Office Manager/-in (m/w/d) Vollzeit / Teilzeit

Office Manager/-in (m/w/d) Vollzeit / Teilzeit

Berlin Teilzeit 36000 - 60000 € / Jahr (geschätzt) Kein Home Office möglich
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Auf einen Blick

  • Aufgaben: Manage office tasks, organize meetings, and support the board.
  • Arbeitgeber: Join KENFO, Germany's largest public foundation focused on sustainable asset management.
  • Mitarbeitervorteile: Enjoy a permanent contract, 30 days vacation, and flexible working options.
  • Warum dieser Job: Be part of a meaningful mission with a supportive team in a modern work environment.
  • GewĂĽnschte Qualifikationen: 2+ years experience in a similar role, strong communication skills, and proficiency in MS Office.
  • Andere Informationen: Centrally located office with a focus on team spirit and professional development.

Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.

Office Manager/-in (m/w/d) Vollzeit / Teilzeit Office Manager/-in (m/w/d) 10787 Berlin Vollzeit / Teilzeit Ihre Chance zur Mitwirkung an einer wesentlichen Aufgabe für die Zukunft unserer Gesellschaft. Wir suchen Verstärkung für unser Team als Office Manager/-in (m/w/d) in Berlin Über die Stiftung Der KENFO ist die größte öffentlich-rechtliche Stiftung in Deutschland mit Sitz in Berlin und verwaltet Geldmittel in Höhe von rund 24 Milliarden Euro. Sie wurde durch ein Gesetz mit breiter parlamentarischer und gesellschaftlicher Zustimmung errichtet und existiert seit Juni 2017. Der KENFO hat die Aufgabe, die eingezahlten Mittel im Laufe dieses Jahrhunderts so zu verwalten und anzulegen, dass die Finanzierung der Zwischen- und Endlagerung des radioaktiven Abfalls in Deutschland gewährleistet ist. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des KENFO arbeiten in einem sehr anspruchsvollen Umfeld des Asset Managements. Das Stiftungsvermögen wird unter Risiko-Ertrags-Gesichtspunkten professionell weltweit investiert. Die Berücksichtigung nachhaltiger Kriterien (Umwelt, Soziales und Unternehmens-führung) sind ein wichtiger Bestandteil der Investmentstrategie. Die Stiftung braucht hoch motivierte Verstärkung, um ihre Herausforderungen vollumfänglich wahrzunehmen. Werden auch Sie Teil unseres Teams und unterstützen Sie uns bei dieser einzigartigen und abwechslungsreichen Arbeit. Ihre Aufgabe? Sie übernehmen selbständig administrative Aufgaben im Office Management und Empfangsbereich, v.a. Organisation und Betreuung von Meetings, Veranstaltungen und Gremiensitzungen Eigenständige Terminkoordination (inkl. ggf. Reiseplanung und -abrechnung) Sorgfältige Vor- und Aufbereitung von Unterlagen sowie eigenständige Aktenführung/?Dokumentation und Wiedervorlage Administrative Unterstützung des Vorstandes sowie der Kolleg/-innen Aufgaben im Rahmen der Rechnungsbearbeitung Kommunikation mit Geschäftspartnern und Gremienmitgliedern (in Deutsch und Englisch) Unterstützung bei Projektarbeiten und Produkteinführungen Koordination von Abfragen, u.a. zu Berechtigungen, Prüfungen etc. Weiterentwicklung von Prozessen Unterstützung im Bewerbermanagement Pflege der Verträge innerhalb der Vertragsdatenbank Durchführung des Fristenmanagements Selbstständiges Internetresearch zu diversen Themen und Fragestellungen Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs Selbständige Ausführung aller Aufgaben zur Bewirtschaftung unserer Office Räume, wie z.B. Kontakte zu Dienstleistern Bestellungen von Büromaterial, Getränken und Catering Empfang, Betreuung und Bewirtung unserer Gäste Ihr Profil – was Sie mitbringen Fachlich: Erfolgreich abgeschlossene einschlägige Ausbildung Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Position, möglichst in einer Bank oder ähnlichem Umfeld (anspruchsvolle Sekretariats- oder Assistenzfunktion, idealerweise in einem Vorstands- oder Geschäftsführungsbereich) Stilsichere Ausdrucksweise und fehlerfreie Korrespondenz Versierter Umgang mit gängigen Kommunikationsmitteln und Kenntnisse moderner Präsentationstechnik Vertiefte Kenntnisse in MS Office, insbesondere in Word, Excel, PowerPoint Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Persönlich: Eigenständige Arbeitsweise Hohes Verantwortungsbewusstsein sowie Qualitätsorientierung, auch und besonders im Detail Hohe Auffassungsgabe, Leistungsbereitschaft und Motivation Kommunikationsstärke sowie freundliches und professionelles Auftreten im Kontakt mit unseren Geschäftspartnern Unsere Leistungen – wir für Sie Unbefristeter Vertrag mit marktüblicher Vergütung und 30 Tagen Urlaub Vollzeit und Teilzeit möglich Attraktive & sichere betriebliche Altersversorgung Firmenticket ÖPNV & Employee Assistance Program …und das „Drumherum“? Krisensicherer Arbeitsplatz Zentral gelegene & modern ausgestattete Büroräume, gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar Vertrauensarbeitszeit und hybrides Arbeitsmodell (Mobiles Arbeiten und vor Ort) Wir legen Wert auf Teamspirit, angenehme Arbeitsatmosphäre & gemeinsame Events Einarbeitung durch erfahrene Kolleg/-innen Förderung der Weiterbildung nach individuellem Bedarf flache Hierarchien & ein wertschätzendes „Du“ Für Rückfragen stehen Ihnen Sandra Eppler (+49 30 4081885850) und Claudia Balzer (+49 30 4081885843) gern zur Verfügung. Bitte verwenden Sie den Button „Auf diese Stelle bewerben“ auf unserer Website oder richten Ihre Bewerbung mit den üblichen Unterlagen ausschließlich elektronisch an die Adresse: Kontakt Sandra Eppler +49 30 4081885850 Claudia Balzer +49 30 4081885843 Standort Berlin KENFO – Fonds zur Finanzierung der kerntechnischen Entsorgung Kurfürstenstr. 87 10787 Berlin

