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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Projektteam bei der Organisation und Verwaltung von Bauprojekten.
- Arbeitgeber: Das Kepler Universitätsklinikum ist Österreichs zweitgrößtes Krankenhaus mit über 7.000 Mitarbeitern.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, Gesundheitsförderung und günstige Verpflegung.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines bedeutenden Bauprojekts und entwickle deine Fähigkeiten in einem dynamischen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Bürobereich und Erfahrung im Sekretariat sind erforderlich.
- Andere Informationen: Voll- oder Teilzeit möglich, mit der Chance auf Weiterbildung.
Das Kepler Universitätsklinikum ist mit rund 7.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Österreichs zweitgrößtes Krankenhaus. Durch ein exzellentes Zusammenspiel von medizinischer Spitzenversorgung, kompetenter Pflege sowie zukunftsorientierter Forschung und Lehre entwickeln wir eine wegweisende medizinische Infrastruktur in Oberösterreich.
Voll- oder Teilzeit (mindestens 30 Wochenstunden), Karenzvertretung
Aufgaben
- fachliche, organisatorische und administrative Unterstützung des Projektteams (Projektleitung, Projektsteuerung, Projektmanagement, )
- eigenverantwortliche Sicherstellung eines reibungslosen Geschäftsbetriebes im Sekretariat, vollinhaltliche Führung der Büroorganisation
- eigenverantwortliches Handeln beim Rechnungslauf: Eingang, Prüfung der Kriterien, Hochladen auf eine Plattform
- AnsprechpartnerIn für interne und externe Personen, insbesondere die Bearbeitung telefonischer Anfragen sowie deren Priorisierung
- Durchführung einer effizienten und verlässlichen Terminkoordination (Outlook) sowie Vorbereitung von Terminunterlagen
- Organisation des Tagesgeschäftes im Projektbüro
- laufende Weiterentwicklung und Optimierung der Büroorganisation bzw. des eigenen Arbeitsbereiches
- Organisation für die unternehmensinterne und -externe Korrespondenz bis hin zur Geschäftsführung, Schaffung und Betreuung einer Ablagestruktur (Standardisierung), Dokumentation im Sinne eines zeitgemäßen Office-Managements (Bescheide, Verträge)
- Vor- und Nachbereitung von Meetings, Verantwortung für Protokollführung (Sitzungsunterlagen, Agenden und Protokolle) und erstellen dieser Unterlagen
- Erstellen und Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und Besprechungsunterlagen sowie Korrespondenzen (Power Point, Excel, etc.)
- Verantwortung für den Empfangsbereich, Begrüßung und Bewirtung der Kundinnen und Kunden
- Identifizierung mit einem der größten Bau-Projekte des Land OÖ, operative Mitarbeit beim Projekt
- Backoffice- und Assistenzagenden sowie Betreuung von BesucherInnen
Profil
- abgeschlossene Ausbildung Bürokauffrau/mann oder abgeschlossene Handelsschule oder 3-jährige wirtschaftliche Fachschule, Baufachschule oder vergleichbare Ausbildung
- Reifeprüfung erwünscht
- idealerweise mehrjährige Erfahrung im Sekretariatsbereich bevorzugt im Krankenhausbereich
- versierter Umgang mit MS Office Programmen (Word, Excel, Powerpoint, Teams, Outlook, Projektplattformen )
- sehr gute Deutsch- und Rechtschreibkenntnisse sowie Formulierungssicherheit
- freundliches professionelles Auftreten, ausgezeichnete, wertschätzende Umgangsformen
- hohe Diskretion und Verschwiegenheit
- schnelle Auffassungsgabe, Flexibilität, Innovationsbereitschaft sowie proaktive, selbstständige Arbeitsweise
- Bereitschaft zur flexiblen Arbeitszeiteinteilung sowie zu Mehrleistungen
- Bereitschaft zur Weiterbildung
- Erfahrung als Assistenz von Führungskräften sowie im Projektmanagement mit dem Schwerpunkt Bauprojekte erwünscht
Wir bieten
• Krankenkasse mit attraktiven Leistungsangeboten
• betriebseigener Kindergarten am NMC nach Verfügbarkeit
• absperrbare Fahrrad abstellplätze, E-Bike-Verleih, Parkplätze nach Verfügbarkeit
• günstige Verpflegung, Vitalküche
• firmeneigene Kurse und Gesundheits förderung
•
• Firmenkooperationen (Gutscheine, vergünstigte Konditionen)
• PV-Anlagen und energiesparende Technik bei Neu- und Umbauten
Einstufung:
Wir bieten für diese Position ein Bruttomonatsgehalt von mindestens EUR 2.422,- (Grundlage LD 17/01) auf Vollzeitbasis, abhängig der anrechenbaren Vordienstzeiten, zuzüglich etwaiger Zulagen.
