Managementondersteuner

Wat ga je doen

Als projectassistent en secretaresse ben je de spin in ’t web van de sectoren van het Sociaal Domein. Je draagt bij aan het efficiënt functioneren van het Sociaal Domein door het uitvoeren van secretariaatswerkzaamheden en logistieke zaken ten behoeve van het domein en diverse projecten. Je bent samen met je teamgenoten verantwoordelijk voor onderstaande werkzaamheden.

• Verzorgen vergaderingen: Notuleren bij vergaderingen met een bestuurlijk karakter en/of waar externen mee gemoeid zijn; Reserveren van interne of externe vergaderruimtes met daarbij, indien gewenst, faciliteiten; Opstellen van agenda’s en uitnodigingen i.o.m. de voorzitter, verzamelen van bijbehorende stukken en delen met de deelnemers van de betreffende vergadering; Bewaken van actielijsten.
• Frontdienst: Afhandelen van binnenkomende verzoeken via de algemene mailbox Secretariaat Sociaal Domein; Afhandelen van fysieke poststukken van het Sociaal Domein; Afhandelen van facilitaire verzoeken zoals het versturen van bloemen, cadeaubonnen etc.
• Agendabeheer: Bijdragen aan het agendabeheer van managers en teamleiders; Afspraken inplannen met een bestuurlijk karakter en/of waar externen mee gemoeid zijn; Interne afspraken inplannen als het gaat om complexe agenda’s.
• Ondersteunen van en bijdragen aan Projecten binnen Sociaal Domein: Verlenen van (secretariële en administratieve) ondersteuning bij projecten; Bewaken van voortgang, actielijsten, deadlines e.d.; Organiseren van bijeenkomsten, conferenties, congressen en trainingen.

Waar ga je werken

Je komt te werken binnen het Sociaal Domein van de gemeente Leeuwarden, in de sector Bedrijfsvoering en Advies. Het secretariaat, bestaande uit 8 leden, zorgt er gezamenlijk voor dat de managers en medewerkers van het Sociaal Domein worden ondersteund. Als team helpen we elkaar als het moet en ook als het kan. Het team secretariaat werkt in een teamverband en uit één mailbox. Wij hechten aan onze duidelijke onderlinge (vastgelegde) werkafspraken om onze dienstverlening zo goed en uniform mogelijk te kunnen leveren.

Wat bieden wij

Wij bieden een uitdagende, afwisselende en verantwoordelijke baan met een enthousiast team van collega’s. Deels thuiswerken behoort tot de mogelijkheden. Bij de gemeente Leeuwarden worden je ideeën en initiatieven op prijs gesteld en krijg je ruimte en vertrouwen om deze vorm te geven. Draag jij met je secretariële, organisatorische en administratieve kwaliteiten graag bij aan een krachtige inclusieve (lokale) samenleving, waarin iedereen meetelt en meedoet? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Contact: Hidde Altena