Office Manager/-in (m/w/d) Vollzeit / Teilzeit Arbeitgeber: KENFO - Fonds zur Finanzierung der kerntechnischen Entsorgung

Die KENFO bietet Ihnen als Office Manager/-in (m/w/d) in Berlin eine herausfordernde und sinnstiftende Tätigkeit in einem dynamischen Umfeld. Mit einem unbefristeten Vertrag, flexiblen Arbeitszeitmodellen und einer attraktiven betrieblichen Altersversorgung fördern wir Ihre persönliche und berufliche Entwicklung. Genießen Sie eine moderne Arbeitsatmosphäre in zentral gelegenen Büroräumen, die durch Teamgeist und flache Hierarchien geprägt ist.
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Kontaktperson:

KENFO - Fonds zur Finanzierung der kerntechnischen Entsorgung HR Team

StudySmarter Bewerbungstipps 🤫

So bekommst du den Job: Office Manager/-in (m/w/d) Vollzeit / Teilzeit

✨Tip Nummer 1

Informiere dich über die Stiftung KENFO und ihre Aufgaben. Ein tiefes Verständnis für die Organisation und ihre Ziele wird dir helfen, in Gesprächen zu zeigen, dass du wirklich an der Position interessiert bist.

✨Tip Nummer 2

Bereite dich darauf vor, deine Erfahrungen im Office Management und in der Kommunikation mit Geschäftspartnern zu erläutern. Konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung können dir helfen, deine Eignung für die Rolle zu unterstreichen.

✨Tip Nummer 3

Zeige deine Fähigkeiten in der Organisation von Meetings und Veranstaltungen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit solche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast und sei bereit, diese Erfolge zu teilen.

✨Tip Nummer 4

Nutze dein Netzwerk, um mehr über die Unternehmenskultur und das Team bei KENFO zu erfahren. Empfehlungen oder Einblicke von aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern können dir wertvolle Informationen liefern, die dir im Auswahlprozess helfen.

Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager/-in (m/w/d) Vollzeit / Teilzeit

Organisationstalent
Kommunikationsfähigkeit
Eigenständige Arbeitsweise
Verantwortungsbewusstsein
Qualitätsorientierung
MS Office Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint)
Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
Erfahrung im Office Management
Terminkoordination
Reiseplanung und -abrechnung
Dokumentation und AktenfĂĽhrung
Erfahrung in der Rechnungsbearbeitung
Freundliches und professionelles Auftreten
Teamfähigkeit
Flexibilität

Tipps für deine Bewerbung 🫡

Unternehmensrecherche: Informiere dich ĂĽber die Stiftung KENFO. Besuche ihre offizielle Website, um mehr ĂĽber ihre Aufgaben, Werte und die spezifischen Anforderungen der Stelle zu erfahren.

Dokumente vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle relevanten Dokumente bereit hast, einschlieĂźlich eines aktuellen Lebenslaufs, Anschreibens und Nachweisen ĂĽber deine Ausbildung und Berufserfahrung. Achte darauf, dass deine Unterlagen fehlerfrei sind.

Anschreiben verfassen: Verfasse ein individuelles Anschreiben, das deine Motivation für die Position als Office Manager/-in unterstreicht. Gehe auf deine relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten ein, die dich für diese Rolle qualifizieren.

Bewerbung einreichen: Nutze den Button „Auf diese Stelle bewerben“ auf unserer Website, um deine Bewerbung einzureichen. Achte darauf, dass alle Informationen vollständig und korrekt sind, bevor du die Bewerbung absendest.

Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei KENFO - Fonds zur Finanzierung der kerntechnischen Entsorgung vorbereitest

✨Bereite dich auf die Aufgaben vor

Informiere dich über die spezifischen Aufgaben eines Office Managers, insbesondere in Bezug auf die Organisation von Meetings und die Unterstützung des Vorstands. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.

✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten

Da die Kommunikation mit Geschäftspartnern und Gremienmitgliedern sowohl in Deutsch als auch in Englisch wichtig ist, bereite dich darauf vor, deine Sprachkenntnisse zu demonstrieren. Übe, klare und präzise Antworten zu geben und achte auf einen professionellen Ausdruck.

✨Hebe deine Detailorientierung hervor

Das KENFO legt großen Wert auf Qualitätsorientierung und Detailgenauigkeit. Bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeit zur sorgfältigen Dokumentation und Aktenführung zeigen. Dies könnte auch deine Erfahrungen im Rechnungsmanagement oder bei der Vorbereitung von Unterlagen umfassen.

✨Sei bereit für Fragen zur Prozessoptimierung

Da die Weiterentwicklung von Prozessen Teil der Rolle ist, sei bereit, über deine Erfahrungen in der Optimierung von Arbeitsabläufen zu sprechen. Überlege dir konkrete Vorschläge, wie du bestehende Prozesse verbessern könntest, um die Effizienz im Office Management zu steigern.

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