wir ganzheitliche Beratung für die Entwicklung und Umsetzung komplexer Logistik- und Neubaukonzepte, für Standortrestrukturierungen sowie die Konzeption von Unternehmensstrategien. Dabei bilden wir für unsere Klienten eine umfassende Bandbreite an Kompetenz ab und erarbeiten zukunftsorientierte Lösungen – national wie international!

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir tatkräftige Verstärkung für unsere Profi-Mannschaft!

Ziel der Position

Der Mitarbeiter ist verantwortlich für die end-to-end Betreuung von Kundenaufträgen – von der Annahme über die Angebotserstellung bis hin zur Überwachung des Transportes und Vorbereitung der Abrechnung.

Ziel ist es, eine hohe Kundenzufriedenheit sicherzustellen, eine fehlerfreie und vollständige Auftragsabwicklung zu gewährleisten sowie die fristgerechte Abrechnung (≤ 72 Stunden) vorzubereiten. Darüber hinaus soll eine digitale und effiziente Prozesskette, einschließlich der E-Rechnung im ZUGFeRD-Format, aktiv unterstützt werden.

Deine Mission

• Entgegennahme von Kundenaufträgen (E-Mail, Telefon, System) für Abteilung Eigenfuhrpark
• Prüfung der Vollständigkeit aller relevanten Daten und Transportdetails sowie Terminen
• Erfassung im TMS von Einzelaufträgen und durch Sales/Keyaccount vereinbarter Regeltransporte
• Klärung von Rückfragen mit Kunden
• Kalkulation von Preisen gemäß: Tarifen oder/und Kundenvereinbarungen
• Erstellung und Versand von Angeboten
• Nachverfolgung offener Angebote
• Dokumentation im TMS
• Laufende Überwachung der Transporte bzgl. Termineinhaltung, Abweichungen / Störungen
• Proaktive Kommunikation mit Kunden, Disposition und weiterer Eskalationsschemata
• Sicherstellung, dass alle Leistungen vollständig und korrekt erfasst sind
• Prüfung abrechnungsrelevanter Daten:Preise / Zuschläge;Zusatzleistungen
• Vorbereitung der Rechnungsstellung im TMS
• Sicherstellung der Voraussetzungen für: fristgerechte Rechnungsstellung (≤ 72h); E-Rechnung (ZUGFeRD-konforme Daten)
• Vollständige und strukturierte Datenpflege (z. B. Leistungsdatum, Steuersätze, Kundendaten)
• Übergabe sauber vorbereiteter Abrechnungsdaten
• Unterstützung bei Rückfragen zu Rechnungen
• Sicherstellung der Datenqualität für Buchhaltungssysteme (z. B. DATEV)

Kompetenzen

• Klärung von Standardfällen mit Kunden und Fahrern im Bezug auf Transportdokumente Weitergabe von Abweichungen und Eskalation an den Disponenten
• Vorschläge zur Optimierung von Abläufen und Prozessen
• Nutzung der Dispositions- und Telematik Systeme im definierten Umfang

Das bringst du mit

• Kaufmännische Ausbildung (z. B. Spedition / Logistik / Büromanagement)
• Erfahrung in der Auftragsabwicklung oder im Customer Service
• Kenntnisse in TMS-Systemen von Vorteil
• Grundkenntnisse in der Abrechnung
• Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Hohe Kundenorientierung
• Kommunikationsstärke
• Problemlösungskompetenz
• Teamfähigkeit

Was wir dir bieten

• Attraktives Gehaltspaket
• Betriebliche Altersvorsorge
• zusätzliche Krankenversicherung
• Kostenlose Parkplätze und optimale Anbindung an den Nahverkehr
• Ein motiviertes Team
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Abwechslungsreiche, verantwortungsvolle und spannende Tätigkeiten
• Weiterbildungsmöglichkeiten für deine fachliche und persönliche Entwicklung