Besetzungstermin:
ehest möglich
JBG81_AT
Assistenz der Bauherrnvertretung Errichtung Kinderzentrum/MitarbeiterInnenrestaurant und Küche Arbeitgeber: Kepler Universitätsklinikum GmbH
Kontaktperson:
Kepler Universitätsklinikum GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz der Bauherrnvertretung Errichtung Kinderzentrum/MitarbeiterInnenrestaurant und Küche
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Bekannten, die im Gesundheitswesen oder im Bauprojektmanagement tätig sind. Oftmals erfährt man über persönliche Kontakte von offenen Stellen, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über aktuelle Projekte des Kepler Universitätsklinikums. Zeige in Gesprächen oder bei Networking-Events, dass du ein echtes Interesse an den spezifischen Bauprojekten hast und wie du zur erfolgreichen Umsetzung beitragen kannst.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zu deiner Erfahrung im Sekretariatsbereich vor. Überlege dir konkrete Beispiele, wie du in der Vergangenheit Herausforderungen gemeistert hast, insbesondere in einem dynamischen Umfeld wie dem Krankenhaussektor.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Fähigkeiten im Umgang mit MS Office Programmen. Vielleicht kannst du sogar eine kleine Präsentation oder ein Beispielprojekt vorbereiten, um deine Kenntnisse in Excel oder PowerPoint zu demonstrieren, wenn sich die Gelegenheit ergibt.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz der Bauherrnvertretung Errichtung Kinderzentrum/MitarbeiterInnenrestaurant und Küche
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über das Kepler Universitätsklinikum. Besuche die offizielle Website, um mehr über die Unternehmenskultur, aktuelle Projekte und die spezifischen Anforderungen der Stelle zu erfahren.
Lebenslauf anpassen: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt, die für die Assistenz der Bauherrnvertretung wichtig sind. Betone deine Kenntnisse in MS Office und deine Erfahrung im Sekretariatsbereich.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst und wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen zum Erfolg des Projekts beitragen können.
Dokumente überprüfen: Stelle sicher, dass alle erforderlichen Dokumente vollständig und korrekt sind, bevor du deine Bewerbung einreichst. Achte besonders auf Rechtschreibung und Grammatik in deinem Anschreiben und Lebenslauf.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Kepler Universitätsklinikum GmbH vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung genannt werden. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Kenntnisse in MS Office betonen
Da der Umgang mit MS Office Programmen wichtig ist, solltest du deine Fähigkeiten in Word, Excel und PowerPoint hervorheben. Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele zu nennen, wie du diese Programme in der Vergangenheit effektiv genutzt hast.
✨Professionelles Auftreten
Achte auf ein freundliches und professionelles Auftreten während des Interviews. Dies umfasst nicht nur dein äußeres Erscheinungsbild, sondern auch deine Körpersprache und den Umgangston. Zeige, dass du Wertschätzung für die Gesprächspartner hast.
✨Fragen zur Unternehmenskultur stellen
Bereite einige Fragen zur Unternehmenskultur und den Werten des Kepler Universitätsklinikums vor. Dies zeigt dein Interesse an der Organisation und hilft dir, herauszufinden, ob die Werte mit deinen eigenen übereinstimmen.
