Direktionsassistent:in (m/w/*)

Sind Sie ein Organisationstalent mit Leidenschaft für exzellenten Service und behalten auch in dynamischen Situationen stets den Überblick? Als rechte Hand unseres Managing Directors sind Sie das Herzstück des Executive Office. In dieser Schlüsselrolle fungieren Sie als zentrale Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung, unseren Abteilungen und unseren internationalen Gästen. Wenn Sie Professionalität mit einer proaktiven „Hands-on“-Mentalität verbinden und die Luxushotellerie oder ein vergleichbares High-End-Umfeld Ihr Zuhause nennen, freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen.

Key Responsibilities

• Executive Office Management: Sie gewährleisten einen reibungslosen Tagesablauf im Büro der Geschäftsführung und unterstützen den Managing Director bei der Priorisierung und Nachverfolgung von Aufgaben.
• Kalender- & Terminmanagement: Sie koordinieren komplexe Terminkalender, vereinbaren Meetings und lösen proaktiv Terminkonflikte.
• Kommunikationsmanagement: Als erste Kontaktperson filtern Sie Anrufe, unterstützen beim E-Mail-Management und verfassen präzise Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache.
• Reiseorganisation: Sie planen nationale sowie internationale Dienstreisen inklusive Reiserouten, Unterkünften und der Erstellung notwendiger Unterlagen.
• Event- & Meetingkoordination: Sie organisieren interne Meetings und Events, erstellen Agenden und stellen die Nachverfolgung von Aktionspunkten sicher.
• Dokumentation & Reporting: Die Erstellung von Präsentationen, Berichten und Meeting-Unterlagen sowie die Pflege eines strukturierten Ablagesystems gehören zu Ihrem Verantwortungsbereich.
• Projektunterstützung: Sie begleiten Projekte des Managing Directors und stellen die termingerechte Umsetzung sicher.
• VIP-Betreuung & Guest Experience: Sie koordinieren die Ankunft von VIP-Gästen, unterstützen die Interaktion mit unseren Gästen und assistieren bei der Bearbeitung von Feedback oder Reklamationen.
• Operative Unterstützung: In Stoßzeiten unterstützen Sie die operativen Teams (z. B. in der Lobby) und übernehmen bei Bedarf die Rolle als „Manager on Duty“.
• Schnittstellenfunktion: Sie fördern den Informationsfluss zwischen den Abteilungen und stellen die Abstimmung zu wichtigen Themen sicher.

Skills, Knowledge and Expertise

• Erfahrung: Mehrjährige Berufserfahrung als Personal oder Executive Assistant, idealerweise in der Luxushotellerie oder einem vergleichbaren Dienstleistungsumfeld mit hohem Leistungsanspruch.
• Auftreten: Souveräne Persönlichkeit mit exzellenten Umgangsformen und einer klaren, gewinnenden Kommunikation.
• Organisationstalent: Außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten, eine strukturierte Arbeitsweise und ein scharfes Auge für Details.
• Belastbarkeit: Die Fähigkeit, Prioritäten auch unter Zeitdruck richtig zu setzen und mehrere Anforderungen gleichzeitig zu jonglieren.
• Diskretion: Höchste Zuverlässigkeit, Loyalität und ein ausgeprägtes Bewusstsein für den Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Qualifikation: Erfolgreich abgeschlossenes Studium oder Diplom in den Bereichen Hotellerie, Betriebswirtschaft oder einer verwandten Fachrichtung.
• IT-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit der MS Office Suite (Excel, Word, PowerPoint) sowie fortgeschrittene Erfahrung mit Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Drive).
• Sprachen: Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Fremdsprachen sind ein klarer Vorteil.
• Flexibilität: Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten, auch außerhalb der üblichen Bürozeiten, sowie eine proaktive „Hands-on“-Einstellung im administrativen und operativen Bereich.

Benefits

• Kostenfreie Reinigung von Dienstkleidung.
• Übernahme des Deutschlandtickets (bzw. BVG Jobticket).
• Vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten und ein aufregendes Arbeitsumfeld.
• Facettenreiche Entwicklungsmöglichkeiten sowie interne und externe Trainings.
• Staff und Family & Friends Raten für alle Kempinski Hotels sowie alle Häuser der Global Hotel Alliance.
• "Adlon-Benefits" innerhalb Berlins sowie Corporate Benefits.
• Kostenlose Verpflegung im Staff-Restaurant.
• Regelmäßige Team-Events.